Задача в календаре: включаем полезную информацию

Учет рабочего времени CrocoTime позволяет посчитать, сколько времени сотрудники тратят на каждую рабочую задачу. Но, как оказалось, важно не только эффективно выполнить задачу, но и правильно ее составить.

Если вы хотите работать продуктивно, то конечно же в начале каждой недели вы заносите все задачи в календарь или планировщик. Но если задач очень много, то некоторые из них (как назло, это будут самые важные задачи) могут потеряться и останутся незамеченными.

Сегодня мы расскажем о том, какие данные нужно заносить о задачах, которые вы планируете в своем календаре.

Как показывает статистика учета рабочего времени, обычно календарные задачи делятся на встречи и совещания.

Чек-лист оформления задачи внутреннего совещания в рабочем календаре обычно выглядит следующим образом:

  • дата и время проведения;
  • место проведения (например, в каком кабинете или офисе);
  • участники совещания;
  • повестка дня;
  • предполагаемая длительность.

Если вы внесете в календарь все эти данные, то сэкономите время на поиске нужной информации при подготовке к совещанию, да и сама подготовка будет более качественной и эффективной.

Если  данные о внутреннем совещании практически всегда можно уточнить у коллег, то узнать детали встречи с партнером или клиентом уже сложнее. Поэтому здесь важно сразу вносить всю информацию в календарь.

Одна из самых важных деталей встречи — это место ее проведения. Ведь вам нужно рассчитать время в пути и выбрать оптимальный маршрут. Только после этого можно записывать время встречи.

Если вы едете в офис клиента уже не первый раз, то скорее всего можете сразу прикинуть маршрут и указать время. Кстати, в этом случае будет очень полезен учет рабочего времени мобильных сотрудников. В любом случае, будет лучше прямо в названии задачи указывать станцию метро или другой ориентир.

Чек-лист записи данных о встрече может выглядеть следующим образом:

  • станция метро (если оно есть в вашем городе);
  • ориентировочное время в пути;
  • точный адрес;
  • название компании;
  • контактное лицо;
  • данные контактного лица для связи: телефон, эл.почта.

Придерживайтесь этих простых правил и планируйте свое время эффективно, а оптимизировать время выполнения задач и увеличить личную продуктивность поможет учет рабочего времени CrocoTime.

Оптимизируйте рабочее время и увеличьте прибыль компании прямо сейчас

Начать бесплатно