Наводим порядок в работе. Что может помочь?

Ежедневно и ежечасно мы сталкиваемся с большим потоком информации, которая поступает к нам разными способами: очередное письмо на электронной почте, служебная записка от директора, телефонные сообщения, деловые предложения на десяти листах. Сначала беспорядок на столе, потом в голове, и вот вы уже пытаетесь найти время, чтобы привести в порядок и документацию, и мысли. Теряете драгоценное время, выпадаете из ритма. А все потому, что информацию надо уметь структурировать, а процессы автоматизировать.

К стремительному развитию технологий мы привыкли, но вот использовать технологии в повседневной жизни — нет. Обратите внимание на количество документов лежащих на столе обычного отдела продаж. Там можно найти все: от визитных карточек клиентов до квартальных отчетов. Цена заваленных бумагами столов, перегруженных электронных почтовых ящиков и захламленных рабочих компьютеров  высока. Платить приходится временем, потраченным на поиски информации, которая затерялась в хаосе, упущенными шансами, пропущенными идеями. Всего этого безобразия легко избежать, просто обратив внимание на возможности IT-решений.

Электронный документооборот

Сейчас вся документация в офисах создается в электронном виде, но по-прежнему их распечатывают для того, чтобы передать в соседний отдел, согласовать, ознакомить с содержанием. Такой формат работы сложно назвать эффективным.  Для начала отказаться от бумажных носителей информации стоит во внутренних процессах. Электронный документооборот — это система, которая позволит создавать, передавать, легко находить любую документацию. Это обеспечит несколько позитивных моментов:

  • Прозрачность рабочих процессов. Электронный документооборот дает возможность отслеживать этапы выполнения задач с момента создания документа.
  • Возрастает исполнительность. Задачи распечатанные на листе бумаги подчиненный может бросить и забыть. ECM-системы дают возможность руководству контролировать процессы.
  • Экономия времени. Не придется бегать по офису со стопками документов.

Все это ведет к росту продуктивности и, как следствие, к росту конкурентных преимуществ.

CRM-системы

Это лучшее решение для менеджеров по продажам. Представьте офис отдела продаж, несколько менеджеров и каждый ведет фиксацию звонков по-своему. Кто-то в Excel таблицах, кто-то в блокнот записывает, кто-то вообще игнорирует сей момент. В результате на поиски тех же контактов или составления отчета по проделанной работе уходит время, которое можно потратить на выполнение более важных задач. CRM — системы помогут:

  • Не терять клиентов, фиксируя входящие и исходящие звонки, отмечая результаты переговоров, с возможностью вернуться к отработке базы данных. Так как информация будет находиться в общем “хранилище” и ее оттуда можно в любой момент извлечь.
  • Контролировать и стандартизировать работу сотрудников.
  • Собрать статистику, которую легко “вытащить” из системы, проанализировать и найти оптимальные варианты для решения текущих задач по оптимизации рабочих процессов.

Электронные планировщики задач и тайм-трекеры

Эти помощники облегчат жизнь и большим и маленьким компаниям, и фрилансерам, работающим вне офиса. Эти программы очень гибкие и многофункциональные, а потому помогут спланировать день, неделю и месяц. Распределить между командой функции и задачи, следить за сроками и контролировать личное время. В конечном счете — все мы не идеальны и прокрастинация, не просто слово для сотрудников офиса. А с помощью, например, тайм-трекеров сотрудник самостоятельно может оценить, насколько плодотворно он прожил рабочий день. Электронные планировщики задач и тайм-трекеры позволят:

  • Составлять четкий план действий на день, с возможностью подключить напоминания.
  • Фиксировать время потраченное на работу и кофе-брейки.
  • Определять скорость, с которой вы справляетесь с поставленными задачами и более эффективно строить планы на будущее.
  • На основе автоматически сгенерированной статистики — оценить уровень загруженности и эффективности.

Впускать в рабочий процесс современные IT-решения, не значит признать собственную несостоятельность. Наоборот, это проявление дальновидности. Бизнес сейчас — это полоса препятствий, и конкуренты будут рады если вы споткнетесь. Поэтому экономить свое время, автоматизировать и систематизировать, значит, быть на шаг впереди.

Оптимизируйте рабочее время и увеличьте прибыль компании прямо сейчас

Начать бесплатно