Вы успеваете сделать все дела, которые запланировали на день? Абсолютное большинство людей отвечает на этот вопрос отрицательно. В чем же дело: в неправильном планировании, отсутствии анализа рабочего времени или непродуктивном труде?
Человечество придумало массу способов справляться с делами быстрее. Команда системы учета и анализа рабочего времени подобрала для вас самые-самые надежные:
- Расставьте приоритеты (используйте Закон Парето). Выберете из списка дела, которые действительно важны и их нужно сделать именно сегодня. Если забыть о приоритетах, 80% того, что вы будете делать в течение дня, не принесет реального результата. Не забывайте о принципе «трех важных задач»: ваш день должен начаться с выполнения самого важного, иначе к концу дня на это может попросту не остаться сил.
- Чтобы стать профессионалом – работайте каждый день. Показательна история известного комика Джерри Сайнфелд: однажды он начал отмечать дни на настенном календаре, в которые он написал что-то для работы. По прошествии времени, Джерри озвучил рецепт своего успеха: «пишите хорошие шутки. А лучше всего это получится, если писать каждый день. Главная и практически единственная задача каждого – не давать этой цепочке обрываться».
- Поддерживайте себя в тонусе. Спорт, полноценное и правильное питание, хороший сон – все это необходимо для продуктивной работы и достижения поставленных целей.
- Правила 2 и 5 минут. Не зря говорят, все гениальное – просто. Это правило гласит: если дело можно выполнить в течение двух минут, нужно сделать это немедленно. Откладывая, вы рискуете не вернуться к нему совсем или потратить гораздо больше 2 минут. Правило пяти минут гласит: не стремитесь выполнить сложную и скучную работу сразу, разбейте ее на части и в течение дня уделяйте ей как минимум 5 минут. Постепенно вы «втянетесь» и выйдете за отведенные рамки, а, может, вовсе решите, что справиться с задачей не составит труда. Бонус: при помощи правила 5 минут можно быстро обзавестись полезными привычками.
- Пользуйтесь правилом Шерлока. Герой современного сериала не «засорял» мозг подробностями типа устройства солнечной системы. С него можно брать пример: разгружайте свою память, записывайте важное на бумагу, смартфон, диктофон. Главное – записывайте.
- Используйте новые технологии. IT-технологии принесли в мир множество инструментов, призванных повысить эффективность труда. Одним из примеров является сервис учета и анализа рабочего времени CrocoTime. Есть множество планировщиков задач, тайм-трекеров, таск-менеджеров, органайзеров и т.п. Необходимо лишь выбрать то, что подходит вам и оптимизировать свой труд.
- Используйте популярную технику помидора. Ее суть состоит в ограничении времени работы в 25 минут. В это время сосредоточьтесь на задаче и не отвлекайтесь. Потом сделайте пятиминутный перерыв. Затем еще 3 повторения и продолжительный перерыв в 15–20 минут.
- Почте и звонкам – бой. По статистике чаще всего человек отвлекается на проверку почты (а также сообщений в соц. сетях) и телефонные разговоры. Назначьте четкое время, когда вы будете просматривать email сообщения и отвечать на них. Отключите уведомления о новых сообщениях. Во время работы, переводите телефон в режим тишины или вибрации. Он будет гораздо меньше вас отвлекать.
- Перфекционизм – не всегда хорошо. Не стремитесь к совершенству, не тратьте на это слишком много сил и энергии. Часто, эффект от усилий не оправдывает ожидания, а время оказывается потрачено зря.
- Ставьте дедлайны. Отсутствие сроков выполнения задачи – расслабляет. Стимулируйте себя к продуктивной работе четкими дедлайнами, сообщайте заинтересованным лицам в какое время планируете завершить задачу.
- Научитесь говорить «нет». Если что-то нарушает ваш план работы, не спешите подстраиваться и брать на себя больше, чем можете выполнить. Ваш план работы и ваши приоритеты должны быть на первом месте. Дипломатический способ «отмазаться» от работы – притвориться в некомпетентности.
- Для того чтобы вас не отвлекали, можно придумать табличку или надевать наушники.
- Объединяйте во времени мелкие дела: проверка почты, skype или мессенджеров, короткий телефонный разговор и т. д.
- Не забывайте об отдыхе! После напряженной работы он просто необходим, смените род деятельности или прогуляйтесь по офису для разминки.
Бонусные правила: