Большой офис = большие проблемы?

Представим себе некогда маленький банк, руководство которого привыкло, что в подчинении 50 сотрудников. Представим, что прошли годы. Опыта и навыков хватило, чтобы расширить географию и главный офис стал занимать не один этаж бизнес-центра, а целое здание. И, наконец, представим что в этом здании трудится более трех тысяч человек. И все хорошо, кроме пары моментов — многозадачность и количество сотрудников осложнили процесс контроля за рабочими процессами.

Так случилось у наших клиентов,  большой финансовой структуры, перед руководством которой встала задача — найти решение для стабилизации ситуации. И команда CrocoTime доказала, что работу большого офиса реально систематизировать и сделать эффективной.

Масштабы проблемы

Основная задача заключалась в том, что требовалось получить фотографию рабочего дня в динамике. Но, при условии численности сотрудников офиса, устаревшими методами сделать это было нереально. Невозможно приставить, к каждому из трех тысяч подчиненных, по отдельному человеку, который будет записывать в блокнот за сколько минут/часов человек справляется с той или иной работой. А чтобы понять, как правильно выстроить процессы, требовалось:

  • непрерывно мониторить и собирать данные с рабочих компьютеров подчиненных;
  • выделить отдельные операции из общей статистики рабочих приложений;
  • подсчитать среднее время для выполнение операции;
  • задать время, которое требуется  для  выполнения операций и просчитать отклонения от нормы;
  • чтобы система была производительной, рассчитанной на 3000 сотрудников с возможностью масштабирования до 10 000 человек.

Одним из главных условий было не парализовать работу большого офиса, чтобы процесс внедрения решений был максимально деликатным. Поэтому работу разделили на несколько этапов:

  • установили сервер и агенты сбора статистики на компьютеры сотрудников;
  • установили интеграционные модули для автоматического отображения организационной структуры Банка, должностей, уровней подчиненности сотрудников, а также встреч и звонков;
  • на основе накопленной статистики использованных рабочих программ выделили отдельные операции, включающие в себя набор фильтров и заголовков окон приложений;
  • разработали и установили интеграционный модуль с банковской системой, фиксирующей фактическое количество завершенных операций одним сотрудником.

Решения CrocoTime

Система CrocoTime автоматически собирала статистику использования рабочих программ сотрудниками, что позволило понять, сколько времени уходит у разных подчиненных на выполнение одной и той же операции. На основе этой информации были разработаны нормы для выполнения тех или иных задач, которые с увеличением продолжительности сбора данных легко редактируются под банковские стандарты.
%d1%81%d0%ba%d1%80%d0%b8%d0%bd-1

Детальный анализ рабочих программ показал, что сотрудники тратят время на вспомогательные рабочие инструменты (электронная почта, проводник и т.д.). Оптимизировали и эту часть при помощи фильтров в электронной почте и структуризации папок. В итоге сократилось время работы во вспомогательных инструментах, увеличилось количество операций в течение рабочего дня.

%d1%81%d0%ba%d1%80%d0%b8%d0%bd-2

Система наглядно показала, что некоторые сотрудники не справлялись с текущей работой. Руководителями на местах была проведена проверка с выяснением причин таких показателей, что впоследствии помогло устранить отклонения и привести работу этих сотрудников к банковским нормативам. Удалось решить и еще одну важную задачу: распределение кадров. Иными словами стало понятно, сколько человек требуется на то или иное направление и как разделить нагрузку между подразделениями.

Все под контролем

Контролировать работу больших офисов — сложная задача, главное, что у CrocoTime есть опыт внедрения своих решений без временных потерь. Мы помогаем находить и исправлять ошибки в организации рабочих процессов, основываясь на их уникальности в каждом конкретном случае.

Оптимизируйте рабочее время и увеличьте прибыль компании прямо сейчас

Начать бесплатно