В компании установили программу для учета рабочего времени, но некоторые сотрудники по-прежнему часто отвлекаются? При этом рабочих задач у них достаточно. Тогда по какой-то причине они их не выполняют? Виной всему может быть прокрастинация.
Конечно, нужно сначала определить причины ничегонеделания, а потом только начинать с ними работать. Это хитрое явление может коснуться совершенно любого специалиста, независимо от его уровня, стажа, должности. Программа для учета рабочего времени может выявить проблему на любом уровне, а, значит, варианты ее разрешения пригодятся самым разным сотрудникам компании. Итак, несколько шагов, чтобы овладеть ситуацией и избавиться от прокрастинации:
Шаг 1: Попросите подчиненных показывать промежуточный результат, чтобы была возможность отследить ход работы, вовремя скорректировать процесс и дать обратную связь исполнителю.
Шаг 2: Рабочий день лучше начинать с самого сложного и неприятного дела. Его завершение позволит взять небольшую паузу и получить позитивный заряд для решения других задач. Это можно порекомендовать всем без исключения специалистам.
Шаг 3: Лучше чередовать неприятную и сложную работу с легкой и интересной, чтобы рабочий день был более разнообразным.
Шаг 4: Не нужно отождествлять свою личность с работой и должностью. Бывает, что критику работы сотрудник воспринимает как личное оскорбление, и тогда негативные эмоции и прокрастинация становятся немым сопротивлением «несправедливой» оценке. Руководителю следует анализировать статистику программы для учета рабочего времени по конкретному сотруднику после трудного разговора и обсуждения его задач.
Шаг 5: Планирование должно стать привычкой сотрудников. Ежедневный список дел, расстановка приоритетов, распределение времени все это будет помогать специалистам с потоком задач. В конце дня можно наблюдать за динамикой работы в программе для учета рабочего времени, она покажет, когда время уходило на отвлечения, а когда работа шла ровно.
Шаг 6: Считается, что лучшее распределение времени в течение рабочего дня, когда 40 минут рутинной работы чередуются с 15-минутным перерывом. Главное, не забывать, что через 15 минут следует вернуться к работе. Если программа для учета рабочего времени фиксирует более длительные или частые перерывы и отвлечения, стоит побеседовать с сотрудником и выяснить причины.
Шаг 7: Норма непродуктивного времени в программе для учета рабочего времени обычно составляет 10%, в среднем это время сотрудники тратят на общение в соцсетях. Но если соцсети становятся серьезной помехой для выполнения служебных обязанностей, возможно, есть смысл ввести какие-то ограничения на использование этого канала общения.
Шаг 8: Научить говорить «Нет!» пустой трате времени, конечно, это не задача руководителя. Но стиль общения принятый в компании закладывают именно руководящие лица: сколько времени отводить на обсуждения, как выстраивать общение с коллегами и т.п. Это влияет на отношение сотрудников к перерывам, на их взаимодействие между собой.
Шаг 9: Позвольте сотрудникам полноценно отдыхать. Если специалист берет работу на дом, в отпуск и постоянно задерживается в офисе, то, в конечном итоге, он начнет компенсировать недостающий отдых по своему усмотрению в рабочее время. Руководитель, конечно, сможет отследить все это в программе для учета рабочего времени, но лучше не доводить до критической точки.
Шаг 10: Не нужно взваливать на сотрудников слишком много. Множество просроченных задач очень демотивируют, и у специалиста опускаются руки. Он впадает в прокрастинацию от неподъемного объема работ и вместо выполнения своих обязанностей уходит в соц. сети и онлайн игры. А значит, в его статистике в программе для учета рабочего времени растет количество непродуктивного времени, что непременно будет замечено руководителем.
Всего десять простых шагов помогут справиться с прокрастинацией ваших сотрудников, а программа для учета рабочего времени позволит оперативно заметить проблему.