Время — важнейший ресурс любого бизнеса. Все успеть и не потерять в качестве — реально при правильном планировании. Прежде чем расставлять приоритеты необходимо ответить на несколько ключевых вопросов:
- Сколько времени тратят разные специалисты на определенный вид работ?
- Сколько времени уходит у конкретного сотрудника на различные задачи?
- Как облегчить бизнес-процессы для ускорения получения прибыли?
- Нормирование труда. Какие нормы актуальны и сколько сотрудников нужно для получения результата?
Ответить на поставленные вопросы поможет фотография рабочего дня. Это эффективный способ анализа, который дает четкое представление о том — где найти резервы времени.
Цели изучения структуры рабочего времени
Фотография рабочего времени — инструмент, помогающий определить баланс между затраченными ресурсами и достигнутыми показателями. А именно:
- найти виды работ на которые уходит наибольшее количество времени;
- выявить потери. Проанализировать этапы рабочих процессов, понять где и по чему теряется время или делается работа впустую;
- оценить эффективность труда каждого сотрудника. Карта рабочего дня дает представление, сколько времени тратят подчиненные на выполнение рабочих операций. Такой показатель может стать основой для оценки профессионализма или для системы мотивации;
- выявить причины отклонений от норм. Фотография рабочего дня позволит увидеть, кто из сотрудников и по каким причинам не справляется с поставленными задачами;
- установить актуальные нормы труда. Анализ данных выполнения рабочих процессов одним/несколькими сотрудниками позволит получить исходную информацию для постановки плановых задач. Для получения более достоверных данных, рекомендуется применить ФРД у работников с разной эффективностью;
- усовершенствовать процессы организации труда. Фотография рабочего времени позволяет описать существующие бизнес-процессы, и выработать новые подходы для минимизации потерь.
Существует несколько видов ФРД, их используют в зависимости от целей и сферы деятельности конкретной организации:
- Комплексная.
Под наблюдение попадают все рабочие процессы и задействованные в них рабочие единицы.
Цель: изучить взаимосвязь рабочих процессов и сотрудников, а также оценить влияние технологических инструментов (оборудования), используемого в работе, на структуру потерь времени.
Задача: разработать комплексные мероприятия направленные на повышение эффективности и безопасности труда. - Групповая.
Под наблюдение попадают сотрудники, связанные рабочим процессом.
Цель: изучить согласованность и слаженность работы, степень загруженности каждого сотрудника.
Задача: рациональное распределение обязанностей. - Индивидуальная.
Под наблюдение попадает конкретный сотрудник.
Цель: изучить, сколько времени уходит у работника на выполнение профессиональных обязанностей, на перерывы, телефонные разговоры, совещания. Выявить потери рабочего времени.
Задача: Нормирование труда и повышение эффективности каждого сотрудника. - Самофотография.
Сотрудник самостоятельно фиксирует время, затраченное на выполнение обязанностей.
Цели и задачи совпадают: самодисциплина.
Есть и разные техники:
Непрерывная — замеры осуществляются в течении дня/недели/месяца для получения более объективных данных.
Маршрутная — фиксируется время, затраченное на выполнении конкретной операции, (применяют по отношению к сотрудникам, работающим вне офиса).
Способы составления карт рабочего времени
Ручной сбор данных
Специалисты схожи во мнении, что этот метод скоро уйдет в историю из-за субъективности и затратности, выделяют в минусы следующие пункты:
- для каждой рабочей единицы должен быть разработан индивидуальный опросник с учетом профессиональных особенностей;
- никто не может точно подсчитать, сколько полезных минут в день уходить на заполнение анкеты;
- если сотрудник перегружен, он может забыть отразить в отчете все выполненные задачи;
- если в качестве наблюдателя назначить кого-то из подчиненных — значит отвлечь его от выполнения своих профессиональных обязанностей;
- для анализа данных и составления рекомендаций потребуется немало времени и, возможно, приглашенный специалист;
- человеческий фактор. Нет уверенности, что наблюдатель и специалист по анализу данных не допустят ошибок.
Такая карта рабочего дня даст весьма субъективные оценки эффективности труда сотрудников.
Автоматический сбор статистики работы
О плюсах автоматизации процессов говорят не только разработчики программных решений. HR-специалисты приходят к мысли, что внедрение в рабочие процессы IT-решений позволит достигнуть профессионального дзена. А управленцы находят в использовании тайм-трекеров и положительный имиджевый момент.
Современный рынок IT-решений предлагает большой выбор автоматических программ по учету рабочего времени. Например, CrocoTime, который даёт объективное представление о том, как выглядит структура рабочего времени в отдельной взятой компании. Система собирает информацию о работе сотрудников в щадящем режиме. Карта рабочего дня составляется автоматически, не нанося ущерба текущим рабочим процессам.
Отчеты генерируются автоматически, они понятны и дают четкое представление о занятости каждого сотрудника. CrocoTime отслеживает какими сайтами и программами пользовался каждый подчиненный сегодня\вчера\месяц назад. Можно составить список полезных и не имеющих ключевое значение при выполнении обязанностей приложений.
Руководитель может составлять личные планы для каждого сотрудника и отслеживать их в течении дня\недели\месяца. Это удобно, если компания сотрудничает с удаленными специалистами.
В список задач на день можно включать и телефонные переговоры, встречи, совещания.
CrocoTime можно интегрировать с уже используемыми в компании программами. Четкая структура рабочего времени даст понимание, какие процессы актуальны, а какие стоит оптимизировать для минимизации потерь.
Время — ресурс, и только обдуманные и взвешенные подходы помогут использовать его на пользу. Наша команда постоянно совершенствует свои IT-разработки, чтобы предоставить максимум возможностей в оценке эффективности и нормировании труда. Если задача, которую ставит ваша компания на ближайшее будущее, понять — какие процессы работают в минус, обратитесь к тайм-трекерам. Не бойтесь инноваций и используйте время для победы, а не для поиска причин поражения.