Каждый руководитель желает знать: “Чем заняты сотрудники в рабочее время?”.
В поисках ответа на этот вопрос, одни ограничиваются оценкой результата, другие — отслеживают этапы реализации проекта. Есть и те, кто подменяют понятие контроль — шпионажем. Реально ли организовать процесс мониторинга работы, не нарушая прав и свобод персонала, и при этом повысить эффективность? Наш ответ — реально, если совместить контроль процессов и результатов.
Зачем нужен контроль работы сотрудников?
Контраргумент в ответе на этот вопрос — статистика. Сотрудники, чья деятельность ограничена офисом и компьютером, признаются, что в течении рабочего дня на личные цели тратят до 60 минут времени, это 5 часов в неделю. Даже при невысокой стоимости часа труда, например, в 150 рублей, выходит что компания тратит десятки тысяч в месяц оплачивая прокрастинацию. А если вопрос касается управленческого звена, где оклады выше? Директора и начальники, судя по результатам опроса, перегружены избыточными совещаниями, на них уходит до 23 часов в неделю. Поэтому мониторинг — важный инструмент, не использовать который, значит упустить из виду ошибки, что неминуемо приведет к финансовым потерям.
Что и как контролировать?
Мы уже определили выше, что контролировать надо и процессы, и результаты. В комплексе — это даст более четкую картину для понимания: где и почему происходят ошибки. И если с оценкой результата все понятно, то как организовать контроль процессов? Некоторые руководители в попытках уличить подчиненных в недобросовестном исполнении своих обязанностей, прогулах и прокрастинации приходят к мысли о шпионаже за сотрудниками, не задумываясь о последствиях. А они, надо сказать, негативные. Специалисты из Ратгерского университета выяснили, что слежку с использованием шпионских программ персонал воспринимает, как утрату доверия. Это приводит к поиску причин, ощущению давления со стороны руководства, стрессам и в итоге к снижению работоспособности. Поэтому, не забывая о лояльности, стоит вводить в работу IT-решения, которые не вторгаются в личное пространство, а позволяют увидеть причины, мешающие достигать поставленных целей. Как правило это:
- недостаток знаний и профессиональных навыков;
- неправильное распределение нагрузки между персоналом;
- завышение плановых показателей;
- непродуманные механизмы выполнения бизнес-процессов;
- отсутствие мотивации.
Если мы ставим целью мониторинг работы персонала, стоит быть готовыми к долгосрочному наблюдению и использованию автоматизированных систем. Особенно если речь идет о крупном бизнесе. Международная транспортно-логистическая компания Hellmann описала, как учет рабочего времени помог выстроить эффективную и лояльную политику управления персоналом.
Директор по управлению бизнес-процессами Hellman в России Александр Громов:
“Мы ставили перед собой две задачи: 1. Понять, какие процессы проседают. 2.Как повысить эффективность, не нарушая личных границ сотрудников. Решить обе удалось благодаря универсальности CrocoTime. Функционал этого тайм-трекера позволяет не просто наблюдать, он позволяет найти ошибки в организации работы. Дает четкую картинку о вкладе каждого, помогает выявить отстающих, понять и устранить причины”.
Контроль работы сотрудников посредством программы учета рабочего времени CrocoTime — позволит:
- Своевременно выявить нецелевые затраты времени.
- Мониторить реальную занятость работников в течении одного дня/недели/месяца.
- Установить нормы выполнения тех или иных операций.
- Исключить рабочие процессы, которые “съедают” больше всего времени, но дают минимальный профит.
- На основе статистики опозданий и ранних уходов с рабочего места — улучшить дисциплину.
- Определить работников чьи профессиональные навыки не соответствуют занимаемой должности.
Следующий этап — анализ данных. Помните, что выявленные на ранней стадии проблемы поддаются корректировке. Возможный негативный фактор — сокращение нелояльных сотрудников. Но если вовремя понять какие причины ведут к снижению их эффективности и помочь подчиненным справиться с возникшими проблемами, можно избежать и крайних мер в виде увольнений. Тем более, что есть нефинансовые способы мотивации, которые позволят повысить продуктивность персонала и улучшить климат в компании.