Вашему вниманию представлен реальный кейс, показывающий, как современные IT-разработки помогают решать первостепенные задачи бизнеса по сокращению расходов и повышению эффективности работы. Речь пойдет о программе учета рабочего времени.
Задача: повысить эффективность бэк-офиса финансовой структуры
За решением этой задачи представители крупной финансовой структуры обратились в компанию Infomaximum. Так как самостоятельно не могли выявить, какие ошибки были допущены в организации процессов. Сотрудники жаловались на возросший объем работы, что вело к расширению штата, поиску средств на организацию рабочих мест и увеличения ФОТ. Итак, говорим о том, что производительность падает, возможные расходы возрастают.
Условия задачи:
В бэк-офисе компании 20 сотрудников. В их обязанности входит — обработать поступающие заявки на выдачу кредитов и внести данные в общую базу. 15 Пятнадцать специалистов работают по графику с 9:00 до 18:00. Остальные дежурные, выходят на смену в 12:00, уходят в 21:00. График сменный и специалисты менялись ролями в течении недели.
Инструменты решения:
Руководство головного офиса приняло решение обратить внимание на автоматизированные системы, призванные помочь рассмотреть ситуацию более детально, выявить проблемные места и ошибки в организации труда, повысить дисциплину, решить вопрос необходимости дополнительной мотивации сотрудников. Ученые говорят, что именно контроль со стороны руководства — есть естественный мотиватор. В качестве основного инструмента был выбрана система учета рабочего времени CrocoTime, которая дает самую четкую и наглядную фотографию рабочего дня по компании в целом и по каждому сотруднику в частности.
Алгоритм действий:
Прежде чем оптимизировать работу, предстояло проанализировать полную карту процессов работы сотрудников, определить «узкие места» и выяснить реальный уровень загрузки специалистов с учетом специфики финансовой структуры. Учет рабочего времени с помощью программы CrocoTime проводился две недели. После, было необходимо оценить КПД каждого сотрудника с учетом сменного графика.
Полученные данные были проанализированы, и картина получилась следующей: сотрудники главной смены оказались загружены на 120%, дежурные лишь на 40% (объем заявок после 19:00 был в разы меньше). Уровень стресса и усталости сотрудников основной смены привели к снижению эффективности бэк-офиса. А соответственно, недополученная прибыль, неудовлетворенность объемом работы сотрудников, снижение мотивации и упадок общей корпоративной культуры.
Решение задачи:
Пересмотреть организацию труда. Оставить в дежурной смене трех сотрудников, двух перевести в основную смену на график работы с 9:00 до 18:00.
Ротация кадров позволила равномерно распределить нагрузку между сотрудниками и повысить КПД. На 20% возросло число принятых заявок и оформленных договоров.
Специалисты отметили, что более комфортно стали чувствовать себя на рабочем месте, снизился уровень стресса, улучшились отношения в команде, возросла лояльность по отношению к руководству.
Это стало возможным благодаря следующим функциям программы учета рабочего времени CrocoTime:
- детализированные отчеты, которые позволяют понять, сколько времени сотрудники тратят на выполнение конкретных задач;
- автоматические табели, показывающие, кто из подчиненных игнорирует производственную дисциплину и рабочий график, опаздывая и/или задерживаясь с перерывов;
- мониторинг работы за компьютером, лояльно уточняющий информацию о том, в каких программах и на каких сайтах проводил время подчиненный;
- аналитика бизнес-процессов, выявляет «узкие места» и неэффективные процессы.
Решение подобных задач, как правило, универсально при правильном прочтении условий: недостаток времени, мотивации, производительности и трудовых ресурсов — их можно устранить в несколько эффективных действий, при помощи программ учета рабочего времени.