Составлять табели учета рабочего времени обязательная процедура, предусмотренная законом РФ для компаний всех форм собственности. На многих предприятиях ведением этой документации занимается отдельный человек, который вручную проставляет отработанные часы, отгулы, больничные и отпуска. Даже если штат сотрудников небольшой — дедовский метод заполнения табелей отнимает много времени и ведет к дополнительным финансовым затратам. А если в компании трудится более ста человек?
Минусы заполнения табелей учета вручную
- Соблюдение установленных законом норм.
В первую очередь это касается необходимости приказом назначить отдельного сотрудника, который будет заниматься ведением табеля учета. Проблема в том, что при штате свыше 100 человек речь будет идти минимум о четырех специалистах, иначе пострадает качество мониторинга. Плюсуем к этому расширение ФОТ для оплаты услуг, организацию рабочих мест. И не исключаем человеческий фактор. Выходит, что соблюдать ТК РФ с таким подходом — это работать в минус. - Нецелесообразное использование времени
Если компания решит сэкономить и ведение табелей поручит, например, бухгалтеру или кадровику, то на выполнение своих непосредственных обязанностей у них останется меньше времени. Со временем ошибки будут фиксироваться по нескольким направлениям работы.
- Штрафы
Если ответственные за составление отчетности будут игнорировать установленные законом правила и несерьезно относиться к необходимости заполнения табелей — это может стать поводом оштрафовать компанию. Суммы небольшие (от 30 до 50 тысяч рублей). Однако попасть в черный список проверяющих — не плюс к репутации. Казалось бы, кому нужны внутренние документы компании?
Налоговикам. Для проверки актуальности отчислений. Кроме того, этот надзорный орган будет тщательно изучать табели на предмет ошибок, например: выдана зарплата сотруднику, который не был на рабочем месте. Организацию могут финансово наказать за занижение налоговой базы по налогу на прибыль.
Специалистам ФСС РФ. Фонд социального страхования может в любой момент запросить табели, чтобы удостовериться получают ли сотрудники положенные социальные выплаты.
Трудовой инспекции. Чтобы проверить, не нарушаются ли права сотрудников, оплачивается ли переработка и работа в праздничные дни.
Закон определяет формы табелей только для Государственных органов власти, компании иных форм собственности имеют право вести учет в удобной для них форме. Поэтому решением для крупных компаний является автоматизация процесса.
Табель учета рабочего времени онлайн
Плюсы автоматизации процесса составления табелей в крупных компаниях очевидны. Компания Infomaximum всерьез изучила рабочие процессы многих организаций и на основе практического опыта создала уникальный продукт CrocoTime. Эта программа учета позволит:
- Экономить время: CrocoTime посредством интеграции с кадровыми системами снимает необходимость заполнять табели вручную. Отгулы, прогулы, отпуска и больничные будут корректно фиксироваться программой.
Табель учета рабочего времени CrocoTime
- Экономия финансовых средств: платить можно только за отработанное время. Этот подход зарекомендовал себя в подразделении call-центра компании ЗАО ТК “Яршинторг”. По словам руководителя call-центра, помимо сокращения ФОТ, повысилась мотивация сотрудников, т.к программа считывает каждую манипуляцию с компьютером/программами/сайтами и исключает риск отвлечений во время рабочего дня.
- Исключить ошибки: система четко фиксирует отклонения от графика работы каждого сотрудника. Табель может быть запрошен в разных форматах: суммарное количество отработанных часов или время прихода и ухода подчиненных. Если кто-то опоздал или без предупреждения ушел в отгул — это будет зафиксировано.
Отвлечения сотрудников — CrocoTime
На пути к успеху важна каждая мелочь. Оптимизация даже незначительных, на первый взгляд, рабочих процессов — таких, как ведение табелей учета рабочего времени, снизит трудозатраты и финансовые потери.