Незначительные, повторяющиеся задачи влияют на эффективность компании в целом не меньше, чем грандиозные проекты. И если не принимать во внимание эти операции, казалось бы, маловажные, которые должны делаться с легкостью, как будто сами собой, они уведут в ситуацию со знаком минус. Если их не привести к стандарту, не перевести в автоматический режим, они заставят предприятие тратиться там, где можно сэкономить. Затормозят, когда можно было бы избежать узких мест в общем развитии и продвижении. Отвлекут, когда потребуют больше внимания более актуальные задания. Увеличивает производительность автоматизация процессов, приведение их к единому отработанному алгоритму.
Что представляет собой система автоматизации рабочего процесса?
В современной экономике автоматизация процессов касается разных сфер деятельности и промышленных отраслей, крупных и мелких организаций. Практически ни одна компания не обходится без автоматизированных процессов. Это касается и производственных операций, и покупок в магазине.
Автоматизация подразумевает сокращение или исключения деятельности человека в процессах, управление ими через использование информационных технологий, программного обеспечения. Автоматизация, в сравнении с ручным режимом, повышает качество выполнения процесса. Кроме того:
- сокращает время на исполнение;
- снижает стоимость;
- усиливает точность, стабильность операций;
- повышает производительность;
- дает предсказуемый эффект.
Способы учета рабочего времени персонала
Учитывать РВ руководитель обязан. Это правило следует из Трудового кодекса РФ. И из естественного нежелания оплачивать простои, видимость работы подчиненных. Самый простой способ отметить занятость сотрудников – вести табель, в котором фиксировать выходы, больничные, выходные, прогулы и т.п. Документ помогает решать спорные вопросы между работодателем и работником по корректности заработной платы или другим возникающим претензиям.
Другие виды учета времени:
- системы контроля и управления доступом (СКУД) – утром и вечером, при каждом пересечении терминала фиксируется время сотрудников, т.е насколько они дисциплинированны. Используются индивидуальная электронная карточка, данные с которой передаются на общий сервер компании;
- биометрические терминалы – действие основано на считывании персональных физических характеристик людей. Не только отмечают часы прихода, но и ограничивают зоны доступа в зависимости от компетенций работника. Биометрия дает большие возможности поддерживать пунктуальность персонала. Такие данные невозможно подделать и потерять;
- видеонаблюдение – камеры записывают перемещения по офису, позволяют уменьшить несанкционированные перекуры и чаепития;
- автоматические программы учета РВ предоставляют полноценный мониторинг – от дисциплинированности сотрудников до вовлеченности в занятия на рабочем месте. Позволяют автоматизировать учет РВ, анализировать время, сокращать лишние операции, изменять внутренние процессы, видеть кто и сколько трудится.
Таким образом, отслеживание времени дает руководителю эффективный инструмент управления.
Преимущества от внедрения автоматизированных систем учета
Очевидный, экономически выгодный бонус после автоматизации процессов: улучшается качество продукта, услуг, укрепляется управление. Но прежде, чем автоматизировать процессы, необходимо оценить выгоду этого.
Какие преимущества дает автоматизация операций:
- повышается качество работы. Отсутствие человеческого фактора положительно влияет на результат: снижается число ошибок, появляется точность реализации процессов;
- увеличивается скорость выполнения повторяющихся задач;
- усиливается точность управления. Информационные технологии позволяют сохранять и анализировать больше данных о процессе, чем при ручном управлении;
- параллельное выполнение задач с сохранением качества, точности проектов;
- оперативное разрешение вопросов в типовых ситуациях. Автоматизированные системы позволяют избежать несоответствий на последующих стадиях.
Но не стоит увлекаться автоматизацией процессов, если это невыгодно или сложно с экономической точки зрения. Когда, например, продукция имеет короткий жизненный цикл, или заказчику нужен эксклюзивный продукт ручного труда, или при нестабильном спросе и необходимости корректировать объемы выпуска товара.
Как автоматизировать контроль за работой персонала в период карантина?
Перевод сотрудников на удаленный формат работы требует взвешенного подхода. Необходимо предоставить нужное оборудование, установить правила для коммуникаций из home-офиса, методы для постановки/приема задач. Отслеживать исполнительность подчиненных можно разными способами:
- созвоны по телефону/скайпу в начале рабочего дня;
- правило фидбэка – отвечать не позднее 15 минут на пропущенный звонок, письмо на e-mail;
- регулярные отчеты о проделанном, обсуждение промежуточных достижений;
- постановка дедлайнов и контроль их соблюдения;
- использование интернет-телефонии, корпоративных чатов в мессенджерах, Zoom, Google Docs, собственных программах.
Живое взаимодействие по работе просто необходимо. Оно помогает сотрудникам на удаленке чувствовать себя одной командой, не быть разобщенными специалистами с узким кругом задач.
Но автоматизированный контроль с помощью программ учета рабочего времени исключает человеческий фактор в контроле задач. В тех ситуациях, когда нельзя успеть везде и всё, можно позже промониторить по данным системы. Например, CrocoTime:
- покажет период занятости работника: когда он начинает и заканчивает трудовой день;
- отметит, какие сайты посещает, соответствуют ли они специфике его заданий;
- поможет назначить задачу, исполнителя и автоматически отслеживать реализацию проекта, соблюдение сроков.
Инструменты для удаленного учета рабочего времени
Автоматизировать деятельность команды помогают специальные сервисы, или системы управления проектами. В практике помогут такие инструменты:
- сервис Trello – подходит для проектов разной степени сложности, в т.ч. для управления предприятием. Сервис работает по принципу канбан-досок: для организации задач спроектирована доска, список, карточки, которые можно перетаскивать, определять сроки по заданиям, участников, персонализировать исполнителя задачи, упорядочивать цели, находить к ним короткий путь, расставлять приоритеты в работе;
- Wrike – с помощью данного сервиса организации работы пользователи также планируют проекты, расставляют задачи по приоритетности, мониторят их выполнение. Работники получают возможность работать над проектом в команде, свободно взаимодействовать друг с другом. Перед каждым вырисовывается полная картина происходящего, когда любой участник команды может проанализировать развитие проекта;
- программа JIRA помогает определить самое важное в потоке дел, распределить задачи, проконтролировать их ход, констатировать и устранить проблемы, соблюдать дедлайны. Основные понятия сервиса – проекты и задачи. Последние создают в проектах разного типа. Они могут быть связанными с другими задачами, менять статус в зависимости от этапа реализации, иметь подзадачи;
- автоматическая программа учёта контроля времени CrocoTime. Она отмечает задействованность персонала, отвлечения и перерывы каждого. Позволяет варьировать условия работы, устанавливать удобный интервал активной деятельности удаленного специалиста.
Включение сервисов в работу делает процесс прозрачным, упрощает управление командой. Персонал фактически соединяется на расстояние клика в чатах, находится в статусе здесь и сейчас, может мгновенно откликаться на запросы и получать фидбэка. Кроме того, чем проще сервис, тем более он популярен среди удаленных специалистов.
Как реагируют сотрудники на внедрение систем контроля?
Бытует мнение, что под постоянным мониторингом люди соглашаются работать при условии очень высокой заработной платы. Иначе – увольняются. Нивелировать негативные реакции можно через прояснение причин таких действий руководства. Контроль – это не только про слежение за дисциплиной, исполнительностью, следованию корпоративным предписаниям. Это и про развитие предприятия, улучшение показателей, поощрение передовых сотрудников.
Так, CrocoTime позволяет:
- отслеживать рабочие процессы;
- определять системные ошибки и исключать их впредь;
- рассчитывать время по конкретным операциям, в результате чего нормировать труд, строить планы;
- повышать продуктивность, находить оптимальный путь от постановки цели до ее исполнения;
- оптимизировать бизнес-процессы, находить узкие места и устранять проблемы;
- учитывать точно отработанный период каждого сотрудника, отдела, кто затягивает проект, а кто вышел в лидеры.
Автоматизация процессов, отработка условий коммуникаций внутри коллектива, в том числе и в удаленном формате, снижает ошибки из-за человеческого фактора. Кроме того, повышает личную ответственность и понимание общности дела в родной компании.