Как контролировать качество работы персонала в организации?

Быть независимым – желание большинства. Даже если человек работает в подчинении, то и в этом случае потребность в свободе сохраняется. Бывает, что она выражается в ничегонеделании, в приоритете личного над деловым в рабочее время, в неумении самоорганизоваться. Руководитель вполне оправданно хочет чувствовать себя свободным от постоянного контроля подчиненных, подталкиваний и увещеваний. Поговорим, как держать руку на пульсе предприятия, контролировать персонал и сохранять зону комфорта.

Что такое система учета рабочего времени?

Учет рабочего времени позволяет анализировать активность пользователей за персональными компьютерами в офисе, на производстве. Программное обеспечение автоматизирует контроль сотрудников, и возможностями СУРВ пользуются все больше. Согласно исследованиям компании Gartner, в наступившем году в США системы учета рабочего времени для повышения эффективности сотрудников внедрят почти 80% предприятий .

В России цифры чуть меньше, но ситуация с самоизоляцией, дистанционной работой подталкивает работодателей не тормозить и устанавливать ПО. Востребованные функции систем учета РВ:

отслеживание пунктуальности;
фиксация РВ;
запись видео с экрана монитора;
кейлоггер, т.е. запись нажатий клавиш;
мониторинг e-mail;
анализ продуктивности;
координация взаимодействия между коллегами/отделами/подразделениями;
стимуляция к большему KPI.

Некоторые функции используются в программах-шпионах. Впрочем, законодательно запрещено устанавливать их на ПК работников, не ставя последних в известность. С другой стороны, СУРВ исключает по максимуму нецелевое использование времени, мотивирует на большую самоотдачу, вовлеченность в процессы компании.

Способы контроля работы персонала

Знание, что деятельность постоянно отслеживают, мотивирует сотрудников соблюдать дисциплину, большую продуктивность, собранность, ответственность. Получить ожидаемый результат в работе возможно при условии, что коллектив понимает, какой KPI требуется, информирован о санкциях, получает своевременный качественный фидбек. В целом компания становится высококонкурентной, получает доверие партнеров и клиентов, растет зарплата персонала.

Способы проконтролировать команду:

акцентировать внимание только на итоговом результате. Не обращать внимание, какими силами работник справляется, когда успеет. Такое решение говорит о руководителе, как о смелом, уверенном в своем коллективе. И если такое управление срабатывает, явно, что команда подобралась инициативная, грамотная, целеустремленная. Но всегда остаются риски, что безответственные сотрудники провалят сроки. Исправлять, подчищать то, что можно было бы сделать на промежуточном этапе, будет поздно;
анализировать готовность проекта по ходу его реализации, с определенным интервалом. Таким образом меньше рисков. И руководитель не довлеет постоянными проверками, и сотрудник планирует время для удобной работы и понимает свою долю ответственности и обязательств. Такой способ также хорош в более-менее самостоятельном коллективе;
мониторить по четко установленным срокам. Согласовать точный график выполнения работ и в конце недели сверять результаты, отмечать, что пошло не так, что уже сделано, кто отстает и т.д.. В таких случаях выстраивается жесткий таймлайн, и он мало подойдет в контроле творческих задач. Но там, где можно нормировать операции, например, создать макет сайта, этот способ эффективен;
проверять с необозначенной периодичностью. Суть во внезапности, что заставляет персонал оставаться в тонусе. Причем каждый раз можно варьировать предмет проверок. Контролировать дисциплину, потом качество услуг, операций, далее – технику работ. Минус – в стрессовости такого обращения с командой, снижение лояльности к руководству и своему месту в данной компании.

Контроль при всей проработанности правил и способов остается тонким вопросом. Контролировать в первую очередь успехи и не пропускать просчеты, нельзя чрезмерно ослабить внимание, но и не увлекаться тотальным надзором.

Как система определяет работает сотрудник или нет?

Первый главный минус современной работы за компьютером – неясность. Человек одинаково внимательно может составлять графики, таблицы и играть в легендарную WORLD of TANKS. Разбираться постоянно, здесь и сейчас, сложно, отнимает время. Да и руководитель превращается в надсмотрщика, что никак не прибавляет авторитета.

Выход – использовать технологические достижения. И контролировать сотрудников, начиная с дисциплинированности:

турникеты при входе с электронными картами. Отмечают часы/минуты прихода и ухода на предприятие;
биотерминалы. Система гарантирует, что в офис вовремя пришел именно тот работник, т.к. невозможно подделать личные физические характеристики человека;
СКУД, системы контроля и управления доступом. Поддерживают дисциплину, предотвращают проникновение на определенную территорию лиц без допуска;
программа учета и контроля рабочего времени. Не только фиксирует присутствие работника в офисе, дополнительно анализирует степень его занятости, нагрузок, успешности и промахов.

В совокупности эти технологические меры помогут комплексно поддерживать порядок на предприятии и мониторить все стороны деятельности.

Чего не умеет система рабочего времени?

Ждать от систем РВ возможностей искусственного интеллекта не приходится. Они не выдадут на-гора готовые советы по управлению бизнесом, чек-листы по оптимизации внутренних процессов, не смогут за вас управлять временем.

Но они предоставляют немало бонусов для экономии времени, освобождения для более важных дел, чем отслеживание работы персонала:

помогают выстроить грамотный тайм-менеджмент;
фиксируют нарушения регламента процессов;
освобождают от необходимости стоять за спиной подчиненных;
предоставляют объективную картину дня;
оценивают производительность работников.

Методы учета рабочего времени

В зависимости от сферы деятельности компании, применяются различные методы учета времени. Например, в магазины приходит тайный покупатель и дает свою оценку, или работодатель общается с подчиненными на планерках, совещаниях. Рассмотрим наиболее признанные возможности мотивировать персонал и параллельно контролировать его РВ:

обозначить ключевые показатели эффективности (KPI). Когда человек знает, на что ему ориентироваться, ему проще соблюсти условия и наработать нужный объем. Это же мотивирует к достижению новых высот и показателей;
организовывать планерки. Как метод контроля, они мотивируют, настраивают на общую деятельность, позволяют видеть масштабность целей, не вариться в собственном соку, поддерживать рабочий ритм;
фиксировать задачи и успехи на мотивационной доске. Объявленные на весь коллектив результаты укрепляют в желании быть лучшим. Метод действует даже лучше, чем штрафы и боязнь заработать их;
установить видеонаблюдение, скрытое и явное, программы-шпионы – они эффективны до поры, пока коллектив не знает о слежении. Дальше – может пожаловаться в трудовую инспекцию за нарушение прав частной жизни. Контролировать сотрудников можно только при их письменном согласии;
автоматические программы учета времени отмечают, в каких программах пользователь проводит время, выявляют непродуктивное использование ресурсов работодателя;

фиксировать время прихода на работу и штрафовать за опоздания, мошенничество, утечки корпоративных конфиденциальных данных.

Повышение качества работы благодаря внедрению СУРВ

Системы учета рабочего времени зарекомендовали себя в контроле офисных сотрудников и удаленных. Они эффективны для мониторинга стандартизированных операций. Там же, где процессы трудно поддаются регламенту, в творческих сферах, ПП помогает анализировать РВ, считать затраты на типичные задачи, ускорять их решение, отмечать удачные и провальные практики. Так, внедрение в практику компаний ПО CrocoTime позволило сократить нецелевые траты РВ на 30%. За счет чего это произошло:

наладилась дисциплина, практически исчезли опоздания. Программа автоматически составляет табели с отметками о нарушениях, фиксирует начало трудового дня с момента включения ПК, активизации мыши. Остановка устройств ввода информации приравнивается к прекращению работы;
мониторинг деятельности за компьютером лояльно уточнил сайты, приложения, которые посещает подчиненный;
детализированные отчеты показали вклад специалистов в реализацию конкретных проектов. Полученные данные позволили понять, скорость, производительность сотрудников, причины отставаний и т.п.;
нашлись проблемные места, устранив их, оптимизировали бизнес-процессы;
прояснился оптимальный путь от постановки цели до ее исполнения.

CrocoTime – программа лояльная. При всей объективности контроля она сохраняет право на частную переписку, звонки, не считывает коды, пароли, не ведет видеозапись действий через веб-камеру, не делает скриншоты монитора, не фиксирует нажатия клавиш. Паритет в наблюдении и свободной работе позволяет коллективу чувствовать свободу действий и ответственность за свои профессиональные обязательства.