Негатив, протест, негодование – первые эмоции, которые вызывают системы контроля времени. В лучшем случае объявление о регулярном мониторинге воспринимается равнодушно. В худшем – сотрудник увольняется. Но если разобраться подробнее, можно понять, что программное обеспечение для учета – это не круглосуточная слежка. Оно имеет много плюсов, дает трудовые преимущества. Как объяснить это сотрудникам – в этом будем разбираться.
Для чего вести учет рабочего времени?
Контроль РВ обязателен согласно Трудовому кодексу России. Работодатель должен вести учет времени как минимум в самой простой форме – в табелях для бухгалтерии, чтобы те начисляли заработную плату. Современные средства мониторинга позволяют анализировать не только количество проведенного в компании времени, но и качество, и занятость. Более того, мотивировать коллектив на сознательное, ответственное отношение к труду.
Дискуссии о правах, личном начинаются именно с установки систем контроля. Но бизнес платит деньги за конкретные обязанности. И не в его интересах оплачивать еще и прокрастинацию в соцсетях, которая часто занимает до половины трудового времени. Кроме того, работники больше всего отвлекаются на:
- просмотр почты;
- чтение новостной ленты;
- общение в мессенджерах;
- сайты по поиску новой работы;
- блогерство, личное продвижение.
К отвлечениям относятся и онлайн-покупки, компьютерные игры, причем целыми кабинетами, совместно с коллегами, поиск туристических путевок и т.д. И когда руководитель с полным правом хочет урезать такое нецелевое времяпрепровождение, начинаются споры, возникают проблемы.
Нюансы организации УРВ
Учет рабочего времени напрямую влияет на дисциплину, производительность, рентабельность предприятия, размер заработной платы, которая начисляется в соответствии с объемом выполненных задач, и т.д. Одним из первоочередных пунктов по контролю является соблюдение норм рабочего дня. Согласно ТК РФ они не должны превышать 40 часов в неделю, или 8 часов в день. Для отдельных профессий, должностей, возраста определяются ненормированный график или неполный рабочий день. Все особенности, в т.ч. сменность, должны фиксироваться в документах. Как основа – табель УРВ, форма Т-12 и Т-13. Важно обращать внимание на:
- разделение дня на периоды, гибкое рабочее время и т.д.;
- пропуски из-за болезни сотрудника;
- простои в результате аварийных ситуаций, задержек комплектации для выполнения работы;
- форс-мажорные обстоятельства;
- длительность недели, например, 5-дневная с двумя выходными.
Работодателям важно помнить, что ненормированный рабочий день подразумевает только превышение стандартной восьмичасовой длительности дня. Но никак не выход на предприятие в праздники, выходные, по ночам. И дает человеку три дополнительных дня к отпуску.
Выделяется три вида УРВ:
- поденный,
- еженедельный,
- суммированный.
Каждый из них организация выбирает самостоятельно в зависимости от должностей и задач специалистов. Все нюансы учета, контроля должны быть известны работнику, чтобы знать и обязанности, и трудовые права.
Как внедрить автоматическую систему учета рабочего времени?
Спорных вопросов о программе УРВ можно избежать при грамотном алгоритме внедрения. Возможно, конечно, просто издать приказ об установке нового ПО, поставить перед фактом. Или подготовить коллектив заранее. Новичков – на этапе приема, и прописывать пункт об учете РВ в трудовом договоре. “Старожилам” дать максимум информации, объяснить, зачем внедряется подобная программа, чтобы избежать кривотолков и преувеличения строгости ПП:
- разъяснить принцип действия: чем система полезна работникам, какие процессы отслеживает;
- обсудить нарушения границ личного пространства, напомнить, что компьютеры – собственность работодателя, и он вправе ограничить его использование в частных целях;
- обозначить плюсы. Например, программа CrocoTime позволяет отмечать все переработки, справедливо начислять вознаграждения, объективно распределять нагрузку сотрудников.
Как рассказать сотрудникам об учете рабочего времени?
Информировать прямо и честно: на предприятии установлена система отслеживания процессов. Сотрудники имеют право знать, что деятельность и дисциплина контролируются. По факту, уже одно известие подвигает людей быть более ответственными и пунктуальными.
Это позволит исключить впоследствии взаимные претензии по оплате и соблюдению рабочего графика. Но всегда остаются те, кто категорически настроен против систем контроля. Преодолеть предубеждение поможет опять же статистика. Она показывает, что даже после возвращения домой, опрошенные продолжают работать, например, отвечать на деловые письма. Потому что нельзя их проигнорировать и перенести вопросы на завтра. Таким образом, цифры констатируют:
- отвлечься от работы дома не могут свыше 30%;
- ежедневно задерживаются в офисе 30%;
- при этом остаются на рабочем месте более чем на час свыше 20%;
- на 2-3 часа – более 15%;
- более пяти часов – 4%.
В среднем человек перерабатывает в год полтора месяца. Незаметно для себя, безвозмездно, в ущерб личной жизни, на благо предприятия. Правда, до тех пор, пока не наступает выгорание. Быть успешным всегда и везде, дома и на работе, не получится. Объективный учет времени покажет перегибы в графике, и не даст человеку зайти в тупик.
Стоит ли скрывать от сотрудников систему контроля?
Еще раз подчеркнем: коллективу стоит знать о системе мониторинга. Иначе персонал имеет полное право пожаловаться в трудовую инспекцию, в прокуратуру на нарушение прав. Но стоит сконцентрироваться на положительных моментах от учета времени:
- работодатель отслеживает непосредственно производственные моменты, задачи, которые решает сотрудник в рабочее время. В этот период нет места продолжительному просиживанию в соцсетях;
- о скрытом слежении человек узнает рано или поздно. Тогда пропадет доверие к руководителю, появятся опасения, что, например, личная переписка проверяется даже в обеденный перерыв. Явно, что именно в таких условиях падает мотивация и показатели.
Так что лучше расставить все точки над “i”, чтобы не оправдываться перед своими же подчиненными. Разъяснить, что РВ принадлежит работодателю, за него он и платит заработную плату, вправе прояснять для себя, нет ли инсайдеров в компании, и насколько продуктивные его сотрудники.
Как персонал относится к внедрению подобных систем?
Реакция персонала на применение программ учета времени предсказуемо негативная. Её воспринимают как основу для наказаний. Иначе с ПП компании Инфомаксимум CrocoTime. Среди сотен пользователей, крупных и небольших компаний, она зарекомендовала себя как программа лояльная. В чем это выражается:
- НЕ делает скриншоты экрана;
- НЕ перехватывает пароли от соцсетей;
- НЕ ведет видеозапись в течение дня через вебкамеру.
Работодатели отмечают повышение эффективности после подключения CrocoTime, сотрудники – возможность самостоятельно контролировать свои трудовые достижения и провалы:
- есть возможность в любое время посмотреть данные по своим результатам, анализировать просчеты и исправлять их;
- ПП сравнивает показатели специалистов в отделе и подразделениях;
- фиксирует все переработки, причины этому;
- позволяет перераспределить обязанности, направить отстающих, повысить навыки или переквалифицироваться на другие задачи;
- замечает часы/минуты прихода в офис.
Таким образом, необходимо видеть плюсы в соблюдении правил учета РВ. Это напрямую влияет на расчет зарплаты, возможность доплат за работу, выходящую за рамки нормированных условий. На равномерное распределение задач, когда коллектив в целом вносит вклад в общие проекты, а не взваливает всю ответственность на самых трудолюбивых и ответственных.