Пандемия коронавируса вынудила тысячи организаций по всей России перевести сотрудников на удаленный режим. Не все оказались к этому готовы, в нашей стране работа в офисе в приоритете и переход на home office вызывал массу вопросов. Главный из них: как контролировать исполнение обязанностей сотрудниками, которые находятся вне зоны видимости руководителей?
Опрос проведенный в апреле 2020 года экспертами Kontakt InterSearch Russia показал, что только 21% российских работодателей никак не контролировали персонал, вынужденный обеспечивать функционирование компаний удаленно. В тоже время 43% опрошенных ежедневно мониторили исполнение профессиональных задач:
- 39% отдали предпочтение созвонам и скайпам,
- 13% проводили перекличку в чатах,
- 14% мониторили активность рабочего стола с помощью специализированного ПО,
- 17% использовали разные IT-инструменты, позволяющие фиксировать нарушения,
- 2% организаций отслеживали передвижение персонала с помощью приложений, установленных на мобильные телефоны.
То есть режим самоизоляции вынудил, в прямом смысле, организовывать контроль. С возвращением привычного ритма жизни многие управленцы признали, что видят много плюсов в постоянной коммуникации с командой и регулярной оценке их труда. И планируют продолжить выстраивать систему контроля в своих организациях, с возможностью управления распределенными командами.
В этой статье поговорим о самых популярных подходах.
Система учета рабочего времени
Сейчас рынок предлагает большой выбор систем учета рабочего времени. Эти IT-решения позволяют мониторить исполнительность сотрудников работающих за персональными компьютерами. Сбор данных происходит автоматически, отчеты нельзя поправить, зато можно ограничить к ним доступ. В целом, функционал таких систем идентичен, они фиксируют:
- Переключения между активными окнами,
- Время, во сколько компьютер был включен, выключен,
- Режим “сна”, то есть время когда сотрудник отсутствовал за ПК,
Некоторые системы могут подключаться к web-камерам, делать скриншоты экрана, писать звук. Насколько обоснован такой функционал — много споров. Вендоры, которые говорят, что подобные возможности предусмотрены для обеспечения информационной безопасности, лукавят. Компании, где серьезно относятся к ИБ выбирают комплексные подходы, которые подразумевают методы защиты и речевой информации. И подключение к web-камерам не имеет к этому никакого отношения. Речь идет о специализированном оборудовании — виброакустические и электромагнитные генераторы, которые воспроизводят низко- и высокочастотные шумы. А также о звукоизоляции, экранирующих устройствах и так далее. То есть совершенно другие подходы. Поэтому системы учета, которые обладают шпионским функционалом скорее демотивируют, нежели помогут наладить работу. А особенно нервные сотрудники могут подать на компанию в суд, если мониторинг вели без уведомления под роспись.
Выбирая систему убедитесь, что не сделаете хуже. Очень важно перед внедрением провести разъяснительную работу и заручиться поддержкой персонала.
Система для контроля и управления доступом (СКУД)
Этот метод контроля можно использовать интегрировав с системами учета, либо ограничиться только им. По сути СКУД обеспечивает контроль — прихода, ухода и перемещения по территории. Подходит для крупных организаций, где есть необходимость разграничить доступ в те или иные помещения. Активно СКУД применяют государственные и окологосударственные структуры, где раздутый штат и важно понимать, кто и во сколько пришел в здание, кто во сколько вышел. А также на заводах (система турникетов).
Но у СКУД есть минус — личные карты доступа. Бывают ситуации, когда сотрудники просят своих коллег “отсканировать” их карту, а сами опаздывают или прогуливают работу. Карты намеренно ломают, теряют и могут передать третьим лицам. Поэтому специалисты рекомендуют использовать СКУД в комплексе с видеонаблюдением и системами учета.
Автоматическая фотография рабочего дня
Автоматическая фотография дня позволит понять, чем заняты сотрудники в рабочее время. Изначально ФРД проводили вручную, метод активно применяли в СССР, чтобы определить лучшие практики и разработать нормативы. Правда тогда за каждым сотрудником стоял человек, который записывал все действия, отмечая время, затраченное на выполнение чего-либо.
Сейчас фотографию рабочего дня можно сделать автоматически. Для этого на рынке IT-решений есть десятки предложений, которые позволят быстро и с минимальными затратами ответить на следующие вопросы:
- сколько времени сотрудник тратит на тот или иной вид работ;
- сколько времени разные сотрудники тратят на выполнение похожих задач,
- за счет чего можно увеличить производительность;
- есть ли предпосылки для оптимизации бизнес-процессов;
- какие нормы труда будут оптимальными в каждом конкретном случае.
Метод, несмотря на то, что появился несколько десятилетий назад, действенный, и его до сих пор активно используют.
Программа для контроля удаленных сотрудников
Актуальна тема для тех, кто после пандемии в целях экономии решили не изменять удаленке. Конечно, управление распределенными командами – это комплекс мер. Но ведущую роль здесь играют программы, которые помогут:
- выстроить лояльный мониторинг,
- грамотно распределять нагрузку,
- своевременно реагировать на возможные срывы сроков.
Сейчас многие компании пересматривают систему оплаты труда, желая снизить расходы. Речь не о том, чтобы урезать доходы сотрудников, а о том, чтобы платить за реально выполненную работу. И в этом случае контроль удаленщиков просто необходим.
Конечно, людям можно платить по факту – сделал/не сделал. Но если мы говорим, что на удаленке работают свыше 100 человек, то здесь стоит вопрос о мониторинге промежуточного результата. Контролировать пять человек и сто пять – большая разница.
Учет рабочего времени фрилансеров
В вопросе контроля фрилансеров все немного сложнее. Чаще всего есть договор и уговор – работу сдать такого-то числа. Но ситуации, когда фрилансер перед самой сдачей проекта исчезает, не редкость. Искать его и подавать в суд – неоправданные затраты не только денег. Поэтому постоянная поддержка обратной связи с возможностью контроля – для многих работодателей тема важная.
Одно дело, когда человек делает разовую работу. Другое – если на фрилансе администраторы сайтов, специалисты технической поддержки или менеджеры онлайн-магазина, в общем, персонал, чей рабочий день привязан к часам, и от соблюдения ими графика зависит качество обслуживания клиентов.
В этом случае правильным будет объединить несколько подходов:
- фиксировать задачи и статус их выполнения в специализированных приложениях. Например, Trello;
- планировать видео созвоны и проводить планерки: Skype, ZOOM;
- использовать тайм-трекеры.
Законно ли контролировать сотрудников, работающих из дома?
По закону наниматель имеет право контролировать работу сотрудников, которые трудятся из дома в случае предоставления рабочей станции с предустановленным ПО. При этом возможность мониторинга со стороны работодателя должна быть прописана в договоре при приеме на работу. Заметьте: не факт, а возможность. То есть организация может прибегать к автоматическому контролю эпизодически и не оповещать персонал.
Если же сотрудник работает дома на личном ПК и отказывается устанавливать ПО для мониторинга на свой компьютер, заставить его сделать это законных прав у компании нет.
Но опыт Инфомаксимум показал, что при правильном подходе к организации удаленной работы, сотрудники выбирают мониторинг с CrocoTime для того, чтобы максимально эффективно использовать свое время. Эта система не нарушает личных границ, не подключается к web-камере, не фиксирует последовательность нажатия клавиш, то есть деликатно и автоматически составляет фотографию рабочего дня, позволяя понять, правильно ли расставлены приоритеты, насколько оптимальна загрузка и справедливо ли распределены задачи.
Возможности системы:
- CrocoTime показывает, сколько времени персонал отработал за ПК и без использования компьютера. Это возможно за счет интеграции с календарями, IP-телефонией и прочими ИС. Иными словами, если специалист с 13:00 до 15:00 разговаривал по телефону, то CrocoTime отметит это.
- Автоматическое построение фотографии рабочего дня. CrocoTime генерирует отчеты, в которых видно, во сколько каждый сотрудник приступил к работе, как часто отвлекался на перерывы, во сколько закончил. Также доступны все рабочие показатели.
- Система покажет, какими инструментами в течение рабочего дня пользуются сотрудники для выполнения своих профессиональных обязанностей. CrocoTime фиксирует переключение между активными окнами, что позволяет понять, на какую задачу и сколько времени уходит у каждого конкретного специалиста.
- Тайм-трекинг поможет подсчитать, сколько персонал работал над конкретным проектом, какой вклад внес каждый человек. Это помогает более точно оценивать сроки реализации проектов и их стоимость.
Гибкая настройка CrocoTime поможет составить для персонала список сайтов, которые не относятся к рабочим ресурсам. И их применение будет считаться непродуктивным. И наоборот, можно определить те площадки, серфинг по которым не является нарушением регламента.
В любом случае, организация онлайн-мониторинга должна быть внедрена с согласия персонала и при полной их поддержке этой инициативы.