Сокращение штата – мера вынужденная и неприятная. В свете пандемии ряд компаний провели ротацию кадров. Те организации, которым пришлось особенно тяжело были вынуждены прощаться с сотрудниками. Хотя, судя по опросу, управленцы стараются максимально избегать этого шага и выходить из сложной экономической ситуации снижая операционные расходы, добиваясь отсрочки по оплате аренды, переводя персонал на неполный рабочий день, удаленный режим и так далее.
Однако бывают ситуации, когда крайних мер не избежать. В России, по самым скромным оценкам, за время пандемии под сокращение попали почти семьсот тысяч человек.
И тут возникает вопрос, по какому принципу руководители выбирают тех, с кем готовы завершить трудовые отношения? Вопрос сложный и достоин полемики на тему. Попробуем разобраться.
Кого уволить в первую очередь?
В пандемию тысячи предприятий были вынуждены пойти на крайние меры – это организации общественного питания, небольшие магазины, реализующие продовольственные и непродовольственные товары, логистические и туристические компании. Сокращали персонал не выбирая, то есть организации попросту закрывались, объявляя себя банкротами.
Прощаться сложно даже с самыми “токсичными” сотрудниками. Это морально непростая ситуация, когда приходится увольнять людей в период общего падения экономики, сокращения доходов населения, кризиса на рынке труда.
Конечно, эксперты предложили выход – стиснуть зубы и терпеть, сфокусироваться на повышении вовлеченности сотрудников. Но тем, кого кризис штормил, было совсем не до лирики. Остро стоял вопрос: кого уволить в первую очередь? Любое сокращение кадров должно пройти в рамках ТК РФ. А если увольнять решено ДО банкротства и чтобы удержать предприятие на плаву?
В этом случае руководитель должен принять решение о завершении сотрудничества с рядом работников, основываясь на реальных фактах. Что может стать веской причиной для расторжения договора:
- регулярное нарушение дисциплины и внутренних регламентов,
- прогулы,
- неисполнение трудовых обязанностей,
- мошенничество, растраты, злоупотребление должностным положением.
Как в кратчайшие сроки решить вопрос с частичным сокращением штата? Разберемся в теме подробнее.
Расчет загруженности каждого сотрудника
В ситуации, когда стоит вопрос о выживании компании, сверхсложные и ответственные задачи руководство, как правило, делегирует самым-самым. Сотрудникам, которые максимально вовлечены в процессы и готовы, жертвуя своим временем, выкладываться на все 110%. Подход этот ошибочен, так как грозит выгоранием.
Неправильное распределение загруженности, когда одни сидят в офисе ночами, а вторые за такую же зарплату большую часть дня пьют кофе чревата открытыми конфликтами.
Что делать?
Один из приемов – метод хронометража. Есть несколько вариантов:
- Занятость персонала фиксирует отдельно нанятый незаинтересованный в получении каких-либо результатов человек. Его задача – мониторинг времени, которое тратит конкретный сотрудник на выполнение профессиональных задач. Минусы подхода: информация не может быть объективной, так как собирается на протяжении короткого срока.
- Самофотография рабочего дня. Т.е. специалисты самостоятельно записывают в специальную форму задачи, над которыми работали в течение дня, указывая время начала и окончания. Минус этого подхода: влияние человеческого фактора. Кто-то может забыть записать точное время, кто-то – целую задачу, а кто-то осознанно припишет себе пару несуществующих дел.
- Интервью с сотрудниками. Его должен проводить специально приглашенный консультант, который, задавая специализированный набор вопросов, может дать картину загруженности. Минус метода: многое зависит от квалификации консультанта, то есть опять – прямая зависимость от человеческого фактора.
Учет недоработанного времени
Недоработка – это прямые потери компании, так как время есть ресурс. Причины недоработок могут быть разные:
- Недоработка сотрудником положенных по закону часов.
- Частые перерывы, кофе-брейки, перекуры, решение личных вопросов в рабочее время.
- Отсутствие персонала на рабочем месте (прогул, больничный, отпуск).
- Отсутствие автоматизации и работа по старинке.
- Плохие условия труда.
- Избыточные совещания.
- Простой на предприятии по причине отсутствия заказов/сырья для изготовления продукции и т.д.
Контроль недоработок необходим, чтобы:
- рассчитать заработную плату;
- определить нерациональную организацию труда в отделах/подразделениях;
- установить потенциал производительности труда;
- выяснить, насколько реально сократить потери рабочего времени.
Если мы говорим об офисных сотрудниках, то причинами недоработок становятся прокрастинация, фокус на личных делах и серфинг по развлекательным ресурсам. 27% опрошенных признались, что заняты чем угодно, только не работой от 30 до 60 минут в день. А если таких сотрудников не один, а пять или десять? Потери компании колоссальны.
Автоматический учет рабочего времени
Автоматический учет рабочего времени – это решение, которое позволит в кратчайшие сроки организовать и мониторинг загруженности, и фиксацию недоработок. Таким инструментом может стать CrocoTime.
Во-первых, эта система позволяет организовать максимально лояльный учет, то есть без подключения к web-камерам персональных компьютеров сотрудников, без записи порядка нажатия клавиш и так далее. CrocoTime делает точную картинку рабочего дня не только отдельно взятого специалиста, но и отделов, подразделений и компании в целом. Какую информацию предоставляет система?
- Во сколько персонал приступил к работе. CrocoTime автоматически запускается при включении ПК. И если СКУД может показать, во сколько человек пришел в офис, то CrocoTime – реальное время начала рабочего дня.
- Все перерывы и отвлечения. Если сотрудник более пяти минут неактивен за ПК, система запишет это в отчет.
- Отвлечения и использование ресурсов компании в личных целях. В CrocoTime можно настроить списки сайтов/приложений, которые могут быть использованы в работе. Все остальные ресурсы система автоматически запишет в число “непрофильных”.
- Сколько времени уходит на совещания и планерки.
Мониторинг работы сотрудников с CrocoTime
Мониторинг очень важно проводить систематически, разовая акция не сработает и не поможет привести в чувства персонал, который привык на регулярной основе срывать сроки и игнорировать регламенты.
Тихий режим работы CrocoTime не отвлекает сотрудников: чтобы система начала сбор статистики, не нужно запускать ее вручную. То есть сам факт мониторинга не будет раздражать, особенно тех, кто исправно выполняет свои обязанности.
Отчеты в CrocoTime формируются автоматически, результаты мониторинга попадают на почту руководителю, их нельзя исправить. Поэтому информация предоставляется максимально объективная.
- В один клик можно развернуть информацию о работе целого отдела, посмотреть, как в течение дня каждый конкретный сотрудник справлялся со своей работой. Суммарное время будет автоматически просчитано и разделено на продуктивное и непродуктивное.
- CrocoTime наглядно покажет время максимальной и минимальной нагрузки на персонал. Статистика доступна по часам, дням, неделям и месяцам.
- Есть возможность посмотреть структуру дня всех специалистов компании, понять, кто и сколько времени потратил на решение рабочих задач, какие программы использовал, какие сайты посещал.
- CrocoTime может отобразить встречи, совещания. Информация в систему попадает благодаря интеграции с корпоративными календарями, IP-телефонией, CRM-системами.
На основе CrocoTime легко делать анализ работы сотрудников, и это помогает выявить участки процесса, где персонал не справляется с поставленными задачами. Как показывает наш опыт, сотрудники, на чьи ПК установлена система CrocoTime, более ответственно подходят к работе, срабатывает так называемый “хоторнский эффект” – персонал эффективно выполняет задачи, чувствуя себя вовлеченными в процесс оценки.
Стоит понимать, что любые нововведения, направленные на учет рабочего времени и, как результат, оценку вклада работников в процессы, должны сопровождаться разъяснительной деятельностью. Важно объяснить людям, что инструменты мониторинга могут стать помощниками в самоорганизации.