От того, насколько каждый в команде увлечен своей работой, насколько плодотворно проводит время в офисе и как скоро решает поставленные задачи, зависит успех компании. Причем не только финансовая составляющая, но и имиджевая. Часто к вопросу контроля руководители подходят не изучив основы и риски. Начнем с того, что сотрудники не всегда лояльно относятся к тому факту, что за ними наблюдают в течение дня. То есть, перед тем как взяться за организацию мониторинга, стоит:
- Оценить уровень вовлеченности сотрудников (опросы) и проработать это направление.
- Отработать негатив касающийся уровня корпоративной культуры.
- Создать максимально комфортные условия труда.
- Провести информационную работу с сотрудниками и заручиться их поддержкой.
Персонал и руководство, в вопросах контроля работы, должны быть на одной стороне. Только полное понимание целей и задач контроля можно достигнуть положительного результата.
В этой статьей разберем самые частые ошибки при контроле рабочего времени сотрудников.
Методы контроля времени работы сотрудников
Выбор методов контроля всегда зависит от исходных данных предприятия. Для завода с поточным производством максимальный эффект дадут одни подходы, для коллектива офисных сотрудников – другие. На выбор руководителей есть несколько вариантов:
- табели.
Метод не новый, даже устаревший. Но простой: уполномоченное лицо заносит в специальную таблицу данные по отработанному времени каждого сотрудника, документ подписывает руководитель и кадровый сотрудник, после чего его направляют в финансовый отдел (бухгалтерия), где на его основе рассчитывают заработную плату.
При всей незамысловатости при таком методе остается риск возникновения споров между начальником и подчиненным со ссылкой на необъективность в силу человеческого фактора.
- СКУД – системы контроля и управления доступом.
Самый простой вариант подобной системы – это турникеты. Обычно к ним “прилагается” сотрудник, который фиксирует время прихода и ухода работников.
Следующий уровень – автоматическая пропускная система, когда вход осуществляется при помощи индивидуальной карточки, есть и другие варианты — доступ по биометрическим данным (отпечаток пальца, скан радужки глаза, распознавание по лицу и т.п.) Информация фиксируется в единой базе данных, которая становится основанием для начисления заработной платы, анализа рабочего времени.
Такие системы дают понимание о “посещаемости”, но не о структуре дня сотрудников.
- видеонаблюдение.
Может использоваться как самостоятельный метод контроля или быть дополнением к другим. Камеры устанавливают на проходной, в коридорах и кабинетах. С их помощью есть возможность перемещения по территории предприятия, кофебрейки в неположенные часы и прочие нарушения внутреннего распорядка.
- планерки, совещания, летучки.
Такой метод контроля может замотивировать на соблюдение дисциплины, но негативно сказаться на рабочих процессах. Частые совещания отвлекают от выполнения задач, оттягивают момент сдачи проектов. Кстати, эксперты говорят что бесполезные совещания составляют более 60% всех встреч.
- мотивационные доски.
Этот метод строится на психологических особенностях человека – никто не хочет быть в числе отстающих. В классическом варианте – это стенд, где постоянно обновляются данные об успехах участников команды, в современном – электронные таблицы или рейтинги в рабочих чатах.
- самоконтроль, или метод хронометража.
Тот случай, когда многое зависит от честности сотрудника, а в число ежедневных/еженедельных/ежемесячных задач добавляется еще один пункт: отчитаться о своей работе за тот или иной промежуток времени. Формат и детальность рапорта устанавливает руководитель.
- специализированное ПО.
Этот метод, пожалуй, самый современный. Программы в открытую устанавливают на компьютеры сотрудников. Дальше работа строится без участия контролирующего человека – отсюда непредвзятость данных и невозможность делать вид, что работаешь. Среди подобного ПО есть программы с функцией шпионажа. Они делают скриншоты экранов, проверяют личную почту, записывают скайп-звонки. Но это противоречит законодательству.
Кроме того, выбирать метод контроля нужно, исходя из приоритетов компании: например, если сотрудники постоянно трудятся, переходя от одного масштабного проекта к другому, нагружать их дополнительно составлением детальных отчетов о проделанной работе – неверный шаг. Или: если соревновательный дух не подкрепляется дополнительными поощрениями, вряд ли от него будет эффект.
Виды контроля персонала
Одно из главных условий эффективности контроля – постоянство. Если за дисциплину берутся, когда нарушения уже критически сказываются на всей компании в целом, а потом, когда дела налаживаются, снова забывают, ждать стабильного роста показателей не стоит. Поэтому контролировать персонал можно:
- ежедневно.
Отслеживать продвижение дел изо дня в день с помощью отчетов или планерок.
- в рамках проекта.
Здесь нужно выбрать ключевые точки и сверять реальное положение дел с запланированным.
- выборочно.
Этот вид контроля только на первый взгляд кажется внезапным и нелогичным. На самом деле, руководитель обращает пристальное внимание в принципиально важных моментах. Или когда появляются сомнения. Такой подход с одной стороны показывает лояльность и уровень доверия начальства, с другой – сотрудники всегда знают, что в любой момент их достижения могут проверить.
Системы контроля эффективности сотрудников
Между контролем времени и отслеживанием эффективности сотрудников есть разница. Человек может вовремя прибыть на свое рабочее место – это подтвердит, например, СКУД. Может не отвлекаться на чаепития и непрерывно сидеть за своим ПК – это покажет, например, видеонаблюдение. Может делать вид, что с увлечением занят изучением профильных тем и решением поставленных задач – об этом расскажет на планерке. А на самом деле, будет откладывать все до последнего и с видом сугубо занятого сотрудника отправится развлекаться или решать личные вопросы в Сети.
Продуктивность легче всего отследить с помощью систем контроля эффективности персонала. Это комплексный подход, который помогает:
- учитывать рабочее время в целом;
- определять трудозатраты на выполнение конкретных задач/операций;
- распределять нагрузку между сотрудниками;
- расставлять приоритеты в работе;
- выявлять тех, кто тратит время впустую;
- предупреждать срывы дедлайнов.
Контроль работы удаленных сотрудников
Опрос представителей российского бизнеса компанией HeadHunter показал, что 64% отечественных компаний привлекают к работе удаленных сотрудников. А в недавнем июльском опросе специалисты выяснили, что 3% работодателей готовы полностью перейти на дистанционный режим работы.
Если в периметре предприятия отследить, кто и чем занят достаточно просто – к услугам руководителей масса методов контроля, то понять, чем конкретно занимается сотрудник на удаленке, несколько сложнее. Здесь отсекаются варианты СКУД, полноценного видеонаблюдения, но остаются методы дистанционного взаимодействия.
Мониторинг выполнения задач
Организовать мониторинг выполнения задач можно с использованием методов контроля с поправками на удаленное расположение:
- планерки и летучки можно проводить в оговоренное заранее время с помощью специализированных программ – Skype, Zoom и т.п.;
- мотивационные доски остаются, но в онлайн-формате;
- метод хронометража можно организовать в корпоративных документах с общим доступом;
- специализированное ПО выбрать с дополнительными функциями отслеживания начала и окончания рабочего времени.
Автоматический учет рабочего времени
Это тот вариант, который будет удобен и для сотрудников в офисе, и для удаленщиков. Главный плюс – автоматизация, когда максимум, что требуется от самого человека – запустить программу. А дальше – все работает как бы само собой. Например, ПО Crocotime:
- собирает данные в “тихом” режиме, не отвлекает и не перегружает систему персональной машины;
- считывает время начала трудового дня и время его окончания;
- отмечает время работы, затраченное непосредственно на выполнение задач;
- серфинг по Сети разделит на продуктивный и непродуктивный – если сотрудник занимается поиском информации в трудовых целях, отметит время как рабочее; если прогулка по сайтам носит развлекательный характер, не учтет минуты отдыха;
- своим присутствием стимулирует дисциплинированность и нацеленность на результат. Это – психологический момент.
Методы и виды контроля по сути дают информацию об использовании времени сотрудниками. Без анализа это так и останется просто набором данных. Crocotime как автоматическая система выполняет весь цикл контроля и аналитики, выдавая руководителям готовый отчет о потраченных часах.
Главные ошибки в организации контроля времени сотрудников
Исходя из методов видов и принципов организации контроля времени сотрудников можно выделить самые частые ошибки:
- не тот метод.
Например, для творческих профессии не так важно, во сколько сотрудник явился на работу, сколько результат. А вот на заводе опоздание может быть критическим для всего производства.
- бессистемность.
Волнообразный поход к контролю не дает эффекта в долгосрочной перспективе и становится стрессом для сотрудников.
- обобщенность.
Учитывать достижения или промахи отдела в целом, не вдаваясь в подробности, кто именно становится причиной побед или поражений – путь к потере ценных специалистов.
- скрытность.
В рамках законодательства устанавливать скрытую слежку за людьми запрещено. В случае трудовых отношений сотрудники воспринимают такой подход как недоверие. А если в объективе камеры или на скриншоте экрана окажется личная информация, это грозит судебным разбирательством.
Всех этих ошибок помогает избежать программа автоматического учета рабочего времени Crocotime. Она действует в рамках правового поля, дает информацию в различных разрезах по желанию топ-менеджеров – получить отчет можно по конкретным специалистам, отделам, подразделениям и настраивается в зависимости от целей предприятия. А еще помогает выстроить здоровые трудовые отношения как в офисе, так и при сотрудничестве в удаленном формате.