Контролировать, чем заняты сотрудники в рабочее время – естественное желание любого владельца своего дела. Контроль расценивают как одно из условий развития бизнеса, в нем видят способ сокращения издержек и улучшения дисциплины. Подкрепляет все эти мысли Трудовой кодекс России, который официально подтверждает право работодателя отслеживать активность персонала в трудовые часы. Но как именно это делать? Вариантов много.
Разберемся, какие из них эффективны, а какие могут не просто усугубить ситуацию, но и по-настоящему навредить. Причем сосредоточимся на содержательной части, не беря в расчет банальный контроль времени прихода/ухода.
Для чего нужен контроль работы сотрудников за компьютером?
Рабочий день практически каждого сотрудника начинается с включения ПК. А что дальше? Исследования показывают, что далеко не сразу персонал начинает заниматься своими непосредственными обязанностями. “Под прикрытием” светящегося монитора:
- 46% читают личную почту или новости в Сети,
- 33% переписываются в мессенджерах не на рабочие темы,
- 26% “серфят” в социальных сетях,
- 23% изучают сайты по поиску работы,
- 11% отправляются на онлайн-шопинг.
Справедливо, что работодатель не хочет оплачивать часы, потраченные на решение личных вопросов сотрудников. В ежедневно усложняющихся экономических условиях об этом руководители задумываются все чаще, выбирая подходящие методы контроля.
Мониторинг и анализ загруженности персонала
Выяснить, чем на самом деле занимается подчиненный за компьютером, не так уж сложно. Процесс строится в два этапа:
- Мониторинг – сбор информации о занятости работника в прописанные по трудовому договору часы.
- Анализ – оценка полученных сведений.
На выбор владельца бизнеса несколько вариантов контролирующих мероприятий:
- планерки.
Метод не новый, всем известный. Ежедневные утренние “летучки” проводят с целью постановки задач на новый день и получения отчета о проделанной работе.
Главное, о чем не стоит забывать: задачи должны быть соизмеримые, а сами планерки не стоит превращать в совещание на половину рабочего дня;
- отчеты.
Что может быть проще: получил задание – отчитался о его выполнении. Установить такой порядок контроля не составит труда. В зависимости от подхода, отчеты можно обязать сдавать с различной периодичностью (в конце дня, недели, месяца, квартала и т.д.) каждого сотрудника или руководителей отделов/подразделений.
Главное, о чем не стоит забывать: отчет не должен быть ради отчета. Если в компании выбрали такой вариант контроля, то читать бумаги и отслеживать динамику необходимо;
- персональный хронометраж.
Здесь вся ответственность полностью ложится на сотрудника: со скрупулезной точностью он должен записывать, на что в течение дня тратил свое время – когда звонил, когда делал почтовые рассылки, когда встречался с клиентами и т.д.
Главное, о чем не стоит забывать: в силу предвзятости такого варианта контроля стоит сверять написанное с реальностью. Иначе можно получить очень занятого сотрудника, который на самом деле только приписывает себе исключительную рабочую нагрузку.
Эти методы малозатратны с точки зрения финансов, но расточительны с точки зрения времени.
Кроме того, недавний опрос портала Superjob.ru показал, что 53% работников российских компаний считает, что тратит треть своего рабочего времени на выполнение бессмысленных обязанностей, которые не идут на пользу ни лично, ни компании в целом.
А для самого руководителя эти варианты контроля становятся дополнительной нагрузкой, для которой нужно опять же искать дополнительные резервы времени.
Автоматический учет рабочего времени
В современных реалиях, когда бизнес должен быть гибким, уметь быстро реагировать на изменения, держать в фокусе все свои направления и аспекты деятельности, самым оптимальным вариантом становится автоматический учет рабочего времени. С помощью современных программ можно:
- контролировать штат, независимо от его размера – 10 и 110, и 1110 сотрудников будут под наблюдением;
- избавиться от огромного количества “ручных” отчетов;
- исключить человеческий фактор и не сомневаться в достоверности информации;
- сократить траты времени руководителя на контроль подчиненных;
- получать уже готовую аналитику;
- повышать мотивацию сотрудников одним только знанием о наличии программы контроля;
- оптимизировать распределение нагрузки на персонал;
- экономить ФОТ за счет оплаты реально отработанных часов.
Как контролировать удаленных сотрудников?
Концепцию удаленной работы разработал американец Джек Ниллес еще в 1972 году. Он утверждал, что для выполнения трудовых обязанностей вовсе не обязательно держать людей в офисе, современные (даже на тот момент!) средства связи могут обеспечить бесперебойный и вполне результативный рабочий процесс.
Свою идею он реализовал на практике, доказав ее эффективность. Коронавирусная реальность заставила многих работодателей пойти по пути дистанционного сотрудничества, ровно, как и задуматься над тем, как контролировать удаленных сотрудников.
При всех плюсах перехода на дистанционное взаимодействие (это, в первую очередь, – экономия на аренде и оплате ресурсов офиса) эффективность первых же недель работы в непривычном формате работодатели определили так:
- 65% отметили медленное выполнение поставленных задач,
- 40% сетовали на несогласованность взаимодействия из-за недостаточности коммуникаций,
- 30% сказали, что сотрудники работают спустя рукава, не прикладывая должных усилий,
- 5% указали на нулевой результат при максимальной отдаче.
Ясно одно, пускать на самотек работу удаленных сотрудников – верный путь к провалу.
Методы повышения эффективности удаленных персонала
Контроль дистанционных сотрудников сводится не только к отслеживанию времени непосредственной работы. Здесь важно уделить внимание эффективности.
Как построить работу на расстоянии, чтобы она была результативной:
- устраивайте онлайн-совещания.
Проводите ежеутренние созвоны, лучше, если они будут в видеоформате – так сотрудники будут в тонусе. Решить эту задачу помогают различные сервисы – например, Skype, Zoom;
- ставьте четкие задачи и дедлайны.
Прописывайте задачи детально – какой результат, в каком виде и к какому сроку вы хотите получить. Так больше вероятности избежать оправданий из разряда “не понял, что нужно”;
- дайте возможность быть самостоятельными.
Присылайте задачи в начале дня, а не маленькими порциями в течение суток. Так сотрудник будет представлять полную картину своих задач и сможет распределять их;
- не забывайте про обратную связь.
С определенной периодичностью обсуждайте с каждым удаленщиком результаты его работы, говорите о перспективах, отмечайте успехи – так вы покажете сотруднику значимость его работы.
Но это – теория, воплотить которую в практику помогают следующие инструменты:
- онлайн-календари.
В них легко обозначить конкретные задачи, сроки их исполнения, можно оставлять напоминания;
- планировщики задач.
Сервисы, которые могут представлять собой обычный to-do list или более продвинутый вариант с отметками об этапах реализации, комментариями, если над проектом или задачей трудится не один человек. Помогают наглядно видеть поставленный пул, отслеживать ход работы;
- тайм-трекеры.
Это компьютерное ПО, которое непосредственно отслеживает время выполнения задания. Может быть автоматическим или включаться вручную на усмотрение исполнителя. Позволяют получить данные о временных затратах.
- CRM-системы.
Это более “глобальное” программное обеспечение, которое подходит для работы над крупными проектами большими командами.
Использовать эти инструменты можно в отдельности или в совокупности в зависимости от специфики работы и целей.
Программа для учета и контроля дистанционного персонала
Самым эффективным способом контролировать удаленных сотрудников владельцы бизнеса признают программы учета и контроля рабочего времени, такие как CrocoTime. Функционал этого IT-решения совмещает все необходимые инструменты и дает максимум объективных данных о работе как удаленщиков, так и сотрудников в офисе:
- мониторинг начала и окончания рабочего дня. В автоматическом режиме ПО зафиксирует старт и финиш трудового времени,без дополнительных затрат времени и ресурсов;
- формирование табеля. CrocoTime сделает это без участия кадровика;
- анализ трафика. Система разделит посещаемые интернет-ресурсы и используемые программы на продуктивные и непродуктивные. И если часть рабочего времени работник выбирал себе новый гардероб, это отразится в отчете.
- мониторинг отвлечений. Если более 5 минут ПО не получает отклика от периферийных устройств ввода (нажатия на клавиши клавиатуры, бездействие мыши), фиксируется отсутствие сотрудника за рабочей машиной. А значит, подсчитать незапланированные отвлечения не составит труда.
- тайм-трекинг. Эта функция напомнит о незавершенной задаче, покажет, чему нужно уделить внимание в срочном порядке;
- фотография рабочего дня. То, что сотрудник должен отразить в ручных отчетах, в CrocoTime делается автоматически, не отвлекая человека от непосредственных обязанностей.
Кроме того, компании, установившие программу учета и контроля рабочего времени CrocoTime, и сами сотрудники отмечают лояльность этого ПО: это одно из немногих IT-решений, которое не организует тотальную слежку, не делает записи с веб-камер и не перехватывает личную переписку. Увидеть отчеты, проанализировать работу могут как руководители отделов, топ-менеджеры, так и отдельные работники – это снимает вопросы по оплате труда, излишней нагрузке, недоработках и, главное, насыщенности рабочего времени выполнением непосредственных задач.
Современная тенденция такова, что работодатели готовы в корне отказаться от оплаты труда по принципу “сделал – оплатили”, пересматривают подходы к организации компаний и все чаще видят в удаленном сотрудничестве спасение бизнеса в непростых экономических условиях. Использование автоматических программ учета рабочего времени, в частности CrocoTime – тот вариант, при котором выигрывают все: и руководители, и сотрудники в офисе или вне его стен.