45% работодателей в рамках опроса еще в мае 2020 заявили, что численность сотрудников в их компаниях сократилась. Причина тому – сложные экономические условия, которые породила пандемия коронавируса. Более того, буквально за месяц, с сентября по октябрь этого года число компаний, которые готовы пойти на крайние меры и расстаться с частью коллектива, увеличилось в 2 раза. Таковы реалии современного бизнеса. И если все-таки организация приняла решение сокращать персонал, то процесс должен быть продуманным.
Первый шаг на пути оптимизации численности работников – создание комиссии по сокращению. Как правило, в нее входят кадровые специалисты, представители профсоюза, если таковой имеется, и юристы.
Создавать такую комиссию по сокращению или нет – решает работодатель. Но она может существенно упростить процесс: в случае споров суды больше доверяют решениям, принятым коллегиально, нежели единолично.
Кроме того, работа комиссии не должна быть номинальной, а должна решить ряд вопросов:
- определить сотрудников, которые не подлежат сокращению или имеют преимущественное право на оставление на работе при сокращении;
- изучить документы каждого кандидата на сокращение – личные дела, дипломы об образовании и сертификаты повышения квалификации, отметки о поощрениях и дисциплинарных взысканиях и т.д.;
- оценить вклад сотрудника в развитие компании, его профессиональные и личные качества.
Если первый пункт достаточно просто выполнить, опираясь на законодательство, второй – на официальные документы, то для оценки качества работы персонала нужно рассмотреть, на что именно сотрудники тратят рабочее время – действительно выполняют свои обязанности или теряют его впустую.
На что обратить внимание при оценке каждого кандидата на сокращение
Учесть все заслуги участника команды – задача, на первый взгляд, непростая. Чтобы дать объективную оценку, нужно заострить внимание на различных показателях:
- потери рабочего времени,
- загруженность,
- выполнение поставленных задач,
- эффективность.
Виды потерь рабочего времени
Потери рабочего времени – это часы или минуты, в которые сотрудник должен выполнять свои трудовые обязанности, но не делал этого.
В зависимости от приемлемости различают:
- плановые – дополнительные перерывы по инициативе работодателя, ремонт и обслуживание оборудования и т.п.;
- внеплановые – это внезапные срывы рабочего процесса, которые могут возникнуть по объективным (например, отключение электроэнергии) и личным (например, опоздание сотрудника) причинам.
В зависимости от длительности:
- целодневные,
- внутрисменные.
В зависимости от причин возникновения:
- из-за брака в работе – сотрудник тратит рабочее время, но по итогу на выходе получается некачественный продукт или услуга;
- из-за непредвиденных обстоятельств, тех, что нельзя предугадать – срывы поставок или отмены договоренностей, природные и техногенные катаклизмы, изменения законодательства, регламентирующего работу компании;
- из-за нарушения трудовой дисциплины – когда сотрудники вместо выполнения своих обязанностей предпочитают общаться с коллегами, устраивать долгие кофе-брейки или занимаются решением личных вопросов.
При выборе кандидатов на сокращение анализ потерь рабочего времени может стать одним из ключевых критериев. Здесь стоит уделить внимание персонально каждому сотруднику – понять, а лучше – зафиксировать, насколько человек погружен в работу, как скоро выполняет поставленные задачи и какова его эффективность.
Анализ загруженности и контроль выполнения задач
Это ключевые моменты в оценке вклада сотрудника в процветание компании. Анализ загруженности – это не просто фиксация, сколько часов отработал специалист, здесь фокус – на содержании. Можно посвятить своим непосредственным обязанностям 2 часа из стандартных 8-ми, а остальное время делать вид, что работаешь. Человек вроде бы загружен, но чем именно?
Понять, чем наполнен день работника, помогают:
- метод хронометража.
Один из самых популярных методов – простой и понятный. Реализуют его на практике по-разному.
Вариант 1. Сотрудники самостоятельно с определенной периодичностью, например, раз в 15 минут, отмечают, чем занимались в прошедший промежуток времени. Естественно, это отвлекает.
Вариант 2. Руководство назначает ответственное лицо, которое фиксирует занятость персонала. В этом случае есть плюс: знание, что активность отслеживают, дисциплинирует. Но с психологической точки зрения не каждому будет комфортно работать, когда за спиной стоит надзиратель.
- метод анкетирования или интервью с консультантом.
Этот способ позволяет получить общее понятие об отношении сотрудника к своей работе. Работник заполняет опросник, специалист анализирует и делает выводы, как человек оценивает свою причастность к общему делу, насколько увлечен работой и ответственно относится к своим обязанностям, понимает ли досконально поставленные задачи.
Контроль выполнения задач
Контроль выполнения задач также дает понятие об отношении сотрудника к своим обязанностям. Методы контроля различаются периодичностью:
- итоговый – когда руководитель проверяет уже готовый результат. Здесь есть высокая степень доверия: работник в процессе предоставлен сам себе, может проявить свои способности. Но риски велики: если задача выполнена в корне неверно, то получается, что время потрачено впустую;
- предварительный – когда результат оценивают ближе к заключительному этапу, например, при выполнении задачи на ⅔. Риск получить неудовлетворительный результат здесь меньше: есть время на исправление или доработку. Но и ресурсов руководителя уходит больше;
- поэтапный – когда результат отслеживают по прошествии какой-то логически завершенной части общей задачи;
- периодический – когда контроль проводят в строго определенное время, например, каждый понедельник. Здесь своеобразная неотвратимость отчета или проверки, казалось бы, должна дисциплинировать. Но на деле чаще получается, что такой контроль со временем становится рутиной и может демотивировать;
- выборочный – когда проверка выполнения задач случается внезапно, на усмотрение руководителя, и каждый раз становится сюрпризом для сотрудника. Работодатели часто считают, что контроль в таком режиме держит коллектив в тонусе, но на практике он не несет положительного отношения, заставляет испытывать стресс.
Оценка эффективности сотрудников
Эффективность работы – это умение выполнять поставленную задачу в конкретных условиях и с определенным качеством.
Именно качество отличает понятие эффективность от понятия результативность: например, рабочий может за час сделать 5 качественных деталей, а может наштамповать 15 штук с браком. Результативность в последнем случае выше, но эффективность – ровным счетом наоборот.
Оценка эффективности проводится в 2 этапа:
- для начала в компании нужно прописать определенные критерии эффективности;
- а дальше – сверять достижения участников коллектива с установленными нормами.
Для этого есть методы, которые делятся на качественные и количественные.
Качественные характеризуют персонал без каких-либо цифровых показателей:
- матричный метод – сравнение конкретного специалиста с идеальной моделью сотрудника на этой должности;
- метод системы произвольных характеристик – руководитель отмечает ключевые и значимые успехи и провалы, из чего делает выводы;
- метод “360 градусов” – оценка специалиста коллегами. Они, как никто другой, знают тонкости работы “соседа”;
- метод группового обсуждения – беседа сотрудника и руководителя об успехах и перспективах в работе.
Количественные считаются наиболее объективными, поскольку основываются на цифрах:
- метод достижения целей – общая цель компании, как правило, “разбивается” на небольшие подцели, которые ставят перед сотрудниками. И оценивают, насколько быстро, какими способами и в каком объеме работник их достигает. Например, единая цель компании – увеличение количества клиентов на 20%. Тогда это предполагаемое количество делится между менеджерами и становится целью для каждого. В итоге оценивают, какой процент задачи выполнил работник;
- метод балльной оценки – это как в школе. За каждое свое действие работник получает какой-то заранее оговоренный балл, в конце определенного временного отрезка (года/квартала/месяца) баллы суммируются и становятся основанием для выводов;
- ранговый метод – управленцы составляют своеобразный топ-лист сотрудников, затем рейтинги объединяются, выводится “среднее арифметическое” по позиции каждого участника коллектива.
Все эти методы нельзя назвать плохими, но часть из них “грешат” субъективностью, часть – требуют привлечения дополнительных людей для проведения анализа, что при условии, что цель – сократить численность сотрудников абсолютно нелогично, часть – отнимает слишком много времени у самих работников или руководителей.
Автоматический мониторинг работы персонала
Современные IT-решения для мониторинга работы персонала снимают целый ряд организационных вопросов и решают задачи в автоматическом режиме. Например, система учета рабочего времени CrocoTime:
- не отвлекает сотрудников составлением дополнительных отчетов,
- дает объективную картину занятости персонала,
- позволяет отслеживать работу на любом этапе,
- предоставляет руководителям готовую аналитику.
Одна из возможностей программы – цифровая фотография рабочего дня. По сути это тот же визуальный способ контроля рабочего времени сотрудника, но в отличие от ведения вручную, здесь не нужно заполнять тонны бумаг, применять сложные формулы. CrocoTime собирает данные в “тихом” режиме, не мешая непосредственной работе и не посягая на личное, но за счет интеграции с календарями, пропускной системой и IP-телефонией учитывает каждое “движение” сотрудника, которое идет на пользу компании.
ПО компании “Инфомаксимум” – универсальная система, которая решает все вопросы организации и контроля рабочего времени. И которая станет независимым экспертом при решении сложного вопроса сокращения количества сотрудников, потому что коллектив в отчете на экране монитора – “как на ладони”. Программа:
- фиксирует начало и окончание трудового дня;
- отмечает приложения и интернет-ресурсы, которыми пользуется сотрудник, разделяя их на профильные и отвлечения;
- в интеграции с кадровыми системами автоматически формирует табели;
- считает потери рабочего времени;
- помогает определить эффективность сотрудников.
Автоматический учет рабочего времени – уже шаг на пути оптимизации процессов компании, поскольку само наличие программы стимулирует дисциплину и ответственность в выполнении задач. Возможно, результаты анализа работы сотрудников, проведенного с помощью CrocoTime, подскажут иные пути выхода из сложной ситуации в бизнесе. Но даже если сокращения не избежать, это ПО станет надежным помощником в принятии решений и даст неоспоримые факты, которые не дадут ошибиться и расстаться с действительно ценным сотрудником.