Персонал выполняет свои обязанности, не отвлекаясь на личное, работодатель оплачивает исключительно трудовые часы – идеальная картина рабочего процесса, которая, к сожалению, чаще всего далека от реальности.
Если заглянуть в любой офис, увидим совершенного другое: затянувшееся утреннее чаепитие и обсуждение последних новостей. Или увлеченно смотрящего в монитор рабочего ПК сотрудника, который, на самом деле, выбирает тур в теплые страны. Или суетливого трудягу, которого поджимает очередной дедлайн.
А в конце дня, как только стрелки сходятся на часе окончания официального рабочего времени, одних – словно сдувает ветром, другие – ответственно остаются доделывать задачи, жертвуя личным. И то, и другое – свидетельство того, что рабочее время расходуется неэффективно. И главная задача и для руководителя, и для самих сотрудников – понять, почему так происходит. В этом и будем разбираться. Но обо всем по порядку.
На что тратят рабочее время сотрудники?
Рабочее время – это временной промежуток, в течение которого сотрудник в соответствии с трудовым договором или в правилами внутреннего распорядка организации должен выполнять свои профессиональные обязанности.
Понятие официально закрепленное в Трудовом кодексе России и универсальное для всех. Но, к сожалению, законодательство не регламентирует содержательную часть. Отработать положенные часы – обязанность, не выполнив которую можно в рамках закона получить наказание. А вот эффективность оказывается за рамками правового поля, потому персонал считает, что вполне может тратить время, по сути, принадлежащее работодателю, и на сторонние занятия.
Сервис Зарплата.ру провел опрос 5 613 россиян и выяснил:
- 20% из них устраивают перерывы в работе 2-3 раза в день;
- 12% устраивают передышку не чаще 1 раза в день;
- 4% заявили, что у них настолько мало работы, что практически весь день = отдых;
- 64% отметили, что все зависит от нагрузки.
Стоит отметить, что ТК РФ регламентирует и право на отдых любого сотрудника. Перерывы, если они санкционированные, идут на пользу: позволяют отвлечься, передохнуть, легче переключаться между задачами. 85% работающих отмечают, что перерывы придают им сил и повышают работоспособность.
Отследить количество перерывов несложно – бывает достаточно личного присутствия работодателя, который может пройтись и посмотреть, где сейчас находятся сотрудники. Другое – когда персонал ответственно сидит на своих рабочих местах, сосредоточенно смотрит в мониторы. Понять, чем именно занят каждый на своем ПК гораздо сложнее.
Недавнее исследование компании SearchInform показало, на что отвлекается персонал, не покидая своих рабочих мест:
- соцсети – 20%,
- чтение новостей – 17%,
- интернет-шоппинг – 15%,
- спорт и ставки – 11%,
- дополнительная работа – 10%,
- игры – 9%,
- поиск туров – 6%,
- развлекательные ресурсы – 5%,
- продажа авто и недвижимости, учеба и чтение книг, просмотр роликов на youtube – по 2%,
- просмотр интим-контента – 1%.
На отвлечения каждый сотрудник тратит от 1 до 3 часов в день. Если взять за основу стандартные 8 часов, то получается, что в среднем четверть рабочего времени уходит на непрофессиональные задачи.
Вывод: даже присутствие сотрудника на своем рабочем месте, заинтересованный вид и громкое стучание по клавишам клавиатуры не дают гарантию, что человек занимается непосредственно рабочими делами.
Причины неэффективного расходования рабочего времени
Рабочее время идет, а результаты работы невпечатляющие, а то и вовсе близки к нулю. Такое может возникнуть в силу разных причин. В первую очередь, их можно условно разделить на 2 группы: рабочие и личные.
К рабочим относятся:
- неправильно выстроенные процессы (неотлаженное взаимодействие между отделами компании, многоуровневые проверки выполнения одной задачи и т.п.);
- перебои в ресурсах (срывы поставок, внезапное отключение электроэнергии и т.п.);
- частые совещания;
- излишняя нагрузка на конкретного сотрудника;
- отвлечения по рабочим, но непрофильным для специалиста вопросам.
К личным относятся:
- опоздания;
- семейные проблемы;
- неумение организовать собственное время и расставлять приоритеты;
- залипание в Интернете;
- профессиональное выгорание;
и т.п.
И рабочие, и личные причины в равной степени влияют на снижение эффективности расходования рабочего времени. А если всё вместе? Совещаний – тьма, свет отключили, дома – ремонт, а котиков посмотреть в Инстаграме очень хочется, хотя бы ради того, чтобы от проблем абстрагироваться. Вот уж где об эффективности нет и речи.
Вывод: чтобы понять причины, нужно взять под контроль рабочие процессы компании и трудовое время каждого сотрудника. А затем – проанализировать и принять меры.
Контроль рабочего времени сотрудников
Отследить, насколько эффективно тратится рабочее время в компании – первый шаг. Чтобы составить общую картину, нужно посмотреть:
- вовремя ли сотрудник приходит в офис и когда его покидает;
- соблюдает ли сроки выполнения задач или регулярно срывает дедлайны;
- как часто и на что именно отвлекается;
- много ли времени проводит на рабочем месте сверхурочно и в чем причина – не может организовать себя или часто помогает коллегам в ущерб своим задачам;
- сколько времени тратит на решение вопросов, никак не связанных с работой.
Вывод: чтобы понять, насколько эффективно расходуется рабочее время, придется в деталях уделить внимание каждому аспекту.
Методы контроля рабочего времени
Контролировать рабочее время от момента входа на предприятие до заключительной минуты рабочего дня можно разными методами. Отбросим те, что требуют привлечения дополнительных людей и нарушают личные границы. Оставим самые популярные:
- СКУД (система контроля и управления доступом), организованная с помощью пропускных карт или биометрических данных, отметит прогульщиков и опаздывающих. Но не покажет, чем именно занимался сотрудник, даже если пришел вовремя;
- видеонаблюдение в коридорах и кабинетах даст возможность видеть перемещения и местонахождение сотрудников в конкретный момент рабочего дня, покажет, на месте ли работник или увлекся чаепитием. Но вдруг на кухне человек ведет переговоры с клиентом, просто потому что так удобнее? Или сидит за ПК, а мыслями в решении личных вопросов? Видеонаблюдение это не отразит;
- самофотография рабочего дня – когда сотрудник самостоятельно отмечает, на что потратил каждую минуту своего рабочего времени. Таймлайн заполняется вручную с определенной периодичностью, например, каждые полчаса. Потом данные передаются руководителю. Этот метод позволяет увидеть содержательность рабочего дня, посмотреть загруженность сотрудника. Но где гарантия, что работник не приписал себе лишние заслуги? Да и дополнительное время на заполнение и проверку отчета нужно.
Вывод: каждый из этих методов делает акцент на какой-то одной стороне процесса. Чтобы охватить и дисциплину, и отвлечения, и наполнение рабочего времени, можно применять их в комплексе. А можно обратиться к современным IT-решениям.
Автоматический учет рабочего времени
Современные технологии шагнули далеко вперед. И это касается не только бытовой техники и средств связи. В сфере контроля рабочего времени компании, что идут в ногу со временем и ориентируются на результат, используют системы мониторинга, поскольку они, в первую очередь, экономят:
- средства на внедрение отдельных методов контроля. Достаточно одной программы, чтобы контролировать и время прихода/ухода, и ресурсы, которыми пользуются сотрудники на своих ПК;
- время работников на заполнение отчетов и руководителей на проверку.
Функционал программ учета рабочего времени
Главный плюс автоматического ПО – универсальность, когда внедрение единственной программы решает сразу все задачи, которые другие методы реализуют узконаправленно. Например, CrocoTime от отечественной компании Инфомаксимум:
- возьмет на себя функцию СКУД – отмечает начало и окончание рабочего дня вместе с включением компьютера;
- умеет наблюдать за перемещениями без камер. Зафиксирует, присутствует сотрудник за ПК или нет – система устроена так, что при отсутствии отклика от периферийных устройств ввода (клавиатуры и мыши) в течение 5 минут программа отмечает простой. При этом, если человек звонит по рабочему вопросу или проводит встречу с клиентом, время будет считаться рабочим за счет интеграции с календарями и IP-телефонией;
- сделает фотографию рабочего дня без лишних затрат. Эта функция в CrocoTime реализуется в автоматическом режиме – данные собираются, не отвлекая сотрудника от работы, фиксируется каждая минута;
- анализирует содержание использованных приложений и Интернет-ресурсов. Уникальная функция, которая показывает, насколько профильные страницы открывает сотрудник. Дело в тонких настройках: для каждого сотрудника/отдела можно указать, что именно будет считаться отвлечениями. Ведь если бухгалтер сравнивает цены на путевку в Турцию и Тунис – это явно не по работе, а если менеджер туристического агентства, то это профильное занятие.
Вывод: автоматические программы учета рабочего времени – на сегодняшний день самый продуманный и экономически выгодный вариант. Максимум информации о компании и ее персонале при минимальных затратах средств и времени.
Применение полученной информации
Один из решающих плюсов автоматического контроля – это готовая аналитика. Руководителям не надо приводить под общий знаменатель отчеты подчиненных. Достаточно лишь сделать выводы. IT-решения помогают:
- увидеть уровень нагрузки сотрудников;
- найти “узкие места” в процессах самой компании;
- выявить персонал, который регулярно нарушает дисциплину или срывает дедлайны;
- выяснить, на что отвлекается работник.
Все это становится основой для принятия управленческих решений, которые урегулируют внутренние процессы в компании. Здесь руководителю нужно действовать, исходя из конкретной ситуации.
Например, мониторинг показывает, что сотрудник часто задерживается. При этом фотография рабочего дня наглядно говорит, что в трудовые часы человек и правда работал, не поднимая головы. Значит, человек перегружен. Почему:
- слишком много “тянет на себе” → перераспределить нагрузку в коллективе;
- не хватает знаний, компетенций → отправить на курсы повышения квалификации.
Кроме того, CrocoTime – это не программа исключительно для руководителя. Это система, которая помогает всем участникам процесса увидеть свою эффективность. Достаточно дать доступ к результатам мониторинга, чтобы человек посмотрел на себя со стороны, ведь ПО рисует максимально непредвзятую картину. А дальше – заинтересованный сотрудник сделает выводы, увидит точки роста, поймет, где нужно исправиться или подтянуться. А незаинтересованный… Покажет, насколько он незаинтересованный. И тем самым тоже даст руководству основу для дальнейших действий.
Вывод: поиск причин неэффективного расходования рабочего времени тоже должен быть эффективным. И здесь современные IT-решения явно выигрывают. Контролировать компанию, независимо от ее штата, можно всего одним инструментом – системой CrocoTime.