Если вы работаете на удаленке, из дома, велик соблазн неверно расставить приоритеты: вместо того, чтобы взяться за трудовые обязанности, чуть дольше поспать, заняться “неотложными” домашними делами и опомниться, когда коллеги начнут настойчиво требовать ответов на вопросы, напоминать о срочной задаче. Или внезапно обнаруженное в электронной почте письмо будет буквально кричать о том, что вы слегка забылись… Как работать на удаленке без потери эффективности, что поможет наладить дисциплину в режиме home office и так ли сладко трудиться без надобности каждый день ездить в офис? Будем разбираться в этой статье.
Нужна ли дисциплина при работе из дома?
Первый же опыт массовой удаленки, который “подарила” пандемия, показал, что дисциплина – это основа успешной удаленной работы.
Исследование аналитического центра НАФИ, проведенное в 2020 году, показало, что эффективностью работы из дома остались недовольны все: и руководители компаний, и сами сотрудники. Оценки владельцев бизнеса, которые полностью или частично перевели свои коллективы на домашний формат работы:
- 48% – эффективность скорее снизилась;
- 34% – сильно снизилась;
- 14% – не изменилась;
- 4% затруднились ответить.
- При этом никто из опрошенных не отметил повышения эффективности труда своей команды на удаленке.
Сами сотрудники в оценке своей эффективности при дистанционном формате работы согласились с мнением руководителей:
- 40% отметили явное снижение;
- 39% сказали, что не увидели изменений;
- 15% увидели повышение эффективности;
- 6% затруднились ответить.
Основные правила эффективной удаленной работы
Для начала стоит поставить целью не снизить привычные темпы работы и уровень эффективности. Для этого:
1 Сохраняйте привычный распорядок.
Конечно, как потратить временной люфт, образовавшийся в результате экономии минут/часов на дороге до офиса, – личное дело каждого. Но если встать хотя бы незадолго до официального начала рабочего дня, привести себя в порядок, как обычно, попить кофе и съесть привычный завтрак, то это на уровне психологии будет своеобразным сигналом к старту. Ритуал выполнен – пора приниматься за обязанности. Продуманная регулярная отчетность тоже станет стимулом сохранять распорядок и не забывать о работе.
2 Планируйте нагрузку.
Не стоит думать, что если у вас есть дополнительное время, то нужно успеть сделать гораздо больше привычного объема работы. Безусловно, такие трудовые подвиги совершить можно, но, скорее всего, это приведет к негативным последствиям: выгоранию, моральному неудовлетворению собой. Если поставить 100 задач, а выполнить 10, то это однозначно разочаровывает.
3 Разделяйте время.
Делу время – потехе час. Есть установленный в офисе график – его и старайтесь придерживаться. Не стоит оставлять на ночь незавершенные дела. Во-первых, коллеги не обязаны отвечать вам на рабочие вопросы вне обозначенного времени; во-вторых, так на следующее утро будет сложно бодро приняться за работу.
4 Создавайте рабочую атмосферу.
Это касается не только конкретно рабочего места. Примите за правило: на онлайн-планерку ходить в приличном виде и вертикальном положении. Лежа в кровати в пижаме, с котиком в обнимку думать о работе крайне сложно.
5 Общайтесь с коллегами.
Это касается и рабочих вопросов, и сохранения коллективного духа. Если есть необходимость получить нужную информацию, пишите коллегам везде, где это допустимо. Если в неформальном чате “прилетает” предложение развлекательного характера, не отказывайтесь от участия в корпоративном движе, пусть и онлайн.
Недостатки дистанционной работы
Согласно тому же опросу, те, кто признался в снижении своих показателей, в числе причин назвали:
- сложности при решении вопросов при дистанционном формате взаимодействия – 55%;
- невозможность сосредоточиться из-за домочадцев – 24%;
- отвлечение на домашние дела – 22%;
- проблемы с самоорганизацией – 18%;
- технические проблемы – 16%;
- неотлаженный механизм взаимодействия с руководителем – 8%.
Конечно, экономить на транспортных расходах, не тратиться на бизнес-ланчи, в конце концов, побыть дома с семьей больше обычного – это явные плюсы. А с учетом укоренившегося в сознании образа успешного удаленщика с ноутбуком под пальмой на Бали – дистанционка вообще воспринимается как дело нехитрое. Но при всех положительных моментах, которые отмечают и сотрудники, и работодатели, со временем удаленка обнажила и явные минусы.
Среди ключевых, которые коснулись едва ли не каждого первого сотрудника, который из привычного офиса отправился в домашний:
- проблемы самоконтроля. В отличии от офиса, где контроль – что-то само собой разумеющееся, в домашних условиях эта ответственность ложится на плечи самого сотрудника. Следить за распорядком приходится самостоятельно;
- много отвлекающих факторов. Если в офисе в качестве основного “пожирателя” времени выступает свободный доступ в Интернет (социальные сети, новости, мессенджеры), то дома к нему добавляется и присутствие семьи, необремененных удаленкой друзей и даже соседей, которые, в отличии от вас, днем могут не работать, а, например, готовить обед и периодически заглядывать за солью;
- отсутствие карьерного роста. На удаленке стирается видение уровня участия каждого сотрудника в общем деле. Когда все работают из дома, все в равных условиях, кажется, что успехи становятся менее заметными.
Все негативные моменты можно свести к минимуму, используя программу учета рабочего времени, которая покажет:
- во сколько начинается рабочий день каждого сотрудника;
- насколько человек выкладывается при выполнении рабочих задач из дома;
- когда и на что работник отвлекается;
- насколько выстроен график работы в режиме home office.
Достаточно установить одну программу, например, CrocoTime, чтобы решить вопрос дисциплины в удаленном коллективе.
Как совместить дисциплину и лояльность у удаленных сотрудников
Однако сообщение о том, что учитывать рабочее время на удаленке будут, причем не просто веря на слово сотрудникам, а используя современное программное решение, часто воспринимается негативно. Наладить контроль и при этом не потерять положительный настрой и лояльность сотрудников можно, выбрав оптимальное IT-решение.
Автоматический учет рабочего времени
Преимущества автоматического учета рабочего времени уже оценили тысячи удаленных сотрудников. Например, пользователи программы CrocoTime отмечают:
- не нужно тратить время на составление отчетов о своей удаленной работе. Такой вариант контроля сотрудников выбирают многие компании – требуют ежедневный или еженедельный отчет о своих действиях. Для работников это становится дополнительным пунктом в списке задач, учитывая, что наладить дисциплину, особенно в начале удаленного формата взаимодействия, многим бывает трудно;
- не нужно даже помнить, что пора включить какой-то счетчик времени, как только начинаешь работать. Такой вариант тоже бывает: руководство компании просит использовать тайм-трекер, чтобы данные по отчетам были максимально правдивыми. При моральной нагрузке на удаленных сотрудников, случается, что люди просто забывают включать/выключать трекеры. CrocoTime начинает работать вместе с сотрудником, как только включился ноутбук или компьютер;
- есть доступ к данным. CrocoTime – пожалуй, самая справедливая программа из числа автоматических систем учета рабочего времени. Мало того, что подделать данные не может никто – ни сам сотрудник, ни руководитель, здесь есть возможность открыть доступ к статистике для работника, тем самым дать возможность корректировать свою нагрузку, видеть успехи и обращать внимание на критичные точки в работе;
- можно не беспокоиться о слежке. Мысль о том, что все время находишься под наблюдением, особенно, когда и без того вынужден работать в четырех стенах, определенно угнетает. В числе функций программы CrocoTime отсутствует подслушивание разговоров, подсматривание через веб-камеру, фотографирование рабочего стола.
Самофотография рабочего дня
Самофотография рабочего дня – один из популярных инструментов контроля и повышения дисциплины. Человек знает, что каждую минуту своего рабочего дня должен отразить в специальном отчете – таблице, дневнике. Способ достаточно простой, но всегда стоит рассчитывать на объективность данных.
Реализовать фотографию рабочего дня проще, удобнее и надежнее с точки зрения достоверности информации можно с помощью программы CrocoTime:
- система собирает информацию в “тихом”, не отвлекающем от непосредственных задач режиме, при этом установка этой программы не отражается на скорости рабочей машины сотрудника;
- отчеты генерируются автоматически, не нужно тратить время на анализ работоспособности каждого отдельного сотрудника и ситуации в команде в целом;
- программа учитывает онлайн-встречи и совещания, телефонные разговоры по рабочим вопросам, поскольку интегрируется с календарями, кадровыми и другими системами, IP-телефонией.
Что дает фотография рабочего дня:
- полное и объективное представление о структуре рабочего времени каждого сотрудника/отдела/подразделения;
- картину использования интернет-ресурсов и приложений, которая наглядно покажет, отвлекался ли сотрудник в рабочие часы, на что именно и в каком количестве. Это может стать поводом для того, чтобы определить профильные и непрофильные сайты для каждого сотрудника – такая возможность тоже есть в CrocoTime;
- руководитель может определять задачи для сотрудников, с учетом того, насколько они заняты – на основе аналитических данных можно успешно перераспределять нагрузку;
- видение эффективности взаимодействия между сотрудниками и отделами компании. Если анализ показывает критическую точку, то, выяснив причину, можно сделать рабочие процессы максимально эффективными.
Дисциплина при дистанционном формате работы выходит на первый план. Наладить ее в удаленном коллективе, при этом не вызвать негатива и не тратить на процесс стабилизации удаленной работы массу времени, могут современные IT-инструменты. В программе CrocoTime есть весь функционал, который необходим для эффективной работы на удаленке.