Удалёнка ворвалась в жизнь многих компаний внезапно и стала практически единственным спасением бизнеса в условиях пандемии. Почти половина российских компаний в 2020 году перешла на удаленную работу – кто-то справился с новым форматом с легкостью, другим это далось с трудом. О том, что повлияло на результаты внедрения дистанционного взаимодействия, и что же делать, чтобы сотрудники при работе из дома не теряли и даже повышали работоспособность – наша статья.
Как измерить производительность труда при удаленном режиме работы?
В самом начале массовой удаленки и работодатели, и сотрудники отмечали удивительный факт: работоспособность в режиме home office у многих зашкаливала. Причины такого феномена совпали с результатами исследования, которое еще в 2012 году провели в Стэнфорде профессор Николас Блум и аспирант Джеймс Лянг. Они выяснили, что из дома сотрудники работали в среднем на 13% эффективнее, чем в офисе. Причин для этого обнаружилось две:
- Удаленщики полностью отрабатывали положенные по графику часы. Они не опаздывали из-за пробок или поломок авто, реже брали больничные и отгулы, совмещая дом и работу. Только этот вывод вовсе не говорит о повышении эффективности.
- Удаленщики меньше отвлекались. Удивительно, но это так. Те, кто работал из дома, и сами сделали для себя открытие: оказалось, что офис отвлекает гораздо больше, чем они думали. А в собственных апартаментах они изолированы от болтовни коллег, пусть даже на очень интересные темы, передвижений по офису, массовых кофе-брейков, когда отказаться от перерыва – словно отколоться от коллектива. Домашняя обстановка позволяла им тщательнее сконцентрироваться.
В Российской действительности удаленка стала все же нововведением. Поэтому результаты работы из дома удаленщики по неволе оценивают по-разному. Свежий опрос портала SuperJob, проведенный буквально в конце декабря 2020, показывает:
- 36% удаленщиков уверяют, что работа в режиме home office дается им лучше. Так считают чаще мужчины – 38% против 33% среди сотрудников женского пола;
- те же 36% специалистов не видят существенной разницы в собственной эффективности при работе из дома или в офисе. Но тут гендерные акценты сместились – 41% дам против 31% среди мужчин;
- 17% удаленщиков откровенно признались, что теряют эффективность в домашних условиях.
Основные проблемы при переходе на удаленку
Даже те, кто в итоге втянулись в удаленный формат работы, на первых порах сталкивались с трудностями. В общем и целом разделить проблемы перехода на удаленку можно на три условных блока:
- первый – это проблемы простые и быстро решаемые. Сюда относят медленный Интернет, отсутствие отдельного компьютера или периферийных устройств для работы. Устранить эти технические недочеты несложно – работодатель предоставляет удаленщикам оборудование, на котором они привыкли работать в офисе, покупает недостающие гаджеты или выдает финансы на целевые покупки;
- второй блок – это проблемы посерьезнее. Когда выясняется, что к удалённой работе не готовы ни руководитель, ни подчиненные: для сотрудников сложность вызвал вопрос самоорганизации, у топ-менеджмента – вопрос контроля. Во многих компаниях до сих пор действует принцип “вижу работника – значит, он работает; не вижу – значит, прохлаждается”. Сюда же можно отнести и проблемы доступа к корпоративным базам данных, архивам и документам. Здесь зачастую возникает “конфликт интересов” – для качественной удаленки это необходимо, служба безопасности запрещает открывать доступ к информации;
- третий блок – домочадцы. Это в зарубежных реалиях жилье часто позволяет изолироваться ради работы в отдельной комнате. В России такой возможности нет у большинства сотрудников.
Оптимизация рабочего дня при удаленной работе
Единственный способ справиться с проблемами организации удаленной работы – это подойти к вопросу с умом и внедрить инструменты оптимизации.
1 Четкое планирование и постановка задач.
Чем точнее будет прописано рабочее расписание удаленщика, тем больше шансов на то, что человек будет стараться выполнить обозначенное. Чем детальнее описана задача, тем больше вероятность, что ее выполнят верно, в срок и без надобности исправлять в будущем.
2 Ежедневные планерки.
Это то, что позволяет как раз планировать. Проводить планерки лучше в формате видеоконференции, чтобы держать команду в тонусе и рабочем настроении. Вряд ли кто-то придет на встречу в пижаме.
3 Оптимальное общение в мессенджерах.
Конечно, организовать рабочие переписки можно и в популярных открытых мессенджерах, но все же лучше отдать предпочтение специальным корпоративным вариантам. Во-первых, там не будет “лишних” людей. Во-вторых, на время работы можно спокойно отключить личные чаты, чтобы не отвлекаться на сообщения, не относящиеся непосредственно к работе.
4 Часы тишины.
В офисе, как правило, есть обеденный перерыв. В этот положенный по закону час сотрудник может не отвечать на звонки по рабочим вопросам, не выходить на связь в мессенджерах, спокойно покушать и вообще заниматься своими делами. Чтобы воссоздать атмосферу офиса, введите “час тишины” – это дает удаленщикам законные основания ничего не делать в определенный промежуток времени, повышает лояльность к руководству, и стабилизирует рабочий график.
5 Отчетность.
В условиях удаленного формата взаимодействия отчетность приобретает особый смысл. Вариантов организовать мониторинг много, выберите тот, который будет комфортным и в то же время максимально отражать действительность. Сместите акцент на достижения, а не на отработанные часы. Потому что можно отметить в виртуальном табеле сколько угодно рабочего времени, а на выхлопе не получить значимых результатов.
Автоматический контроль работы сотрудников за компьютером
Удаленщики работают за компьютерами, это существенно облегчает задачу по контролю дистанционного персонала.
Преимущество автоматического учета в том, что сотрудники экономят ресурсы – им не нужно задумываться о дополнительной отчетности, отмечать вручную выполненные задачи, рассказывать в подробностях на онлайн-планерках, чем занимались в рабочие часы.
Для руководства снимается вопрос недоверия к объективности представленных сотрудником сведений, не нужно тратить дополнительно время на анализ загрузки каждого специалиста.
Кроме того, автоматический контроль сводит на нет и другие опасности, которые таит удаленная работа:
- сдвинутые рамки рабочего дня – специализированная программа зафиксирует начало и окончание рабочего времени;
- распространение конфиденциальной корпоративной информации – ПО может фиксировать, какими ресурсами в Сети и приложениями пользуется удаленный сотрудник, а значит, узнать, что он делится ценной информацией с конкурентами.
Мониторинг загруженности персонала
Организовать мониторинг загруженности персонала легко с помощью систем автоматического учета рабочего времени. Как один из примеров – программа CrocoTime, которую оценили тысячи российских компаний. В эту систему включены функции, которые помогут увидеть, насколько равномерно распределяется нагрузка между сотрудниками:
- разделение используемых сотрудником ресурсов на продуктивные и не относящиеся к делу. Два равнозначных в должности человека могут отработать одинаковое количество часов, но один будет заниматься работой, а другой – интернет-серфингом;
- детализация всех действий за рабочей машиной. На основе этих данных можно судить о продолжительности выполнения конкретных задач, а следовательно, и о продуктивности сотрудника;
- функция “фотография рабочего дня” нарисует полноценную картину содержательности рабочего времени – покажет, пики и спады активности, зафиксирует отвлечения.
Автоматический анализ данных, которые собирает система, позволяет сравнить успехи коллег на удаленке, сделать выводы и принять правильные управленческие решения: определить, кого стоит подстегнуть к более ответственному подходу, кого – поощрить, кому поставить дополнительные задачи, для кого – возможно, сменить направление деятельности внутри компании.
Анализ эффективности рабочего дня
Эффективность использования рабочего времени каждого сотрудника напрямую влияет на успешность всей компании. Потому руководители хотят знать, чем именно занят работник, не только ради объективного начисления заработной платы (хотя и это немаловажно), но и для того, чтобы понять, как скоро будут достигнуты поставленные глобальные цели, когда можно ожидать реальные результаты.
Оценить, какой вклад вносит каждый сотрудник, можно только с помощью анализа. Автоматический вариант, который предоставляет специализированное ПО, дает больше плюсов, нежели другие:
- универсальность. Подвергнуть анализу можно любые бизнес-процессы, протекающие в компании;
- непредвзятость. Система собирает данные автоматически, подделать их невозможно – сотрудник либо работает, либо нет;
- гибкость. Программа снабжена большим количеством достаточно тонких настроек. Например, можно варьировать начало и окончание рабочего дня или установить список ресурсов, которые будут считаться отвлечениями для отдельного специалиста или отдела;
- лояльность. Система не делает записей звонков, не скринит экран-монитора, не вскрывает личные сообщения и почту, не подсматривает через веб-камеру;
- доступность. Готовая аналитика представляется в наглядной и максимально понятной форме.
Проведя анализ эффективности рабочего дня удаленного сотрудника или отдела, легко найти критические точки и внести изменения в работу до момента, когда они станут сложнопоправимыми.
Такой аналитический подход нивелирует главную проблему компаний на удаленке – срывы дедлайнов и неогранизованность новоиспеченных удаленщиков.