Современная система учета рабочего времени сотрудников

Учет рабочего времени – это “база” любой компании. Системный подход к этому вопросу гарантирует справедливое начисление зарплаты, повышение трудовой дисциплины, ответственности и мотивации сотрудников. Кроме того, исключает возможность любых недопониманий между подчиненными и руководителем. Но это только в том случае, если система учета рабочего времени отвечает современным условиям организации труда. Чем отличается современная система от устаревших способов контроля времени персонала – будем сравнивать и разбираться в вариациях.

Способы учета рабочего времени

Как только один человек начал выполнять для другого какие-то трудовые обязанности, появилась необходимость фиксировать время и результаты работы.

В советском прошлом регламентировали рабочее время на производствах разными способами. Так или иначе отмечали время прихода/ухода сотрудника. Существовали такие системы:

карточная – с помощью контрольных часов, которые выдавали карточку с фиксированным на ней временем начала работы, подделать которую было невозможно;
жетонная – с применением табельных жетонов или марок;
пропускная – это выдача и сдача пропусков рабочим и служащим;
рапортно-ведомственная – когда начальники участков, отделов сдавали рапорт, табель или ведомость с указанием отработанных подчиненными часов;
автономные контрольно-пропускные устройства – в силах этих простых приборов было отметить факт присутствия человека на предприятии – без уточнения времени прихода/ухода.

Так или иначе, все сводилось к табельной системе, которая продолжает “жить” и сейчас.

До сих пор в компаниях используют два унифицированных варианта табелей – формы Т-12 и Т-13.

Тем не менее, Трудовой кодекс России не настаивает на конкретном способе учета рабочего времени, а лишь обязывает его вести в принципе.

Поэтому на выбор руководителя есть и другие варианты контроля сотрудников:

современные СКУД (системы контроля и управления доступом). В отличие от их первых предшественников последние поколения СКУД отмечают время, в которое сотрудник появился на рабочем месте и когда его покинул, за счет интегрированных решений можно сразу выгружать данные в табели;
биометрические системы. Это технологическое решение позволяет снять вопрос с отметками за коллегу. Если в СКУД не исключена возможность просканировать карту другого человека, то подделать отпечаток пальца или сетчатку глаза невозможно;
видеонаблюдение. Этот способ позволяет контролировать не только присутствие подчиненных на своих местах. Камеры, установленные на этажах, в офисных кабинетах, комнатах отдыха или на кухне заодно покажут, чем заняты сотрудники;
контролер. Это специальная единица в штате, человек, в обязанности которого входит отслеживать перемещения, заглядывать в монитор, отмечать прогулы и простои.

Каждый из этих способов достаточно однобокий: СКУД и биометрические системы отражают присутствие работника, но не содержательность работы. Видеонаблюдение не дает ответа на вопрос “чем занят сотрудник за своим компьютером?”. “Надзиратель” вообще накаляет атмосферу своей неусыпной слежкой.

Автоматизированный учет рабочего времени

Автоматизированный учет рабочего времени – это набор специализированного программного обеспечения, которое решает вопрос контроля рабочих часов комплексно. Автоматизированная система учета рабочего времени не только выполняет роль СКУД, но и глубоко анализирует рабочие часы каждого сотрудника. Как пример такого ПО – программа CrocoTime, которая:

отмечает время начала и время окончания работы;
отслеживает, на что именно тратит свое рабочее время сотрудник;
автоматически формирует табели для бухгалтерии.

Преимущества автоматизированных систем в том, что с внедрением всего одной программы руководство решает сразу несколько вопросов:

сводится к минимуму количество опозданий и прогулов;
оптимизируются расходы – внедрение одного инструмента контроля обходится дешевле комплекса, например, из двух (распространенный вариант – СКУД + “надзиратель”);
исключается влияние человеческого фактора – попросить поставить в табеле положенные 8 часов или прогулять, прикрывшись отметкой на вахте, не получится;
быстрый доступ к информации по занятости каждого подчиненного.

Контроль удаленных сотрудников

Удаленка раньше пугала работодателей – они не могли придумать, как контролировать людей, если их нет в офисе. Пандемия изменила отношение к дистанционному взаимодействию с подчиненными. По данным портала SuperJob, сейчас 32% московских компаний не планируют вообще возвращать сотрудников к офлайн-работе, а 34% готовы вернуть в офис только часть персонала. К слову, и сами удалёнщики в большинстве не горят желанием покидать home-office – больше половины тех, кто освоил удаленную работу, хотят и дальше трудиться из дома.

Системы контроля рабочего времени в отношении удаленных сотрудников уже стали признанным эффективным инструментом, поскольку позволяют:

наладить рабочий график. Начало рабочего дня отмечается с включением компьютера, окончание – с выключением рабочей станции или самой программы;
выявить мнимых тружеников. Программа фиксирует активность за рабочей машиной – нажатия клавиш на клавиатуре, движения мыши. Это значит, что сотрудник работает. Если отклика нет более 5 минут – человек прокрастинирует или предпочел заняться домашними делами;
мониторить интернет-серфинг. Система фиксирует заголовки открытых окон, программ и приложений. В настройках заложена возможность задать ресурсы, которые будут считаться продуктивными, то есть относятся к рабочим вопросам, и непродуктивные, которые будут считаться отвлечением. На примере: для менеджера туристической фирмы агрегатор подбора туров будет профильным, а для менеджера телекоммуникационной компании – отвлечением;
выявлять потенциально опасные действия сотрудников. От взора автоматизированной системы не скроются попытки слить корпоративную информацию или перейти в ряды сотрудников конкурентной компании.

Независимо от того, применяют автоматический учет в офисе или для контроля удаленных сотрудников, одно из важных преимуществ – повышение дисциплины, мотивации и эффективности работы коллектива.

Как повысить эффективность сотрудников?

От эффективности работы каждого в коллективе зависит успех компании в целом. Каждый руководитель выстраивает систему так, чтобы получать результат. Как правило, эта система не учитывает лишние перекуры, отвлечения на решение личных вопросов, банальную прокрастинацию и выгорание.

По статистике, 90% сотрудников пользуются доступом к Интернету на рабочем месте в личных целях. Не зря говорят, что возможности прокрастинации ограничены конфигурацией рабочей машины. Судя по результатам опроса, в числе самых частых отвлекающих факторов из Сети:

чтение новостей и проверка личной почты – по 46%;
общение в мессенджерах – 33%;
“залипание” в социальных сетях – 26%;
изучение рекрутинговых сайтов – 23%;
онлайн-шопинг – 11%.

Добавим к этому праздные беседы с коллегами и чаепития/перекуры. Картина вырисовывается не самая приятная. Но когда встает вопрос оценки эффективности, руководитель начинает указывать на явные простои и отвлечения, возникают недопонимания и даже конфликты.

Избежать такого сценария помогает автоматический контроль рабочего времени. Расскажем на примере программы CrocoTime, какие функции направлены на то, чтобы объективно оценить вклад сотрудника в общее дело.

Мониторинг рабочего процесса персонала

Обязанности сотрудника, прописанные в трудовом договоре, выливаются в задачи, для решения которых работник выполняет цепочку каких-то действий – это и есть рабочий процесс. От того, насколько он отлажен, зависит КПД сотрудника.

Мониторинг рабочего процесса персонала позволяет увидеть реальную картину занятости специалиста:

чем и когда занимался сотрудник. Здесь отметим, что для полноценного анализа стоит выбирать программы с возможностью интеграции с корпоративными календарями, телефонией. Если софт нацелен только на мониторинг компьютерной занятости, то картина вряд ли будет объективной. Например, тот же менеджер по продажам может отойти от рабочего места, но быть на встрече или разговаривать по видеосвязи с клиентом. Если этого не учесть, то показатели будут неверными и, как минимум, нечестными по отношению к сотруднику;
какие ресурсы использовал. Здесь говорим о сайтах, приложениях, программном обеспечении, необходимом для выполнения непосредственных задач. При этом важно выдержать тонкую грань между рабочей сферой и вмешательством в частную жизнь. Не стоит “опускаться” до шпионажа, это чревато судебными разбирательствами;
как быстро справляется с задачами. Функция тайм-трекинга покажет, насколько оперативно решает вопросы тот или иной работник. Программа позволяет сравнить эффективность работы отделов и сотрудников, а значит, выставить оптимальные сроки.

По сути мониторинг показывает все отклонения от задуманного руководством компании, позволяет найти оптимальный путь для выполнения целей и задач, сделать рабочие процессы максимально эффективными.

Отслеживание эффективности рабочего времени

Эффективное рабочее время – это те часы, которые персонал тратит на достижение общих целей компании, выполняя свой круг задач. На работу ходят все, а сколько человек из коллектива действительно работают? Одно только присутствие людей в офисе не продвинет компанию на рынке, не позволит обойти конкурентов. Значит, нужно понять, насколько эффективно расходуется рабочее время.

Организованный при помощи специального софта мониторинг решает множество проблем:

неверное распределение нагрузки. Шкала занятости сотрудника наглядно показывает, сколько времени человек занимается непосредственно работой. Более того, детальный анализ расскажет, своей ли работой занимался работник или выполнял обязанности коллеги.

Как пример: в одной из компаний при помощи мониторинга выяснилось, что сотрудники PR-отдела тратили время на верстку брошюр, когда это не входит в их обязанности. Для оформления рекламных материалов в штате есть дизайнер, который выполняет эту работу быстрее и качественнее. Когда сотрудники увидели такую картину, каждый вернулся в свой круг обязанностей, рабочие процессы наладились, жалобы на то, что ничего не успевают прекратились;

низкая скорость выполнения задач. То, что, казалось бы, можно сделать за пару часов, растягивается на несколько дней. Рассмотрев такую картину в деталях, руководитель обычно видит две причины. Первая – нехватка компетенций. График показывает, что человек и правда занимался делом, но вот в сроки не укладывается. Значит, ему не хватает знаний/умений/навыков. И стоит вложиться в ответственного работника, отправив его на курсы повышения квалификации. Вторая – безответственное отношение к своим обязанностям. Тут уже нужно задуматься о работе с персоналом или радикальных решениях;
безответственность подчиненных. Сам по себе мониторинг рабочих процессов дисциплинирует. Компании, установившие систему учета рабочего времени, отмечают, что только одно известие о том, что занятость в рабочие часы будут фиксировать и оценивать, повышает эффективность на 30%. В CrocoTime есть возможность открыть доступ к итоговым данным не только руководителям, но и самим сотрудникам. Для заинтересованных работников это становится дополнительным стимулом подтянуться, увидев, где теряется время;
вопросы по оплате труда. Спорные ситуации возникают. Сотрудник думает, что работает в поте лица, а платят ему за такую отдачу недостойно мало. Объективные данные мониторинга снимут все вопросы начисления зарплаты. Более того, станут основанием для поощрения, если сотрудник и правда выкладывается на все 120%.

Решение проблем и повышение эффективности команды и бизнеса в автоматическом режиме – суть назначения современных систем учета рабочего времени. В реалиях сегодняшнего дня фраза “Время – деньги” приобретает уже буквальное значение. И экономить ресурсы, ФОТ, трудовые часы помогает CrocoTime – проверено на 1500 клиентов.