Оптимизация затрат рабочего времени персонала

Всегда ли десять сотрудников выполнят поставленные задачи быстрее и качественнее, чем два? И могут ли двое работать за десятерых? Всё упирается в рациональность использования рабочей силы и рабочего времени. Как понять, где часы и минуты уходят впустую, и оптимизировать затраты рабочего времени персонала так, чтобы эффективность компании не страдала, а только повышалась – об этом наша статья.

Классификация затрат рабочего времени персонала

Рабочее время – исключительно для работы. Так думает большинство руководителей, но Трудовой кодекс России напоминает: в рабочие часы включены и нормы отдыха.

Весь рабочий день каждого сотрудника делится на несколько условных частей:

подготовительно-заключительное,
оперативное,
обслуживание рабочего места,
отдых и личные нужды,
регламентированные перерывы.

Конечно, каждый руководитель хочет, чтобы оперативное время – это время непосредственного выполнения профильных задач – превалировало над всеми остальными промежутками. Но если взглянуть объективно, то и другие части рабочего дня оказываются не менее важными.

Подготовительно-заключительное время – это время, которое затрачивает сотрудник на подготовку документации, инструмента или оборудования в случае производства, поиск информации, например, если работа творческая. Конечно, есть и такие случаи, когда “сразу в бой”, но это скорее исключение. Сюда же относят и действия, которые должен выполнить сотрудник по окончании работы над заданием: универсальный пример – подготовка отчета о выполненной работе.

Обслуживание рабочего места включает в себя техническое и организационное. На примере офиса: техническое – это время, например, на замену картриджа или вовсе ремонт принтера. Организационное – это элементарная раскладка всего необходимого на рабочем столе, то есть поддержание порядка в течение выполнения задач.

Время на отдых и личные нужды закладывается в зависимости от условий труда, главная цель этой категории затрат – поддержание работоспособности и личной гигиены персонала. Исключить эти временные траты невозможно.

А вот перерывы – отдельный разговор. В установленное законодательством рабочее время включают регламентированные. Это законный обед, пятиминутки отдыха, которые приняты в компании, позволены всем в равной степени и обычно прописаны в трудовом договоре или правилах внутреннего распорядка. Только часто в рабочий день закрадываются перерывы нерегламентированные. Они делятся на два вида:

Перерывы из-за нарушения производственного процесса, которые по сути от сотрудника не зависят. Это может быть непредвиденная поломка оборудования или недопоставка деталей на производстве, в офисе – внезапное отключение электроэнергии.
Перерывы, которые напрямую зависят от работников и связаны с нарушением трудового распорядка и дисциплины. Их можно тоже разделить на 2 вида:

перерывы по уважительным причинам. Это может быть внезапная болезнь, травма или острая необходимость показаться врачу, курсы повышения квалификации вне стен компании и т.д.;
откровенные нарушения дисциплины – опоздания и уходы пораньше, самовольные уходы по своим делам и т.д.

По данным исследований, из 40 стандартных рабочих часов в неделю рядовой сотрудник 14-16 тратит на личные нужды. 80% работников хотя бы раз в год уходят с работы “по делам”. В ТОПе посещение врача, решение семейных вопросов и вопросов, связанных с детьми, оформление документов и абстрактные формулировки, куда сотрудники закладывают и шопинг, и поездку в автосервис.

И даже находясь физически на своем рабочем месте, далеко не все занимаются своими трудовыми обязанностями:

43% проверяют почту не менее получаса в день;
41% тратят 30 минут на разговоры с коллегами и дополнительные чаепития;
67% минимум час в день просиживают в социальных сетях;
87% ищут в Сети информацию для собственных нужд или разговаривают по телефону на отвлеченные темы не менее 40 минут в день;
10% просто прокрастинируют. Примерно час от рабочего времени.

Впечатляющие цифры, которые непременно влияют на успех и выручку любой компании. Выход один – затраты времени персонала изучить, проанализировать и взять под контроль.

Методы исследования затрат рабочего времени

Понять, как распределяется и куда именно уходит рабочее время, – значит получить базу для исправления ситуации.

Главные задачи, которые решает исследование затрат рабочего времени:

определение фактических затрат на выполнение конкретных задач и действий сотрудников;
создание линейной схемы затрат в течение трудового дня.

Исходя из этого, применяют следующие методы исследования затрат рабочего времени:

хронометраж,
фотография рабочего дня.

Метод хронометража применяют, когда нужно:

установить нормы времени на выполнение той или иной операции/задачи;
проверить уже существующие нормы;
понять факторы, которые влияют на быстрое и качественное выполнение задач передовыми сотрудниками.

То есть метод хронометража напрямую связан с разработкой и совершенствованием норм трудовых процессов, применяют его чаще всего там, где есть часто повторяющиеся, цикличные операции, очевидна зависимость времени и факторов. Метод фокусируется на отдельных рабочих процессах или его частях.

Фотография рабочего дня

Фотография рабочего времени (ФРД) – метод более широкий. Он охватывает все без исключения затраты на протяжении рабочего дня. С помощью ФРД можно:

определить рациональность расходования рабочего времени;
выявить потери времени и наметить план по их сокращению;
сравнить загруженность отдельных сотрудников;
вывести формулу сбалансированного распределения нагрузки внутри коллектива.

Существует несколько видов фотографии рабочего времени:

самофотография – когда сотрудник самостоятельно отмечает все свои действия на рабочем месте и фиксирует время, которое на них потратил;
индивидуальная фотография – когда сторонний наблюдатель составляет картину дня одного сотрудника, по-прежнему отмечая, что именно и как долго выполнял специалист;
групповая фотография – концентрирует внимание не на отдельном работнике, а на отделе/подразделении. Метрики все те же.

У каждого вида есть свои плюсы и минусы: самофотография экономична с точки зрения финансовых затрат, когда, например, для индивидуальной нужно привлечь дополнительные кадровые или технологические ресурсы; индивидуальная фотография рабочего времени более точна с позиции объективности данных, когда самофотография может давать приукрашенную информацию; групповая отлично выполняет контрольную функцию, но не дает понимания, кто из сотрудников становится “точкой опоры” команды.

Общий недостаток ручной фотографии рабочего дня – в неточности данных, наличии человеческого фактора в том или ином виде.

Автоматический анализ рабочего процесса

В век “цифры”, когда бизнес стремится быть максимально автоматизированным, избавить специалистов от рутины и оставить им только творческую составляющую работы, субъективные данные становятся недопустимы. Только реальное положение дел – база для принятия правильных решений в стратегии развития любой компании.

Поэтому передовые компании, нацеленные на успех, выбирают автоматический анализ рабочего процесса. Для этого уже давно придумали специализированное программное обеспечение, которое берет на себя сбор статистики по расходованию рабочего времени персонала. Это отдельные программы и целые системы учета рабочего времени. Последние – предпочтительнее, поскольку не упускают ничего – принимают во внимание и навыки конкретных специалистов, и ход трудовых процессов, и реализацию отдельных проектов.

Например, система CrocoTime:

собирает информацию о действиях сотрудников полностью самостоятельно, без привлечения дополнительных кадров;
учитывает телефонные звонки, совещания, встречи за счет интеграции с календарями, телефонией;
отслеживает, какими ресурсами пользуется сотрудник;
на основе собранной информации отмечает профильное время и отвлечения;
быстро генерирует отчеты в понятной форме.

Все это позволяет экономить время, которого, раз уж в компании взялись за изучение его трат, не хватает.

Выявление непродуктивного времени

Выявление непродуктивного времени – одна из самых глобальных задач любого бизнеса. Зачастую, когда команда перестает справляться с привычным объемом работы, первая мысль – расширять штат, но практика показывает: не всегда дело в том, что рабочих рук не хватает, чаще – эффективность снижается за счет большого количества отвлечений и непродуктивного использования рабочего времени.

Система учета рабочего времени позволяет увидеть:

кто и во сколько приходит/уходит на работу – программа фиксирует начало и окончание трудовых часов синхронно с включением/выключением рабочей машины;
сколько времени уходит впустую – софт показывает время, проведенное за компьютером и вне его;
на что именно отвлекаются специалисты, даже находясь за своим ПК – разделение используемых сайтов и приложений на профильные и непрофильные можно задать в настройках для отдельных специалистов или отделов;
чем заняты сотрудники, когда покидают свое рабочее время – созвоны, встречи с клиентами, запланированные презентации программа засчитывает как продуктивное время.

Все отчеты доступны в режиме реального времени не только для руководителей, но и по желанию сторон для самих сотрудников. Объективная картина рабочего дня и использования столь ценного ресурса, как время, способна изменить многое в компании: повысить эффективность, указать на огрехи не только в работе сотрудников, но и в организации самого процесса взаимодействия команды внутри компании или управлении коллективом, нивелировать острую необходимость в расширении штата.

Программа для оптимизации затрат рабочего времени

Программа оптимизации затрат рабочего времени должна строиться на основании реальных данных. Поэтому пошаговая инструкция оптимизации затрат рабочего времени выглядит так:

Осознание проблемы. Как правило, если в голову управленца закралась мысль об оптимизации, этому есть причины. Их важно донести до персонала, чтобы будущие мероприятия не вызывали негативных реакций.
Диагностика. Выявить причины определенного положения дел – еще один шаг на пути оптимизации затрат рабочего времени. Здесь стоит обратить внимание на объективность данных, чтобы в будущем оперировать исключительно фактами, а не домыслами. Лучший способ получения непредвзятой картины – системы учета рабочего времени, среди которых крупные игроки бизнеса выделяют CrocoTime как надежную, испытанную временем программу.
Принятие решений. На основе аналитики руководителю придется принимать решения. Практика показывает, что не всегда это сводится к серьезным кадровым переменам, сокращению штата. Бывает, достаточно, например, перераспределить нагрузку между коллегами, если оказывается, что причина в усталости ключевых специалистов; провести тренинги по тайм-менеджменту, если выясняется, что проблема в самоорганизации отдельных подчиненных; отправить “отстающих” на курсы повышения квалификации, если в будущем это повысит производительность без необходимости нанимать дополнительных специалистов.

Оптимизация затрат рабочего времени персонала – пожалуй, один из самых простых способов сделать бизнес эффективнее с помощью всего одного инструмента – системы учета рабочего времени.