Удаленная работа – “подарок” пандемии. В докоронавирусные времена трудиться, не выходя из дома, мог себе позволить, да и хотел, не каждый. А теперь таким уникальным опытом обладает практически каждый сотрудник в каждой компании. Оттого вопрос отслеживания рабочего времени удаленных сотрудников был и остается актуальным. Как организовать и анализировать работу удаленщиков без напряжения и с прицелом на повышение эффективности – ответы в этой статье.
Методы контроля и анализа рабочего времени
Хорошо это или плохо, но вакансий, которые предполагают удаленную работу, в январе 2021 стало ощутимо больше. Это значит, что компании отошли от стереотипного мышления и, опробовав принудительную удаленку в 2020, пришли к выводу, что это выгодно и удобно. А вместе с тем руководители искали варианты контроля и анализа рабочего времени “домашних” сотрудников.
Классические методы здесь не работают: нельзя поставить видеонаблюдение в квартире удаленщика, подсматривать через веб-камеру – нарушение закона, просить отмечаться в электронном журнале учета по аналогии с вахтой – риск получить недостоверные данные, ведь никто не проверит, действительно удаленщик уже сел за выполнение задач или проставил отметки, не вставая с кровати.
Для удаленной работы выбирают другие подходы, основываясь на более “человечном” отношении, индивидуальных особенностях коллектива и организации бизнес-процессов компании.
Как анализировать работу сотрудников?
Для анализа небольших коллективов подходит метод контрольных точек. Здесь фокус внимания делают на проверке основных этапов выполнения задач. Такой подход контроль – скорее качественный, чем количественный: по сути метод не проверяет, когда сотрудник что-то делал, важно, что в итоге к установленному времени есть результат.
Для реализации метода контрольных точек не нужны специфические программы, достаточно использовать общедоступные и уже имеющиеся в компании каналы связи. Руководитель может отслеживать основные этапы работы над проектом и улавливать намеки на возможные проблемы с помощью:
- регулярных телефонных созвонов,
- коммуникаций через корпоративные мессенджеры;
- организованные ежедневные онлайн-планерки;
- отметки о выполнении задачи и подзадач в системах управления проектами.
Метод контрольных точек освобождает удаленщиков от привязки к графику, здесь не отслеживают непосредственно рабочие часы, а руководителю не нужно анализировать потраченное время. Задачи выполняются, проект движется, и неважно, когда сотрудник занимается делом – днем или ночью.
Такой подход хорош, когда персонал высокомотивированный, а штат не превышает нескольких десятков человек.
Один из главных минусов такого “свободного” и доверительного подхода к контролю удаленных сотрудников – риски в части информационной безопасности. По статистике, почти половина компаний, переходивших полностью или частично на удаленную работу в период пандемии, отметили проблемы с информационной безопасностью:
- 24% называли в качестве причины незащищенные устройства пользователей;
- 16% – отсутствие контроля распространения конфиденциальных данных;
- 9% – использование небезопасных паролей;
- 7% – небезопасную публикацию корпоративных сервисов;
- 2% – использование небезопасных облачных сервисов.
Вести контроль использования приложений и распространения информации методом контрольных точек невозможно.
Автоматическая система оценки персонала
Автоматические системы оценки персонала – это инструмент другого подхода к контролю удаленных сотрудников. Метод непрерывного мониторинга берет в расчет все действия персонала на дистанционке. На первый взгляд это может показаться излишним, но практика использования показывает: в автоматическом учете рабочего времени нет ничего страшного. Например, пользователи программы CrocoTime отмечают следующие положительные моменты от внедрения системы:
- повышение уровня ответственности и дисциплинированности сотрудников при работе из дома;
- объективные данные о работе каждого сотрудника вне зависимости от размера штата компании;
- независимая оценка персонала;
- готовые отчеты о работе удаленщиков для руководителей.
Метод непрерывного мониторинга, организованный с помощью автоматической системы учета рабочего времени, решает главные вопросы, которые возникают при удаленном формате взаимодействия:
- отмечает начало и окончание рабочего дня, соотносит полученные данные с прописанным графиком работы компании;
- анализирует трафик – фиксирует, какие сайты, приложения использует сотрудник, разделяет их на продуктивные и непродуктивные, дает понять, если границы информационной безопасности нарушаются;
- напоминает об отложенных задачах, предлагает их завершить.
Всем участникам дистанционного процесса работы стоит понимать, что сотрудник на удаленке – это не фрилансер, это штатная единица, и руководство компании вполне имеет право знать, чем заняты подчиненные в оговоренное в трудовом договоре рабочее время. Но при этом важно не перегнуть палку, выбрать программу, которая контролирует сотрудников лояльно. В этой части CrocoTime:
- не делает скриншотов экранов;
- не “подсматривает” через веб-камеру;
- не открывает личную почту;
- не фиксирует порядок нажатия клавиш клавиатуры при личных переписках в мессенджерах;
- при необходимости заняться личными делами на компьютере или ноутбуке программу можно отключить, чтобы не отмечались простои и использование непрофильных сайтов.
Такой дипломатичный подход к контролю не будет напрягать удаленных сотрудников, а руководителю давать полную картину работы персонала в условиях дистанционки.
Повышение эффективности работы удаленных сотрудников
Работу в дистанционном режиме уже успели полюбить – с апреля по декабрь 2020 желающих остаться на удаленке стало в 2 раза больше. И руководители фирм разного уровня в общем-то не против. Конечно, при условии, что дисциплина на удаленке не хромает, а эффективность, как минимум, не уступает по уровню офисному формату работы. Хотя сами удаленщики признавались, что при работе из дома, особенно на первых порах, в эффективности теряли: по одним оценкам, 24% дистанционного персонала, по другим – вплоть до 40%.
Чтобы такого не происходило, есть уже проверенные шаги:
- ввести планирование. Распределять задачи по дням/неделям/месяцам;
- обозначать приоритеты. Начинать с самых трудных задач, далее работать по нисходящей;
- учитывать личную активность. В пики продуктивности заниматься наиболее важными задачами, неосновные вопросы оставлять на менее плодотворную часть дня;
- не забывать про отдых. Плавильный баланс работы и отдыха поддерживает эффективность работы;
- фиксировать и анализировать выполнение задач.
Последний пункт – один из самых важных. Организовать мониторинг ради самоконтроля – верный шаг на пути повышения эффективности.
Фотография рабочего дня (ФРД)
Фотография рабочего дня дает понять, чем и когда был занят каждый сотрудник компании. Чтобы получить фиксированный снимок, нужно ежеминутно и едва ли не ежесекундно отмечать все действия в течение дня. Обычно для этого привлекают “агента” – человека, который приходит раньше всех, начинает с отметки времени появления сотрудников на работе, а затем расписывает все их перемещения, виды работ, перерывы.
Затем полученный снимок сравнивают с регламентом, обязанностями, планом. По итогу делают выводы об эффективности сотрудника в соотношении с прописанными моделями и коллегами на одноименных должностях.
Здесь очевидными становятся утечки времени, недостаток компетенций. Главное – правильно “расшифровать” и интерпретировать данные, чтобы наметить план действий по повышению эффективности.
Несомненно, применить такой способ в ручном формате к удаленным сотрудникам нельзя.
Самофотография рабочего дня
Самофотография – более подходящий метод для контроля, оценки и повышения эффективности удаленщиков. Кроме того, способный научить самодисциплине.
Суть его похожа на ФРД, но “агентом” становится сам сотрудник: он отмечает в специальном бланке или программе собственную занятость – начало рабочего дня, задачи, над которыми трудился, время потраченное на них, и перерывы, отвлечения, телефонные разговоры по рабочим вопросам и не только.
Минус такого метода состоит в том, что рассчитывать на объективность данных не приходится – вдруг сотрудник решит приукрасить свои заслуги. Плюс это дополнительные отвлечения от основных задач на постоянную фиксацию занятости, а если заполнять карту отчета в конце дня, есть риск не вспомнить, чем и когда занимался.
Получить достоверный снимок рабочего дня удаленщика легче и удобнее в автоматическом режиме – с помощью современных IT-решений. Если говорить о CrocoTime, то эта программа оснащена функцией “Фотография рабочего дня”, которая позволяет:
- детально фиксировать, на что уходит каждая минута персонала;
- не отвлекать сотрудников от работы;
- экономить время на анализ и интерпретацию результатов мониторинга.
Если углубиться в детали, то фотография рабочего дня, полученная с помощью автоматической системы, покажет:
- кто из удаленщиков игнорирует дисциплину;
- сколько времени дистанционный сотрудник тратит на выполнение конкретной задачи;
- в каких программах и на каких сайтах проводит свое рабочее время;
- насколько сосредоточен на работе и как часто отвлекается;
- кто перерабатывает, а кто из удаленщиков не справляется с обозначенным пулом задач;
- как меняются бизнес-процессы компании при удаленном режиме работы.
Кроме того, важный момент, который отмечают, в первую очередь, сами удаленные сотрудники: возможность открытого доступа к собственным данным становится стимулом к повышению эффективности, лояльный подход программы делает контроль не устрашающей мерой, а поддерживает в тонусе. Ведь не всегда получается взглянуть на себя со стороны, оценить себя непредвзято, а автоматический анализ показывает все как есть.
Отслеживание рабочего времени удаленных сотрудников вызывало больше всего трудностей и вопросов на первых порах. Прошел всего год в вынужденного перехода на удаленку, а уже накопился большой опыт в организации дистанционной работы. И самым эффективным способом поддержания и повышения эффективности удаленщиков признали мониторинг с помощью автоматических систем.