Как управлять сотрудниками с помощью тайм-трекера?

Успешный бизнес строится на продуктивной работе офисных и удаленных сотрудников. Однако, когда штат растет, а команда хотя бы частично, а то полностью (привет, пандемия!) трудится дистанционно, понимать, кто действительно усердно выполняет рабочие задачи, а кто периодически или даже постоянно отвлекается на личные дела или просмотр мемов с котиками, становится сложно. Решение уже давно найдено – тайм-трекеры. Что это такое, как работает и чем может помочь в управлении сотрудниками – читайте в нашей статье.

Что такое тайм-трекер?

Тайм-трекер (от англ. Time tracker или Time Tracking software) – это специализированные программы, которые позволяют сотрудникам, чья работа проходит за компьютером, отмечать время, затраченное на выполнение своих обязанностей, а руководителям – эффективно контролировать занятость штата.

Подобные программы появились, когда компьютеры прочно вошли в офисную среду. Первоначально целью создания такого программного обеспечения была автоматизация процесса ведения табелей в крупных организациях. Со временем практику признали и распространили компании, где работа в первую очередь была связана с почасовой оплатой труда. А в 2006 году тайм-трекеры переместились и на мобильные платформы (смартфоны, планшеты, умные часы и т.д.), поскольку такой вариант реализации программ позволял отслеживать загруженность и эффективность сотрудников, которые не были привязаны к конкретному рабочему месту – например, курьеров.

Трекер задач как оптимизация рабочего процесса

Тайм-трекеры быстро получили признание, потому что положительно сказываются на организации рабочих процессов компаний, становятся первым и одним из самых простых шагов к оптимизации внутренних процессов:

демонстрируют продуктивность каждого сотрудника. Отметки о времени, потраченном на ту или иную задачу, позволяют оценить, насколько быстро и качественно справляется со своими обязанностями специалист;
помогают разумно расходовать ФОТ. В силу того, что тайм-трекер показывает часы реальной работы, платить за “пустое” время не нужно. Зато собранные данные о переработках становятся объективным фактором для повышения суммы зарплаты или назначения премии;
позволяют отслеживать дедлайны;
показывают рентабельность перспективных проектов. Верны прогноз затрат ресурсов и времени на выполнение нового проекта – залог успешной и коммерчески выгодной работы компании. С помощью данных, полученных тайм-трекерами, можно заранее рассчитать, сколько вложений потребуется на выполнение принятого пула задач, чтобы в итоге работа не была убыточной;
позитивно влияют на ответственность персонала. Само знание, что рабочие показатели отслеживаются, повышает эффективность работы сотрудников примерно на 30%;
повышают лояльность коллектива к компании. Тайм-трекинг – это способ объективной оценки вклада отдельных сотрудников в общее дело. Когда персонал знает, что нарекания, премии, бонусы основаны на достоверных данных, вопросы по поводу исключительного отношения к отдельным специалистам исчезают сами собой.

Автоматизация рабочего процесса

Используют подобный софт в двух вариациях:

ручном режиме – когда каждый сотрудник самостоятельно отмечает начало и окончание работы над поставленной задачей, по сути нажимает кнопку старта и стопа;
автоматическом режиме – когда установленная программа отслеживает активность пользователя самостоятельно, не требуя от персонала дополнительных усилий.

Современные IT-решения, нацеленные на автоматизацию рабочего процесса, как правило, не ограничиваются функционалом тайм-трекера, включают в себя значительно больший набор инструментов для грамотного и справедливого отслеживания занятости сотрудников на своих рабочих местах. Примером такого расширенного ПО является система CrocoTime. В нее “вшит” тайм-трекер, который может работать по удобной для компании схеме:

при выбранной настройке “Интеграция” для всех сотрудников в системе будут учитываться треки, полученные автоматически, а ручной трекинг будет недоступен;
при включении тайм-трекинга сотрудники могут добавлять, редактировать и удалять треки вручную;
при включении функции “Стоп/старт в трее” через 5 минут в трее появляется иконка программы, позволяющая запускать и останавливать доступные сотрудникам задачи.

Автоматизация рабочего процесса с помощью тайм-трекинга выражается в первую очередь в определении загрузки персонала. Чтобы грамотно распределить задачи среди работников, без использования программ-трекеров нужно поговорить с каждым сотрудником отдельно, узнать его нагрузку, оценить уровень умений, скорость работы. В случае, когда персонал самостоятельно и добросовестно отмечает свою занятость при помощи тайм-трекера, увидеть реальную картину гораздо проще, а встроенная аналитика, как, например, в CrocoTime, покажет все “узкие места” без надобности руководителю проводить собственную оценку ситуации.

Тайм-трекинг для удаленных сотрудников

Пандемия дала толчок развитию дистанционного формата работы. Все больше компаний принимают удаленку как более выгодный в финансовом плане вариант найма сотрудников. По данным портала HH.ru, если осенью 2020 года количество вакансий, которые предполагали постоянную удаленную работу, доходило до 25-30 тысяч, то уже в феврале 2021 количество таких предложений выросло до 46 тысяч.

Кроме того, вступивший в силу 1 января 2021 года Закон об удаленной работе и возможности совмещать дистанционный формат с офисным подтвердил, что удаленка остается с нами надолго, скорее всего, навсегда.

Волей-неволей и руководители, и сотрудники на удаленке задумались о контроле своего рабочего времени: управленцы – с целью не терять в эффективности работы команды и вовремя выполнять обязательства перед клиентами, персонал – с целью организовать себя при работе из дома, провести четкую грань между работой и личной жизнью, которые протекают по факту в одних и тех же условиях.

Самоконтроль при дистанционной работе

Вопрос самоконтроля при дистанционной работе приобретает первостепенное значение. Ситуация, когда весь день проходит в делах, а по итогу рабочие задачи не сдвигаются с места, не редкость. Тайм-трекинг в таком случае становится инструментом качественного тайм-менеджмента, поскольку показывает:

в какое время и чем именно был занят сотрудник на удаленке. Так можно увидеть, в какие часы в течение дня человек выполнял рабочие задачи, а когда – только думал, что работает;
пики активности. Зная, в какое время сотрудник максимально настроен на работу, легче выстроить график – перенести на часы наибольшей продуктивности самые значимые задачи;
время отвлечений. Заглянуть на минуточку на любимый портал с мемами, почитать последние новости в сети, чтобы встряхнуться – как часто эти 5 запланированных минут передышки растягиваются на час-два-три и не оставляют времени на реальную работу.

Кроме простых статистических данных о распределении времени в течение дня, продвинутые системы учета рабочего времени могут детально указать на причины неэффективной работы удаленщиков. Например, CrocoTime:

может стать инструментом повышения дисциплины. Гибкие настройки системы позволяют обозначить график работы. Например, время активности может начинаться вместе с включением ПК и заканчиваться с выключением. При желании программу можно отключать вовсе – это удобно, если в качестве рабочей станции сотрудник использует свой собственный компьютер или ноутбук;
разделяет используемые в рабочие часы ресурсы на продуктивные и непродуктивные. Например, сотрудник включил тайм-трекер, будучи полностью уверенным, что в этот момент начинает выполнять поставленную задачу. Для работы требуется найти нужную информацию в Интернете. Человек идет в Сеть за данными и незаметно “уносится” на сторонние порталы. CrocoTime в таком случае отметит только время на профильном ресурсе, отбросив все минуты, которые сотрудник провел на сайтах, не относящихся к делу. В итоге статистика покажет, сколько из часов по тайм-трекеру удаленщик действительно потратил на работу;
позволяет видеть собственную статистику за день.

Увидеть реальную картину распределения собственного времени – первый шаг к самоорганизации дистанционной работы, когда вся ответственность ложится исключительно на самого удаленщика. Ведь никто не будет стоять за спиной, морально напоминая о том, что пора бы взяться за работу.

Повышение продуктивности сотрудников с помощью тайм-трекинга

Тайм-трекинг – эффективный способ повышения продуктивности сотрудников, об этом говорят успешные примеры использования подобного софта. Причем результативность способа одинакова и для офисных, и для удаленных сотрудников.

Тайм-трекер системы CrocoTime позволяет:

ставить задачи перед коллективом и его отдельными участниками и отслеживать их выполнение;
увидеть вклад каждого сотрудника в работе над общим проектом;
подсчитать время, затраченное на проект, и выполнение конкретных задач в его рамках;
сравнить реальные затраты ресурсов с намеченными.

Главные особенности организации тайм-трекинга в CrocoTime – это лояльность и открытость.

Программа, в отличие от многих аналогичных, не вторгается в личное пространство сотрудника – не делает скриншотов, видеозаписей экрана, не фиксирует порядок нажатия на клавиши и не читает личные сообщения. Итоговая статистика может быть открыта для самого сотрудника, что и служит дополнительным мотиватором к повышению продуктивности. Заинтересованный специалист с легкостью определит свои проблемные точки и с большой долей вероятности предпримет меры по устранению недостатков.

Тайм-трекеры – один из самых простых и эффективных способов управления сотрудниками компании любого размера. А реализованный в автоматическом режиме, как в CrocoTime, этот инструмент не требует усилий от руководства.