Грамотное распределение рабочей нагрузки как основа успеха и эффективной работы

Современный темп жизни диктует свои правила: растет число задач, нагрузки увеличиваются, переработки и ненормированный рабочий день становятся обычным делом. Но практика показывает, работа на износ не приводит ни к чему хорошему. Какие последствия у постоянных переработок, как грамотно распределять нагрузку, чтобы работа была эффективной, а бизнес в конечном итоге успешным? Вариантами справедливой организации труда во имя здоровья персонала поделимся в этой статье.

Еще в 80-е годы в Японии появился термин “кароси”, который означает смерть от переработки. Конечно, это самый печальный итог, но статистика говорит, что повышенные рабочие нагрузки испытывают порядка 9% населения мира, при этом уровень переработок доходит до 50%, то есть вместо положенных 40 часов в неделю люди работают 55 часов и больше. Цифры впечатляющие. В них кроется и прямая угроза здоровью персонала, и скрытая – эффективность человека, который работает в напряженном графике, количество задач которого превышает возможности, как правило, стремится к нулю. И здесь ответственность лежит не только на самих сотрудниках. Грамотно распределить нагрузку в коллективе может в первую очередь управленец. Именно руководитель должен видеть, кто перегружен, кому не хватает рабочих задач.

Как определить рабочую нагрузку офисных сотрудников

Определять рабочую нагрузку офисных сотрудников “на глазок” – дело неблагодарное. Такой подход вызывает недовольство в коллективе, да и на общий результат не влияет положительно. Если сотрудник постоянно передвигается по офису с очень занятым видом или сидит за компьютером, не отрываясь от монитора ни на минуту, это еще не значит, что он увлечен непосредственно рабочими задачами. В каждой команде найдется искусный имитатор бурной деятельности. Поэтому объективность оценки загруженности персонала – один из важнейших критериев в этом вопросе.

В то же время многие офисные сотрудники отмечают волнообразный характер своей загруженности. Ситуация тоже знакома каждому: то полный аврал, то работа в расслабленном режиме. Это говорит в первую очередь об огрехах в управлении внутренними процессами компании.

Равномерная загрузка сотрудников

Равномерная нагрузка сотрудников – это работа в стабильном режиме, без цейтнотов и откровенных просиживаний рабочего времени и справедливое распределение обязанностей внутри коллектива, когда каждый занят работой, а задачи ставятся в зависимости от компетенций. Только такое определение кажется откровенной утопией: статистка говорит, что 90% офисных сотрудников хоть раз за свою карьеру приходилось задерживаются на работе, а 30% перерабатывают регулярно. При этом 60% тех, кто отдает работе личное время, делают это безвозмездно.

Долгие засиживания на работе негативно сказываются и на физическом, и на моральном состоянии сотрудников, и на показателях эффективности. Решить вопрос излишней загруженности выгодно всем. Главное, сделать это мягко, результативно и объективно. Понять, почему персонал вынужден работать больше, чем положено, найти ключи к равномерному распределению нагрузки помогает достаточно простой инструмент – учет рабочего времени.

Учет рабочего времени

Учет рабочего времени – тема не новая. Сколько существуют трудовые отношения, столько отслеживают рабочие часы. Потому что количество отработанного времени напрямую влияет на заработную плату. Прием нехитрый и заключается в подсчете часов и минут, которые тратит сотрудник на выполнение прописанных в трудовом договоре обязанностей. Тем не менее, организовать учет рабочего времени можно несколькими способами:

с помощью кадровика. Этот человек следит за тем, чтобы табели учета рабочего времени заполнялись вовремя. Данные в формы отчетности вносит сам или принимает документы у ответственных лиц (руководителей подразделений, начальников отделов и т.п.);
с помощью пропускных систем. Они бывают разных видов: привычные турникеты с вахтером, автоматические системы контроля и управления доступом, биометрические системы. Первые стали привычными еще в советские времена и до сих пор особенно распространены в госучреждениях, вторые впускают персонал на работу с помощью электронных карт и фиксируют время в специальных программах, третьи используют в качестве пропуска биометрию сотрудников (отпечаток пальца, радужку глаза и т.п.);
с помощью видеонаблюдения. Камеры следят не только за входом/выходом, но и за перемещениями внутри периметра, занятостью в кабинетах;
с помощью IT-решений. Это специализированное программное обеспечение, которое устанавливают на компьютеры офисных сотрудников. Вариантов здесь тоже немало – от простейших тайм-трекеров до полноценных систем учета рабочего времени.

Однако если сконцентрироваться на вопросе грамотного распределения нагрузки, становится ясно, что вахтеры, пропускные системы и видеонаблюдение здесь не дадут полезной информации руководителю, не покажут, кто и чем был действительно занят, как долго выполнял поставленные задачи, а если сотрудник и задерживается после работы, то почему. Остается вариант программного наблюдения за работой коллектива – это самый объективный и всеобъемлющий инструмент учета рабочего времени, без которого составить полную картину рабочих процессов с причинами и следствиями сложно.

Самофотография рабочего процесса

Самофотография рабочего процесса – первый шаг на пути к эффективности использования рабочего времени и равномерного распределения нагрузки. Само название говорит, что составлять отчет о потраченных часах должен сотрудник. Каждый работник самостоятельно фиксирует свою занятость и отражает данные в специальных бланках. Главная цель – получить реальную картину использования рабочего времени.

Повышение эффективности работы

Сам по себе метод самофотографии рабочего процесса нацелен на повышение эффективности работы. Во-первых, необходимость отчитываться заставляет ответственнее относиться к работе. А при высоком уровне мотивации проанализировать результаты самостоятельно и увидеть свои огрехи, понять, что отнимает рабочее время настолько, что потом приходится корпеть над задачами в ночи. Во-вторых, из полученных данных руководитель может извлечь массу полезной информации:

как организован рабочий день сотрудника. Это становится видно, когда персонал отмечает последовательно все свои действия в течение дня;
насколько велики временные потери, и как они отражаются на эффективности. Это показывают пробелы в отчетах за день или непосредственное указание потерь персоналом;
сколько времени тратится на отдельные операции конкретным сотрудником.

Однако у метода, кроме несомненных плюсов, есть и очевидные минусы:

отсутствие гарантии объективности. Здесь поправка на человеческий фактор: никто не хочет выглядеть в глазах начальства бездельником и прокрастинатором. Поэтому самофотография приемлема в коллективах с высоким уровнем доверия;
отсутствие гарантии полноты данных. Здесь говорим о том, что никто из сотрудников не застрахован от того, чтобы в агонии горящего дедлайна просто забыть сделать отметку о своих действиях;
сложность аналитики. Собрать отчеты – это полдела. Они так и останутся лежать “мертвым грузом”, если не провести качественный анализ занятости внутри коллектива. Это, безусловно, задача руководителя, у которого, как правило, и других дел огромное множество.

Поэтому все чаще руководители компаний, особенно тех, чья деятельность сконцентрирована в офисном пространстве, приходят к использованию автоматических систем учета рабочего времени. В них отсутствуют недостатки, присущие самофотографии рабочего дня и другим методам контроля рабочего времени.

Программа учета рабочего времени

Программный подход к учету рабочего времени – не дань моде, как может показаться на первый взгляд. Это один из самых надежных и эффективных способов наладить внутренние процессы компании ради дальнейшего развития и повышения конкурентоспособности, поскольку позволяет увидеть все, что происходит, как есть.

Программы учета рабочего времени показывают каждое действие каждого сотрудника: от включения персональной рабочей машины (а значит, начала непосредственной работы) до выключения (то есть переработки за пределами установленного графика тоже учитываются). При этом из поля зрения не ускользает вопрос наполненности рабочего дня. Например, система учета рабочего времени CrocoTime:

делает точную фотографию рабочего дня каждого сотрудника, тем самым освобождая персонал от дополнительной нагрузки по заполнению бланков отчетностей;
точно фиксирует время, затраченное на отдельные операции, что позволяет сделать выводы о квалификации сотрудника и степени его вовлеченности в рабочий процесс;
отмечает простои в работе, снимая проблему излишних чаепитий и перекуров;
отслеживает использование приложений и интернет-ресурсов, раскладывая их на профильные и непрофильные для сотрудника в зависимости от внесенной в систему градации. Тем самым не позволяет, прикрываясь работой, заниматься личными делами или банально играть в игры;
учитывает внекомпьютерную занятость, отмечая запланированные совещания, встречи, переговоры онлайн и офлайн с клиентами как продуктивно потраченное время;
предоставляет готовую аналитику руководителю, а при необходимости и самому сотруднику, в наглядной и понятной форме.

Все эти возможности одной программы позволяют принимать грамотные управленческие решения и контролировать распределение нагрузки среди персонала, поскольку в отчетах легко увидеть:

тех, кто банально нарушает дисциплину и потому не успевает выполнять задачи в течение рабочего дня;
тех, кому не хватает нагрузки, у кого остается много свободного времени;
тех, кто выполняет задачи дольше других из-за недостатка компетенций;
тех, кто тратит рабочие часы на решение личных вопросов;
тех, кто берет на себя просто много задач и оттого вынужден засиживаться на работе допоздна;
тех, чью работу можно автоматизировать, усовершенствовав внутренний бизнес-процесс.

CrocoTime – проверенный инструмент для грамотного распределения рабочей нагрузки, что составляет основу успеха и эффективной работы любой компании.