Инструменты руководителя для эффективного управления персоналом

Управление персоналом в компании или на предприятии охватывает все структурные подразделения, отделы и каждого сотрудника. Эффективное управление персоналом – то, к чему стремится любой руководитель, поскольку позволяет создать продуктивную команду, работа с которой и в которой – удовольствие. Об основных принципах современного менеджмента персонала и действенных инструментах управления, которые есть в распоряжении руководителя, эта статья.

Этапы управления персоналом

Управление персоналом – это последовательные действия, направленные на коллектив с целью получить эффективную, работоспособную, ответственную и мотивированную на успех команду. Это классическое определение, в котором делается акцент на рекрутинге, адаптации и дальнейшем обучении сотрудников. И занимается этим, ка кправило, специальная команда – отдел HR. Однако руководитель компании занимает отдельное место в управлении персоналом. Его функции в этом вопросе несколько иные, можно сказать, более глобальные.

Управление персоналом со стороны руководителя включает в себя следующие функции:

Планирование. Управленец разрабатывает стратегию развития предприятия, оценивает перспективы и, соответственно, определяет нужное количество человеческих ресурсов для достижения целей.
Организация. Задача руководителя – ставить четкие цели, начиная с ключевых, заканчивая определением заданий для каждого подчиненного. Продумать разделение на отделы, систему обмена информацией, грамотное делегирование – все это функции руководителя.
Непосредственное руководство. На плечи управленца ложится ответственность за решение множества вопросов: установка регламентов подбора персонала, значений KPI, способов развития сотрудников, оценки уровня их компетенций и т.д.
Контроль. Мониторинг работы персонала – одна из важнейших функций руководителя. Выявить отклонения от графиков, соотношение заданного количества и качества выполняемых сотрудниками работ, уровня эффективности команды и отдельных сотрудников – в первую очередь управленец заинтересован в соблюдении регламентов компании.
Регулирование. При анализе текущего положения дел руководитель обязан реагировать на отклонения и принимать решения в части кадровой политики компании или корректировать существующие регламенты в случае, если они по каким-то причинам становятся неактуальными.

Роль руководителя – быть во главе управления персоналом, а реализация управленческих решений ложится на плечи HR-отдела.

Управление персоналом – специфическая сфера, поскольку в центре стоит человек. Методы управления принято делить на три основные группы:

административные,
экономические,
социально-психологические.

И поскольку направлены все они на людей, используют их в комплексе и в зависимости от индивидуальных особенностей команды в целом и отдельных сотрудников персонально.

К административным методам относят непосредственное управление руководителем или через топ-менеджеров. Это постановка задач, которую можно произвести на уровне целей, на уровне действий и на уровне четких инструкций. При этом важно учитывать, кому именно ставится задача. В зависимости от компетенций, личного уровня организованности, мотивации и даже склада характера постановка задач будет разниться для специалистов. Например, четкие инструкции для одного сотрудника будут лучшим вариантом, в то время как для другого – демотивирующим фактором.

Сюда же относится контроль. Его организация в компании также зависит от особенностей коллектива. Вариантов здесь много – от отчетов на бумаге до современных систем мониторинга работы персонала. Главное правило: контроль не должен отбивать желание работать и отнимать много рабочего времени. Все-таки персонал в первую очередь нанимают для выполнения задач, а не для составления отчетов.

К экономическим методам относят финансовую составляющую. Здесь работают всем знакомые базовые инструменты – премирование и штрафные санкции. Главные принципы – четкость и прозрачность. Персонал должен заранее знать, за что будет поощрен, а за что – лишен финансового вознаграждения, понимать соотношение проступков и наказания, видеть свои показатели, которые лежат в основе премирования/штрафов.

Социально-психологические методы, как следует из самого названия, базируются на знаниях из области психологии и социологии, затрагивают взаимоотношения сотрудников внутри коллектива (социума) и личные качества персонала.

Социально-психологические методы управления сотрудниками

Основа любой успешной компании – люди. Это поняли самые мудрые и прозорливые управленцы. Психологическое состояние работника напрямую влияет на качество его труда. Опросы самых различных компаний и сервисов единогласно подтверждают, эффективность работы сотрудника, который испытывает повышенные эмоциональные нагрузки или психологические проблемы, снижается минимум в 2 раза. А это обходится «в копеечку» владельцам бизнеса. Сервис оказания медицинской помощи подсчитал, компании теряют до 15% выручки из-за нестабильного эмоционально-психологического состояния своих сотрудников. Применение социально-психологических методов управления персоналом позволяет:

выявить лидеров из числа коллектива и поддержать их;
сплотить коллектив;
развивать самостоятельность и инициативность персонала;
формировать внутреннюю корпоративную культуру;
поддерживать развитие компетенций сотрудников;
создавать благоприятную атмосферу в коллективе и т.д.

Социально-психологические методы затрагивают различные аспекты организации коллектива:

комфортная рабочая среда – это создание удобных рабочих мест, обеспечение сотрудников необходимыми бытовыми условиями;
психологический микроклимат – это донесение глобальных целей и миссии компании, повышение вовлеченности с помощью совместных корпоративных мероприятий, создание особой внутренней культуры и традиций компании;
личная заинтересованность – это внимание к развитию персонала, обучение за счет компании, повышение мотивации к работе и лояльности через систему нематериальных поощрений.

Одним словом, создание таких условий, когда работа не тяготит персонал с моральной точки зрения, а коллектив становится второй семьей.

Анализ методов управления персоналом

Разнообразные методы управления персоналом применяют в комплексе: без административных эффективно руководить штатом не получится, есть риск упустить критические моменты; экономические позволяют заинтересовать сотрудников с финансовой стороны; без социально-экономических не получить сплоченную и высокопродуктивную команду. В каких пропорциях применять методы применительно к конкретному коллективу, способен показать анализ методов управления. Он позволяет выявить проблемы, наметить корректировки в принятой системе.

Для анализа используют различные инструменты:

комплексное исследование, которому подвергается вся компания;
декомпозиция, когда отдельные функции раскладывают на мельчайшие составляющие, а управление анализируют в разрезе отделов/подразделений;
количественные показатели, когда за основу берут сравнение сотрудников на одинаковых должностях, результаты работы отделов/проектных команд.

Каждый из этих подходов применяют в зависимости от целей исследования. В любом случае, полученные данные должны быть прозрачными и непредвзятыми, иначе, учитывая психологию человека, можно получить эффект, обратный ожидаемому – вместо сплочения коллектива и принятия правильных управленческих корректировок получить недовольных сотрудников, накаленную атмосферу или лишиться действительно ценных работников.

Инновационные инструменты управления персоналом

Мир не стоит на месте, наоборот, постоянно меняется. Быстро адаптироваться приходится бизнесу. В ответ нестандартным вызовам времени приходят нестандартные инструменты управления персоналом. Ради эффективности управленцы готовы поступиться консервативным подходом:

классической постановке задач предпочитают «мозговой штурм» (когда коллективно обсуждают варианты решения задачи без критики), «инверсию» (когда к задаче изначально прилагается несоответствующее решение, которое опровергают, заменяя эффективным), «вызов» (когда сотрудники ищут любые инструменты и способы решения казалось бы нерешаемой задачи), «Альтер Эго» (когда в решении задачи опираются на точку зрения известного человека) и т.д.;
в вопросе контроля общепринятые отчеты и бумажные табели заменяют современными технологиями, которые отвечают основным принципам качественного и эффективного управления персоналом.

Автоматизированный учет рабочего времени

Автоматизированный учет рабочего времени – ответ на повышающиеся требования современного бизнеса. И дело не только в ожиданиях руководителя. Сотрудники тоже повышают планку – хотят понимать, за что и ради чего работают, осознают ценность своего времени и не готовы тратить его на лишнюю бумажную работу.

Инструментом, который работает в интересах и работодателя, и подчиненных, выступают автоматические системы учета рабочего времени. Например, программа CrocoTime полностью берет на себя мониторинг работы персонала, работает параллельно с коллективом:

включается и выключается вместе с персональным ПК каждого сотрудника, отмечая начало и окончание рабочего дня. Это позволяет контролировать дисциплину труда;
отмечает простои, когда клавиатура или мышь не задействованы более 5 минут. Это дает возможность видеть «физические» отвлечения от рабочего места;
фиксирует сайты и приложения, которые использует персонал, в зависимости от настроек разделяет их на те, что необходимы для работы, и те, что отнимают рабочее время впустую. Это дает информацию об отвлечениях на посторонние дела за компьютером;
учитывает рабочие встречи, совещания, которые отражены в корпоративных календарях, телефонные переговоры по теме за счет интеграции с другими сервисами. Это делает программу справедливой по отношению к сотрудникам;
не отвлекает от работы необходимостью составления отчетов, проставления отметок об активности, всплывающими окнами без надобности. Это экономит рабочее время сотрудников;
не вторгается в личное пространство благодаря отсутствию «шпионских» функций в своем арсенале (подключение к веб-камерам ноутбуков, скриншоты экранов, кейлоггер). Это способствует сохранению здоровой атмосферы в коллективе и морального спокойствия персонала;
предоставляет готовую аналитику – автоматически, быстро и наглядно представляет собранные данные по результатам мониторинга сотрудников. Это позволяет экономить время руководителя, давая шанс сосредоточиться на стратегических вопросах развития компании и принятии решений, а не на слежке за подчиненными.

Повышение эффективности в управлении персоналом

Функционал системы CrocoTime делает ее универсальным инструментом руководителя для эффективного управления персоналом, поскольку собранные данные показывают:

насколько коллектив в целом справляется с поставленными задачами, не требуется ли задуматься над расширением штата;
в случае отклонения от заданных темпов и графиков, помогает выявить, кто или что является причиной, и быстро реагировать на возникающие нестыковки;
кто с какой отдачей трудится в положенные часы, сравнивает деятельность и эффективность работников, чей круг обязанностей совпадает;
как распределяется нагрузка внутри коллектива – кто перерабатывает, а кому не хватает задач, кто на грани эмоционального выгорания;
какие инструменты используют сотрудники для решения задач, какие из них приносят максимум пользы при наименьших затратах.

Эти знания, полученные в форме понятных диаграмм и графиков, помогают руководителю:

перераспределять нагрузку внутри команды;
видеть тех, кому нужно поднимать уровень компетенций, и отправлять их на обучение;
отслеживать настроения в команде и планировать корпоративные мероприятия для отдыха/сплочения;
выявлять неэффективные бизнес-процессы или их части, автоматизировать рутинный труд;
видеть положительных эффект от использования инструментов отдельными сотрудниками и масштабировать их применение на коллектив;
объективно оценивать вклад каждого работника в общее дело, поощрять самых-самых;
выявлять лидеров и развивать их качества;
строить внутреннюю организацию управления, повышая активных и эффективных сотрудников в должности.

Одно из выгодных отличий программы CrocoTime – возможность открытого доступа к данным для сотрудников, мониторинг работы которых ведет система. Такая возможность есть далеко не во всех системах учета рабочего времени. Здесь же с разрешения руководителя персонал может самостоятельно отслеживать свои успехи, видеть недочеты и устранять их, корректировать распределение задач в рамках своего времени, расставлять приоритеты. Это напрямую способствует повышению личной эффективности, а следовательно, увеличению продуктивности команды и положительному экономическому эффекту для всей компании.

Кроме того, объективные данные, которые система получает автоматически, становятся неоспоримыми фактами при распределении премий или назначении штрафных санкций. Пожаловаться на личные симпатии здесь уже нет шансов.

Автоматические системы учета рабочего времени – надежный помощник в вопросе эффективного управления персоналом. Те, кто опробовал программу, подтверждают.