Выбор системы учета рабочего времени – задача не из легких. Здесь важно учесть множество нюансов: специфику работы компании, заинтересованность штата, уровень самоорганизации сотрудников. Простое ведение табелей давно перестало устраивать руководителей бизнеса. Каждый справедливо хочет знать, на что уходят часы, которые оплачиваются организацией.
В опросе рекрутингового портала четверть руководителей признались, что контролируют занятость подчиненных и как результат видят повышение эффективности труда. Причем большая часть, а это 76%, используют технические средства для мониторинга. Однако выбирают инструменты в зависимости от принятого типа контроля.
Типы учета рабочего времени
Контролировать персонал можно по-разному:
-
видеть соответствие принятому в компании распорядку – насколько сотрудник соблюдает трудовую дисциплину, вовремя ли приходит на работу, во сколько покидает стены офиса или предприятия;
-
знать, чем именно занимается специалист в течение рабочего дня – отслеживать активность за персональным компьютером и вне его, отмечать перерывы и время, затраченное на выполнение заданий руководства.
Для каждого типа существуют свои программные и технические инструменты.
СКУД: плюсы и минусы
СКУД – системы контроля и управления доступом – это знакомые многим пропускные системы с турникетами или двери в отдельные помещения, зайти в которые можно лишь приложив к считывателю пропуск. Бывает, что в компаниях совмещают оба вида пропускных систем.
Безусловно, это один из лучших способов обезопасить предприятие от проникновения на территорию посторонних и сохранить материальные ценности. К другим плюсам относят:
-
соблюдение трудовой дисциплины – системы отмечают время, когда сотрудник приложил пропуск;
-
непредвзятость – уговорить систему «закрыть глаза» на опоздание не получится;
-
точный учет времени присутствия сотрудника в офисе или на предприятии;
-
учет передвижений по внутренним территориям;
-
возможность разграничения прав доступа в отдельные помещения компании.
Но в то же время есть и ряд существенных недостатков, которые могут полностью разрушить саму идею учета рабочего времени:
-
турникеты вполне можно обойти/подлезть/перепрыгнуть. Поэтому чаще всего полностью на пропускную систему не полагаются и оставляют рядом пост охраны, чтобы отслеживать такие нарушения, или снабжают входные группы видеокамерами. А это – дополнительные затраты;
-
сотрудники могут передавать пропуски друг другу, чтобы отметить приход вовремя. Более того, для самых простых карт можно без труда сделать дубликаты. А это полностью нивелирует правдивость данных учета рабочих часов;
-
СКУД не дают представления о занятости специалистов в течение рабочего времени. Ведь быть на работе и работать – это, к сожалению, две разные вещи.
СУРВ: плюсы и минусы
СУРВ – системы учета рабочего времени – это программные инструменты для мониторинга рабочих часов персонала.
Возможности СУРВ гораздо шире возможностей систем контроля доступом. Системы учета рабочего времени также берут во внимание начало и окончание рабочего дня специалистов, однако более детально рассматривают содержание трудового дня:
-
отмечают не только физическое отсутствие персонала в офисе, но и отвлечения, частые перерывы;
-
в зависимости от функционала могут контролировать использование ресурсов компании;
-
создают подробные отчеты об использовании рабочего времени.
Безусловно, в не поля зрения систем учета остается сохранность имущества предприятия, организовать исключительно с помощью СУРВ закрытую входную группу в офис или на производственный участок не получится.
Автоматизированный учет рабочего времени
Автоматизированный учет рабочего времени существенно экономит человеческие ресурсы, позволяя экономить на дополнительных штатных единицах, в чьи обязанности входит вести учет рабочего времени. Однако позволяет соблюдать требования российского законодательства в этой части. Для максимально лишенного человеческого фактора и объективного учета рабочего времени компании выбирают комбинированный подход, используя СКУД и СУРВ одновременно, в комплексе.
Для чего нужен СУРВ и СКУД?
Комплексное использование систем контроля и управления доступом совместно с программами учета рабочего времени дает максимальный эффект. В зависимости от целей компании выбирают различные комбинации: например, входные двери в офис, оснащенные электронными замками + система учета рабочего времени, если беспокоиться о пропаже техники или продукции не приходится; пост охраны + турникеты + СУРВ, если важно контролировать сохранность товарно-материальных ценностей; турникеты + двери с пропускной системой + программа мониторинга рабочего времени, если важно разграничить доступ к отдельным помещениям, лабораториям в зависимости от компетенций специалистов и секретности разработок и т.д.
Главное закрыть все задачи по контролю персонала, которые зависят от специфики работы компании или предприятия. Но суть остается везде примерно одинаковой: СКУД в большей степени выполняет функции защиты от несанкционированного проникновения на предприятие или в отдельные его помещения и контроля дисциплины труда. СУРВ тщательно рассматривает занятость специалистов в течение рабочего дня, выступая мотиватором к повышению эффективности работы персонала. Вместе эти системы помогают формировать объективные данные о трудовых затратах сотрудников и автоматически создают табели учета рабочего времени, которые являются обязательной отчетностью.
CrocoTime – одно из лучших решений учета рабочего времени
Решения для автоматического учета рабочего времени имеют богатую историю и широко представлены на рынке. До недавних событий на мировой арене на выбор руководителей, решивших внедрить систему учета рабочего времени, были решения зарубежные и отечественные. Однако ситуация повиляла и на этот аспект. Не только крупные вендоры стали отзывать лицензии и закрывать продажи своих программных продуктов.
Обращаясь к российскому рынку решений для учета рабочего времени, пользователи отмечают систему мониторинга CrocoTime, разработанной отечественной компанией Infomaximum, которая занимается созданием систем для повышения эффективности работы бизнеса разного уровня – от небольших компаний до крупных финансовых структур.
Система CrocoTime разработана российской компанией для российских пользователей, учитывает особенности менталитета и отечественные бизнес-модели.
CrocoTime работает полностью самостоятельно, достаточно установить агент мониторинга на рабочую станцию специалиста, дальше программа будет автоматически запускаться вместе с включением компьютера. Это, с одной стороны, не вынуждает сотрудника помнить о том, что нужно включить учет рабочего времени, не отвлекает от непосредственных задач. С другой – лишает возможности вмешаться в сбор статистики и повлиять на конечные результаты.
Больше 60% сотрудников российских компаний, будучи на рабочем месте, занимаются личными делами и просто приятно проводят время. Например, 44% опрошенных любят поболтать с коллегами на отвлеченные темы, а 11% и вовсе подрабатывают.
CrocoTime тщательно изучает занятость каждого сотрудника в штате. Функция «фотография рабочего дня» детально раскрывает занятость специалиста. Система учитывает часы работы за компьютером и без него, отмечает долгие отвлечения и простои, фиксирует сайты, программы и приложения, которые использовал работник. Индикатор процессов показывает, в какое время и как долго шла работа над конкретной задачей. По итогу формируется отчет за день, где можно наглядно увидеть все показатели сотрудника.
Встроенная аналитика – особенность системы учета рабочего времени CrocoTime. Отчет об используемых программах и сайтах становится удобным инструментом для анализа бизнес-процессов. С его помощью легко определить самые эффективные практики и масштабировать их в компании. Система также сравнивает загрузку сотрудников на одинаковых должностях, что помогает определить и справедливо поощрить тех, кто действительно выкладывается на работе на все 100%, а с другой – не просто узнать, кто в числе «отстающих», но и понять, в чем причины малоэффективной работы. Это позволяет руководителю оптимизировать бизнес-процессы компании в целом.
Функция тайм-трекинга помогает точно распределять затраты и планировать ресурсы в будущем, видеть вклад каждого сотрудника в общее дело.
Стоит отметить, что при всей полноте функционала, который позволяет контролировать практически все аспекты деятельности специалистов, система отличается лояльностью. CrocoTime с уважением относится к личным границам персонала: не делает скриншотов экранов, не включает прослушку, не подключается к веб-камерам, не перехватывает письма на электронную почту и сообщения в мессенджерах. Тем самым программа оберегает руководителя от возможных судебных разбирательств, связанных с нарушением тайны личной переписки и вторжением в частную жизнь.
Кроме того, CrocoTime – одна из немногих программ учета рабочего времени, где итоговая статистика может быть доступна не только для руководителя, но и для подчиненных. В настройках можно разрешить ознакомление с собранными данными по активности для самих сотрудников. Это становится дополнительным источником мотивации, ведь если человек знает о своих показателях, он может на них повлиять, например, сократив количество отвлечений.
Оцените все достоинства системы учета рабочего времени CrocoTime при помощи бесплатной версии программы. Как показывает практика, результаты не заставят себя ждать.