Тайм-менеджмент заключается не в том, чтобы работать усерднее, а в том, чтобы персонал не перегружался и не подвергал себя ненужному давлению. Умело управляя своим временем, сотрудники будут укладываться в сроки, повысят свою эффективность, будут работать более продуктивно и лучше справляться со своими обязанностями и задачами.
Специалист может обладать именно теми навыками, знаниями и опытом, которые необходимы компании. Сотрудники могут быть умны, трудолюбивы и полны энтузиазма. Всё это замечательные черты, однако каждая из них может серьёзно пострадать, если сотруднику не хватает ещё одного важного навыка – тайм-менеджмента.
Нельзя недооценивать важность тайм-менеджмента. Сотрудник может отлично выполнять свою работу, но, если он постоянно срывает сроки, это сильно повлияет на бизнес и взаимоотношения с клиентами.
Для чего нужен тайм-менеджмент
Тайм-менеджер – это организация времени путём тщательного планирования рабочей нагрузки, чтобы сотрудники могли без труда соблюдать сроки работ. Грамотное управление временем помогает:
-
повышать эффективность и производительность.
Плохое управление временем приводит к тому, что сотрудники чувствуют себя перегруженными. По результатам исследования популярного рекрутингового портала почти половина сотрудников отечественных компаний призналась, что за последний год стали больше уставать на работе. Конечно, причина не только в объёмах задач, но и в информационной повестке. Тем не менее всё вкупе негативно сказывается на нагрузке работников. Тех, кто обладает навыками тайм-менеджмента, справляются с нагрузками легче, поэтому у них повышается эффективность, что, в свою очередь, приводит к повышению производительности;
-
сдавать работы в срок.
Это наиболее очевидное преимущество эффективного тайм-менеджмента, но также и одно из самых важных, если не самое важное. Тайм-менеджмент помогает сотрудникам укладываться в сроки, что очень важно, когда речь идёт об удовлетворении ожиданий клиентов;
-
испытывать меньше стресса и беспокойства.
Стресс и тревога заставляют сотрудников не только срывать сроки и выполнять работу некачественно, но и влияют на их здоровье. Работодатели для получения положительного эффекта обязаны следить за тем, чтобы психическое здоровье подчинённых было в норме. Сотрудники, которые изо дня в день испытывают стресс на своём рабочем месте, с большей вероятностью возьмут больничный и найдут другую работу. Тайм-менеджмент позволяет сгладить острые углы, настроить работу на спокойный лад, без авралов и потрясений, что благоприятно сказывается на эмоциональном фоне в коллективе;
-
обеспечить более высокое качество работы.
При хорошем тайм-менеджменте у сотрудников есть время, необходимое для выполнения работы не только вовремя, но и более высокого качества. Если выполнять задачи с чувством, с толком, с расстановкой, а не в спешке, возникает гораздо меньше ошибок, и появляется возможность найти наиболее подходящие пути и инструменты для решения рабочих вопросов;
-
повышение уверенности в себе.
Когда сотрудники справляются со своей рабочей нагрузкой, это придаёт им уверенности и позволяет доверять своим способностям. Как следствие, стресс и беспокойство уменьшаются по физиологическим причинам: организм вырабатывает дофамин, буквально окрыляя персонал;
-
сокращение прокрастинации и времени простоя.
Когда сотрудники знают, как расставлять приоритеты, это уменьшает прокрастинацию. Например, приём «съесть лягушку» сокращает время простоя и помогает выполнять задачи;
-
улучшить баланс между работой и личной жизнью.
52% работающих граждан России не могут соблюдать баланс между работой и личной жизнью. Перекос у большинства из опрошенных в сторону карьеры. Однако хороший work-life balance приносит пользу не только самим сотрудникам, но и компании, где они работают. Когда персонал чувствует себя отдохнувшим и имеет возможность перезарядиться, он максимально эффективен в работе;
-
принимать лучшие решения.
Когда у сотрудников есть время, чтобы сосредоточиться и работать тщательно, это избавляет их от необходимости принимать решения под давлением сроков, ответственности и так далее. Вместо скоропалительных решений, используя грамотный подход к управлению временем, можно принимать обдуманные, обоснованные решения, которые принесут пользу коллективу и бизнесу.
Инструменты тайм-менеджмента
Чтобы помочь сотрудникам достичь успеха в управлении временем и получить все преимущества тайм-менеджмента, существует целый ряд инструментов.
Начать можно с банального списка дел – на бумаге или в электронном виде. Когда все задачи, обязательные к выполнению, перед глазами, легче расставить приоритеты и планировать свою занятость.
Почти невозможно навести порядок без использования (онлайн) календаря. Календари помогут ориентироваться во времени и напомнят о предстоящих задачах и дедлайнах. Это совершенно очевидно, но что ещё более важно – так это полноценное использование календаря. Большинство людей используют календарь только для записи своих встреч. Но на самом деле это инструмент, который должен помочь лучше контролировать время. Календарь помогает видеть «с высоты птичьего полета» ближайшие несколько недель.
Системы учета рабочего времени покажут, как расходуются трудовые часы на самом деле.
Автоматический учет рабочего времени
Зачастую представление об эффективности в течение рабочего дня сильно отличается от реальности. Каждому знакома ситуация, когда зашёл в социальные сети на 5 минут, а очнулся, когда прошла пара, а то и больше, часов.
Автоматический учёт рабочего времени – инструмент, который предоставляет реальную картину использования рабочих часов. Например, система мониторинга CrocoTime работает без участия персонала и руководства компании. Всё, что требуется – внедрить программу в компании. Агенты системы устанавливаются на персональные компьютеры специалистов и собирают статистику в режиме реального времени. Что фиксируют:
-
старт рабочего времени. Программа отмечает начало трудового дня, когда сотрудник включает ПК;
-
продуктивное время – время, когда специалист занимался непосредственным выполнением своих профессиональных обязанностей;
-
время простоев – если система не получает отклика от периферийных устройств в течение 5 минут, отмечается время простоя;
-
некомпьютерную занятость – все задачи, отмеченные в корпоративных календарях, например, совещания, планёрки, встречи с клиентами, звонки клиентам отмечаются продуктивным временем, даже если выполнялись без использования ПК;
-
сайты и программы, которые использует специалист в течение рабочего дня – чтобы, например, составить статистику причин отвлечений или выделить наиболее эффективные инструменты и масштабировать позитивную практику;
-
время работы над каждой конкретной задачей – чтобы оценить компетенции и расторопность каждого сотрудника;
-
окончание рабочего времени – система завершает мониторинг вместе с отключением персональной машины специалиста.
Такой набор данных позволяет системе сформировать «фотографию рабочего дня», где точно и скрупулёзно отражается занятость сотрудников. CrocoTime самостоятельно анализирует информацию и составляет сводные графики и диаграммы, которые наглядно и понятно демонстрируют итоговые данные каждого в штате компании.
Так руководитель получает срез, который помогает определить причины недостатков в работе и выделить, какие приёмы тайм-менеджмента способны исправить ситуацию. Аналитика покажет сотрудников, которые в достаточной мере владеют навыками управления временем, и тех, кто отстаёт от коллег в этом важном навыке. Как вариант, руководство может организовать внутреннее обучение.
Важный момент – система CrocoTime работает открыто: во-первых, не вторгается в личное пространство подчинённых (не перехватывает переписки, не подслушивает, не подглядывает и так далее), чем не накаляет обстановку в коллективе; во-вторых, в программе предусмотрена возможность открытия доступа к данным самого специалиста – увидев непредвзятые результаты мониторинга сотрудник может самостоятельно сделать выводы и проработать недостающие навыки или обратиться за помощью к отделу по работе с персоналом, если таковой в компании есть.
Автоматический учёт рабочего времени – инструмент непредвзятой оценки и способ научить персонал грамотно распределять своё время. С CrocoTime все задачи трудозатраты и компетенции сотрудников становятся прозрачными. Оценить возможности системы можно бесплатно в течение 2 недель, чтобы наверняка почувствовать положительный эффект мониторинга рабочего времени персонала.