Большинство руководителей рассматривают контроль и свободу персонала как абсолютно противоположные вещи. С одной стороны, действительно, без контроля добиться серьёзных результатов в бизнесе вряд ли получится, с другой – слишком пристальное отслеживание каждого шага сотрудников может «убить» мотивацию и дать абсолютно обратный эффект от ожидаемого. Как не перегнуть при контроле персонала – разбираемся в этой статье.
Желание руководства контролировать подчинённых вполне оправдано. Чем больше доступен Интернет, тем больше полезного времени, в том числе и рабочего, отнимают сетевые ресурсы. Сами сотрудники отечественных компаний признаются, что тратят на посторонние занятия во время работы от получаса до 3 часов в день. Самые популярные отвлекающие факторы:
-
новостные ленты – 44%,
-
электронная почта – 42%;
-
телеграмм-каналы – 33%;
-
шопинг в сети – 21%;
-
интернет-сёрфинг – 13%;
-
социальные сети – 10%;
-
мобильные игры – 5%.
Впрочем, и традиционные разговоры по телефону, самокопание, курение тоже остаются в числе популярных способов отвлечься от своих прямых рабочих обязанностей.
Кроме того, в последнее время сотрудники всё чаще подрабатывают на стороне в официальные часы на основной работе. Судя по опросу, так делает 65% специалистов, при этом 11% из них признаются, что дополнительные задачи негативно сказываются на продуктивности.
Неудивительно, что работодатели ищут способы контроля персонала, которые помогли бы подчинённым меньше отвлекаться и концентрироваться исключительно на своих непосредственных обязанностях.
Методы контроля персонала офлайн
Офлайн-методы контроля персонала сосредоточены на действиях специалистов вне компьютера. Сюда входит своевременный приход/уход с рабочего места, количество перерывов, которые специалист может проводить в стенах или за пределами компании, перемещения в периметре организации. Отследить эти моменты можно с помощью различных средств:
-
пропускные системы. По сути не важно, что это будет – турникет, полноценная система контроля и управления доступом, биометрический пропускной контроль или даже бабушка-вахтёр. Главное, что фиксируется время прихода и ухода. Конечно, у каждого метода есть свои «подводные камни» – например, вахтёр может быть весьма субъективным источником информации о времени прихода/ухода сотрудников, к терминалу можно приложить и чужой пропуск, чтобы отметить товарища вовремя… Но в общем и целом представление о соблюдении трудовой дисциплины будет;
-
видеонаблюдение. Этот способ может совмещать контрольно-пропускную функцию, показывать где и в какой момент времени находился тот или иной сотрудник, что в целом поможет увидеть, как часто отлучается со своего рабочего места сотрудник. Всё зависит от того, где установлены камеры видеофиксации. Другой вопрос – моральная сторона. Быть под надзором «большого брата», как правило, доставляет неудобства персоналу;
-
отчёты. Этот метод уже больше сосредотачивается на содержательности рабочего дня сотрудника. По установленной форме и с назначенной периодичностью специалисты сдают списки выполненных задач, бывает даже с указанием конкретного времени и срока их исполнения. Так руководитель получает возможность проанализировать и трудовой график, и загрузку, и эффективность работы подчинённого. Но о том, что сотрудник может приукрасить свои заслуги, забывать не стоит.
Контроль сотрудников в офисе
Большая часть рабочих процессов в современном мире всё-таки происходит в онлайне. Без использования компьютера сейчас сложно представить работу практически любого специалиста. Поэтому работодатели всё чаще сосредотачиваются на том, чтобы отслеживать активность подчинённых за ПК. Кроме того, многие бизнесмены давно сместили фокус с отслеживания присутствия подчинённых на рабочем месте на итоговую результативность. Плюс пандемия доказала, что работать на удалёнке, причем вполне успешно, компании могут.
Тем не менее за последние несколько лет работодатели всё больше контролируют свои команды – в этом признаётся каждый четвёртый руководитель. Но только 2/3 из них официально сообщили об этом подчинённым. И это – большая ошибка, поскольку контроль и так зачастую воспринимается негативно со стороны персонала, а если он ещё и скрытый, то отрицательных реакций не избежать.
Кроме того, в качестве контроля активности сотрудников всё чаще используют банальные запреты. По статистике, 23% компаний предпочитают блокировать доступ к соцсетям с рабочих ПК, хотя еще пару лет назад так к вопросу подходили только 13% работодателей, а 5 лет назад — 27%. Можно ли назвать такой метод эффективным? Вряд ли.
Контроль не равно мотивация
Пытаясь уследить за своими подчинёнными, руководитель может переступить черту. Если контроль выйдет из-под контроля, как бы иронично это ни звучало, коллектив может взбунтоваться. Вот несколько ошибок, которые начальники допускают чаще всего:
-
Чрезмерный контроль. Начальник решил «затянуть пояса», чтобы подчинённые и не думали отлынивать от своих рабочих обязанностей. У сотрудников создаётся впечатление, что руководитель постоянно стоит за ними. Это рождает напряжение и негативную атмосферу в коллективе. Эффективность и производительность снижается, когда как целью был совершенно обратный эффект. Появляется нерешительность и страх неудачи.
-
Начальник не обращает внимания на офисных сотрудников. Предполагая, что если босса не интересует, как идут дела, то проект не так важен, команда расслабляется, и эффективность работы идёт на спад.
-
Без анализа. По результатам контроля деятельности начальник не сделал никакого заключения. Сотрудники не понимают, справились ли они с поставленными задачами или допустили ошибки. Рабочий процесс замедляется.
-
Руководитель слишком балует своих подчиненных, пытаясь выглядеть в их глазах «хорошим полицейским». Это приводит к неприятностям, и в первую очередь для него самого. Его роль как начальника нивелируется, что равносильно снижению производительности труда.
Важная составляющая успешного бизнеса – контроль и мотивация персонала. Существует большое разнообразие инструментов, позволяющих отслеживать рабочую активность каждого сотрудника без ущерба для мотивации.
Автоматический контроль рабочего времени
Автоматический контроль рабочего времени обеспечивает максимально адекватный уровень контроля, не подверженный человеческому фактору и не требующий особых усилий со стороны персонала и руководства компании. Одна из программ для автоматического учёта рабочего времени – CrocoTime, которая заслужила уважение среди пользователей за лояльность и тонкий подход к организации мониторинга действий персонала за ПК.
Система CrocoTime помогает видеть:
-
когда сотрудники приходят и уходят, когда они делают перерывы и сколько времени они фактически потратили на работу в течение своего рабочего времени;
-
чем занимались специалисты в любой момент рабочего дня;
-
какие приложения и веб-сайты используют работники в трудовые часы, включая частоту использования и время, затрачиваемое на каждое из них. При этом система классифицирует все приложения и веб-сайты, которые использует команда, на продуктивные и непродуктивные и создаёт расширенные диаграммы производительности и отчеты о рабочем времени сотрудников;
-
сколько времени было потрачено на каждый проект и задачу, чтобы улучшить оценку проекта и повысить прибыльность компании.
CrocoTime существенно отличается от схожих программных продуктов своим подходом к конфиденциальности и защите персональных данных. Система не вторгается в личное пространство сотрудников – в ней не предусмотрены возможности перехвата сообщений в мессенджерах и электронной почте, чтобы понять, о чём шла речь в переписке, подключения к микрофону, чтобы подслушать разговор, к видеокамерам и рабочим столам, чтобы подсмотреть за специалистами. Разработчики не снабдили систему кейлоггером и способностью с заданной периодичностью делать скриншоты экрана. Все данные об использовании ресурсов собираются на основе исключительно заголовков открытых окон – этого достаточно, чтобы сформировать понимание о занятости персонала и количестве отвлечений в рабочие часы.
Именно такой подход делает CrocoTime инструментом контроля, который не позволяет руководству перегнуть палку и не снижает мотивацию персонала. Наоборот, возможность открыть итоговую статистику самому сотруднику позволяет ему самостоятельно отслеживать свои успехи, видеть, что именно становится причинами снижения собственной продуктивности, и вовремя исправляться, не доводя ситуацию до критического предела.
Для руководства CrocoTime предоставляет возможность сконцентрироваться на глобальных управленческих задачах, а не изучать многочисленные отчёты сотрудников – система автоматически готовит наглядные графики и диаграммы продуктивности, которые позволяют быстро и безошибочно сделать выводы о ситуации с эффективностью персонала в компании.
Точность данных обеспечивает автоматический сбор данных о действиях сотрудников за ПК, а когда компьютер не используется, это не значит для системы, что специалист бездельничал – за счёт интеграции с корпоративными календарями, IP-телефонией программа учтёт и совещания, и встречи/созвоны с клиентами/поставщиками/партнёрами.
CrocoTime – инструмент, который доказывает, что контроль может быть мягким и мотивирующим. Убедиться в этом можно, абсолютно бесплатно опробовав систему в течение 14 дней.