Контроль персонала имеет решающее значение для повышения производительности и достижения целей, которые ставит перед собой бизнес. В первую очередь руководитель несёт ответственность за то, чтобы сотрудники использовали своё рабочее время эффективно и результативно. При этом любому бизнесу важно контролировать риски, а тем компаниям, которые работают в мировом масштабе необходимо соблюдать сложную сеть законов и правил. Как контролировать задачи и рабочее время – разбираемся в этой статье.
Офис утром – «сонное царство», на раскачку может уходить до нескольких часов. Ситуация знакомая и сотрудникам, и руководителям. Между тем, эксперты подсчитали, что недосып персонала обходится российским компаниям в общем примерно в 3,5 триллиона рублей в год. Немало.
На работоспособности сотрудников сказывается множество факторов. Причём чаще всего они становятся оправданием для низкой эффективности. Для примера – история сотрудницы из области, которая ежедневно тратит около 2 часов, чтобы добраться до работы в Москву. Рабочий день должен начинаться в 9:00, но, как призналась сама девушка, пара первых утренних часов у неё уходит на то, чтобы «прийти в себя» после долгой дороги. А там уже недолго и до официального обеда… Послеобеденный кофебрейк за разговорами с коллегами отнимает ещё примерно дополнительный час. И только потом она начинает полноценно заниматься своими обязанностями. А за час до окончания рабочего дня начинает «морально готовиться» к дороге домой. В общем, из положенных 8 часов сотрудница работает от силы 2-3 часа в день.
А те, кто успевает за рабочие часы делать многое, как правило, со временем начинают «успевать» ещё больше, только опять же не в пользу работодателя. По данным опроса, 29% специалистов уже подрабатывают на стороне, еще 22% нацелены на дополнительную работу. Подработки онлайн стали волновать руководителей не меньше, чем прокрастинация и откровенная лень.
Именно поэтому контроль выходит на первое место в организации внутренних бизнес-процессов компаний. Однако его эффективность зависит от принятых методов и способом. Одного присутствия руководителя, которое в теории должно подстёгивать к соблюдению трудовых договорённостей, явно недостаточно. Более того, сами сотрудники признаются, что личный надзор начальника только мешает, снижая производительность.
Внутренний контроль сотрудников
Внутренний контроль — это политики, процедуры, технические меры безопасности, которые внедряют в компаниях, чтобы эффективно управлять персоналом, сокращать риски и защищать активы.
Внутренний контроль включает в себя несколько этапов:
-
оценка рисков – выявление и анализ рисков организации. Так формируется основа управления и снижения рисков. Для этого необходимо чётко поставить цели, определить риски для их достижения, выявить и оценить существенных изменения на пути к достижению;
-
контрольные действия – это действия, установленные политиками и процедурами, которые помогают обеспечить выполнение указаний руководства. Действия по контролю должны выполняться на всех уровнях организации и на различных этапах бизнес-процессов;
-
мониторинг – это процессы, которые определяют, отслеживают и сообщают о качестве внутреннего контроля.
Разработка эффективной системы внутреннего контроля включает в себя:
-
разработку политик и регламентов, должностных инструкций и матрицы полномочий;
-
разделение обязанностей и ответственности;
-
процедуры мониторинга и контроля эффективности;
-
управление персоналом;
-
соблюдение нормативных требований и управление рисками.
При этом в фокус внутреннего контроля попадают все действия специалистов, поскольку они влияют на общие результаты работы компании.
Постановка и контроль задач
В современном быстро меняющемся мире эффективное управление задачами имеет решающее значение. Управление задачами влияет на планирование, организацию работы персонала для достижения конкретных, глобальных целей бизнеса. Внедрение эффективных стратегий управления задачами может значительно повысить производительность и помочь персоналу лучше справляться со своими обязанностями.
Чтобы эффективно управлять задачами нужно выполнить следующие шаги:
-
планирование: сначала необходимо выявить и определить задачи, которые нужно выполнить. Большие задачи важно разбивать на более мелкие, более управляемые подзадачи для большей ясности;
-
расстановка приоритетов: нужно оценить срочность, важность и сроки каждой задачи, чтобы расставить приоритеты. Для этого можно использовать различные методы, например, матрицу Эйзенхауэра или ABC-анализ, для классификации задач на основе значимости;
-
установка сроков: важно определить реалистичные сроки для задач, гарантируя, что они совпадают со сроками проекта и общими целями. Не стоит упускать из вида существующие в компании зависимости и выделять достаточно времени для завершения задачи;
-
делегирование и сотрудничество: назначение задач соответствующим лицам или командам с учётом их навыков и опыта. Грамотное использование инструментов совместного управления задачами облегчит общение и координацию;
-
отслеживание прогресса: проведение регулярного контроля и отслеживание хода выполнения задач. Важно вовремя информировать заинтересованные стороны о статусе задач и оперативно устранять любые проблемы или задержки;
-
регулировка и адаптация: для успешной реализации задач важно оставаться гибкими и быть готовыми вносить коррективы по мере необходимости. Приоритеты могут измениться, могут возникнуть непредвиденные препятствия, может потребоваться перераспределение ресурсов.
Учет рабочего времени в контроле сотрудников
Бизнес «стоит» на двух основных краеугольных камнях: производительности и эффективности. Плохо работающие сотрудники влияют на результаты и затраты всей компании. Следовательно, контроль производительности и рабочего времени персонала, за которые он несёт ответственность, должен быть приоритетом для любого руководителя.
Учёт рабочего времени складывается из двух основных составляющих: контроль дисциплины (своевременно ли сотрудник приходит на работу?) и контроля использования времени в течение дня (чем занимается сотрудник в отведённые для работы часы?).
Конечно, начальник может самостоятельно, вживую следить за персоналом. Но, во-первых, охватить каждого вряд ли удастся, а, во-вторых, такой надзор провоцируем стресс. Сами сотрудники в числе первых причин для стресса называют руководителя. А медицинские исследования доказывают, что стресс негативно сказывается на эффективности и производительности. Получается, что, желая лучшего и выбирая «надзирательство», управленец рискует получить обратный эффект. Гораздо удобнее и результативнее – автоматические способы контроля, когда для мониторинга работы персонала используют программное обеспечение.
Контроль прихода и ухода сотрудников
С контроля прихода и ухода начинается дисциплина. Опоздания способны «съедать» значительную часть рабочего времени. Программные инструменты, например, CrocoTime, работают наравне с пропускными системами, более того, даже превосходят их в вопросе точности. Отметившись на проходной, сотрудник может задержаться в других отделах, коридорах… Дойти до своего рабочего места лишь спустя время.
CrocoTime отмечает время начала работы, когда специалист включает свою персональную рабочую машину. Это как минимум значит, что сотрудник занял свой пост. Отключается система мониторинга также вместе с ПК, обозначая границы рабочего дня.
Контроль использования рабочего времени
Достоверно отследить и проанализировать содержания рабочего времени под силу, пожалуй, только программным инструментам. CrocoTime учитывает каждую минуту рабочего дня, проведённую с пользой или без неё:
-
отмечает время, затраченное на каждую задачу, поставленную специалистам, а также инструменты и ресурсы, которые использовались для выполнения. Так руководитель получает возможность увидеть продуктивность каждого сотрудника и выявить максимально эффективные практики, которые помогают справляться с задачами быстрее и качественнее;
-
фиксирует программы и ресурсы, которые использовались в течение рабочего времени – сайты, игры, электронная почта и так далее. Такая статистика показывает, сколько времени сотрудник проводит за работой, а сколько – отвлекается на посторонние занятия или подработки;
-
анализирует полученные данные, составляет наглядные графики и диаграммы для отчётов о работе персонала. В итоге формируется шкала занятости, где видны продуктивное и непродуктивное время, продуктивность работы, количество задач, которые успел выполнить специалист.
Существенное преимущество такого программного подхода к контролю рабочего времени сотрудников – его лояльность, автономность и беспристрастность. Агенты мониторинга, установленные на ПК специалистов, работают в тихом, незаметном режиме, не отвлекая от непосредственных обязанностей. При этом никакие персональные данные система CrocoTime не собирает: переписки, электронные письма остаются личным делом, подсматривать и подслушивать программа не умеет. Система опирается только на заголовки открытых окон, чего достаточно, чтобы сделать выводы о занятости сотрудника. Исправить данные собранной статистики постфактум не может ни персонал, ни руководство – так получается максимально объективная картина работы.
Настроить простой, эффективный, лояльный контроль сотрудников в компании помогает система CrocoTime. Оценить возможности программного мониторинга задач и рабочего времени можно бесплатно в полномасштабном тестовом режиме.