С финансовых организаций всегда отдельный спрос. Когда дело касается денег, клиенты предъявляют особые требования, а в силу возрастающей конкуренции в банковской сфере подрыв репутации сродни полному краху. Как влияет организация работы банковских офисов на удовлетворенность клиентов, и каким образом можно наладить учет рабочего времени в офисах – расскажем в этой статье.
Для чего нужен учет рабочего времени
Учет рабочего времени – признанная необходимость. Во-первых, он нужен, чтобы соблюсти законодательные нормы. Трудовой кодекс России говорит, что учет рабочего времени входит в обязанности любого работодателя. Во-вторых, сами руководители все чаще подходят к этому вопросу не формально, а конструктивно. Современные бизнес-реалии подталкивают использовать учет рабочего времени в качестве инструмента экономии ресурсов и мотивации. В-третьих, сами сотрудники, конечно, те, что аккуратно выполняют свои обязанности, видят в объективном учете рабочего времени свои преимущества. Если суммировать причины позитивного отношения к учету рабочего времени, то получается, что он:
- помогает соблюсти букву закона, избегая санкций;
- налаживает дисциплину в рабочем коллективе;
- служит способом повышения эффективности – когда известно, что рабочие часы отслеживают, причем не номинально, а действительно, стимула трудиться становится больше;
- способствует экономии ресурсов – например, при низкой скорости работы персонала далеко не всегда нужно срочно нанимать дополнительных специалистов в штат, учет рабочего времени вполне может объяснить сложившуюся ситуацию и показать, что выгоднее дополнительно обучить существующих сотрудников, чем искать новых;
- гарантирует справедливые финансовые взаимоотношения между работником и работодателем. И это не про штрафы и поводы для лишения премиальных. Это про объективную оценку усилий персонала и понятную систему вознаграждений, когда все переработки и повышенная нагрузка учитываются.
Как выбрать метод учета рабочего времени
Главное требование, которое обязан выполнять любой работодатель – ведение табеля учета рабочего времени. Этот документ должен заполняться ежедневно, заверяться подписью руководителя отдела или подразделения, сдаваться специалисту по кадрам или в отдел бухгалтерии на обработку и хранение. Каким образом будет идти процесс учета рабочего времени по факту, закон не указывает. А потому на выбор руководителей существует масса методов и инструментов. Какой взять на вооружение, во многом зависит не только от желания управленца, но даже больше от внутреннего устройства каждой компании.
- Способ организации труда.
Удаленка уже не кажется компаниям чем-то сверхъестественным. Методы учета рабочего времени для офисных сотрудников и дистанционных будут различаться. Для тех, кто трудится в стенах компании, могут быть приемлемыми «визуальные» варианты – отмечать приход/уход можно вручную, просто пройдясь в нужный час по кабинетам или заглянув в на open space, перемещения внутри офиса можно отследить с помощью камер видеонаблюдения или системы контроля и управления доступом. Для удаленного персонала такие варианты отсутствуют, поэтому придется выбирать альтернативные и непременно программные методы учета рабочего времени. Например, отслеживать активность по статусам и перепискам в корпоративных мессенджерах, по степени выполнения поставленных задач, периодическими обзвонами сотрудников или с помощью видеоконференций.
- Цели учета рабочего времени.
Если для компании главное, чтобы в один «прекрасный» момент трудовая инспекция не выставила штраф, то учет рабочего времени можно вести «на коленке», вовремя складывая в нужную папку табели, заполненные по форме, и не сильно вдаваясь в подробности реальной работы сотрудников. Только такой подход мало приемлем для руководителей. Каждый начальник желает знать, чем заняты его подчиненные, и за что он платит им зарплату. А для этих целей нужны инструменты, которые будут показывать не только присутствие на рабочем месте, но и трудозатраты каждого в команде. Как минимум это могут быть системы управления проектами, еще более широким функционалом обладают специализированные системы учета рабочего времени, которые по сути включают в себя и отслеживание дисциплины, и распределение времени по проектам и задачам, и детальный анализ всех собранных данных.
Как контролировать работу сотрудников в банках
Банковская сфера весьма консервативна. Об этом говорит даже строгий дресс-код, который предъявляется к сотрудникам офисов. Именно банки в числе последних уходили на удаленку, потому что для клиентов личный контакт с менеджером всегда был очень важен. Первыми выходили в офисы, как только это стало возможным. Но за два года пандемии тенденции изменились, и сами клиенты смещают акценты на дистанционное использование банковских сервисов. А в свете последних событий в стране и мире банки снова принимают решение уходить на удаленку. С учетом того, что работа банковских служащих в большей степени связана с компьютерами, единственно верным и эффективным методом контроля банковского персонала становятся программные решения – системы учета рабочего времени.
Почему необходим учет рабочего времени для банковских сотрудников
Работа сотрудников в банках мало чем отличается от других профессий. Здесь тоже есть распорядок и график работы, разве что требования к их исполнению гораздо выше и со стороны руководства, и со стороны клиентов. Эффективность работы подразделения зависит от каждого отдельного сотрудника, и от каждого зависит имидж банка в целом. Тем не менее, несмотря на повышенную ответственность, банковские работники «грешат» теми же нарушениями, что и все остальные: могут опаздывать к началу рабочего дня, отлучаться с рабочего места для решения личных вопросов или дополнительного кофе-брейка, завершать рабочий день раньше положенного. Но если в любом другом офисе такие вольности приведут к горящему дедлайну, то в банке из этого вырастают длинные очереди и количество недовольных клиентов.
Что нужно учитывать при выборе автоматического учета
Автоматический учет рабочего времени может быть организован по-разному, функционал IT-инструментов обширный, главное – сосредоточиться на актуальных задачах для бизнеса. В банковской сфере важными критериями будут:
- контроль своевременного присутствия на рабочем месте. Например, в системе учета рабочего времени CrocoTime начало рабочего дня отмечается с включением рабочего ПК, отключение приравнивается к окончанию трудовых часов. Однако это не значит, что нужно отказываться, например, от уже существующей пропускной системы. Она может быть дополнением за счет встроенной интеграции;
- возможность отслеживания всей деятельности сотрудника в течение дня. Работа банковских сотрудников не ограничивается одним лишь использованием специализированной внутренней программы, то есть использованием компьютера. Есть звонки клиентам, встречи, внутренние совещания и планерки и т.д.. Встроенная функция фотографии рабочего дня отражает в деталях, как долго и в каких программах работал персонал, сколько времени потратил на телефонные разговоры по рабочим вопросам, сколько – на очные встречи;
- встроенная аналитика. Отдельные виды программ ограничиваются сбором информации о работе персонала. Эти данные, как правило, лежат потом «мертвым грузом» и требуют от руководителей дополнительного времени на анализ ситуации. В CrocoTime данные преобразуются в графики и схемы, информация анализируется в различных разрезах. Например, можно увидеть не только нагрузку одного работника, но и ее распределение между сотрудниками одного отдела, чтобы принять решение о сокращении или расширении штата;
- нагрузка на IT-инфраструктуру банка. Важный критерий: дополнительное ПО по мониторингу персонала не должно негативно влиять на привычный ход работы сотрудников. CrocoTime работает в фоновом режиме, не отвлекает без надобности всплывающими окнами, не нагружает систему компьютеров.
Выгоды от использования автоматического учета рабочего времени
Автоматический мониторинг рабочего времени сотрудников – это в первую очередь повышение эффективности работы всей компании и экономия времени руководителя на контроле исполнения внутренних процессов.
Он помогает повысить продуктивность каждого сотрудника. По опыту внедрения системы учета рабочего времени, только сообщение о том, что рабочий процесс отныне будет контролировать программа, повышает работоспособность штата примерно на 30%. А это непременно отразится на уровне обслуживания клиентов банка, лояльности и репутации.
Системный подход к учету рабочего времени позволяет видеть одновременно работу всех филиалов и подразделений вне зависимости от их места расположения. Программа подходит и для мониторинга удаленного персонала – кейс внедрения CrocoTime в финансовой организации, входящей в ТОП-30 крупнейших банков России, в доказательство.
Мониторинг с CrocoTime не только дает представление о трудоспособности персонала, но и рисует картину внутренних бизнес-процессов, что помогает оптимизировать работу структуры. Например, после детализации системой одного рабочего дня Сбербанк исключил из операционной цепочки всего одно десятисекундное действие и избежал неопраданного расширения штата.
Интеграция с кадровыми системами позволяет формировать табели учета рабочего времени и достоверно отражать всю информацию от отработанном времени сотрудников. Тем самым помогая выполнить требования трудового законодательства и избежать спорных ситуаций.
Как показывает практика, для оценки эффекта внедрения системы учета рабочего времени CrocoTime достаточно двух недель. Именно поэтому мы предлагаем бесплатный тестовый период. Оцените все преимущества автоматического учета рабочего времени вместе с CrocoTime.