Автоматизировать — значит облегчить, исключить повторяющиеся ошибки и максимально влияние человеческого фактора. Как этого добиться? Переложить рутинные задачи на плечи IT-решений. Современная бизнес-среда динамично меняется, в условиях кризисных явлений компании ищут варианты для наращивания конкурентных преимуществ, поэтому использование АИС — актуальный и мощный инструмент.
Автоматизация систем управления — кому и зачем?
На сегодняшний день АИС используют как крупные игроки бизнеса, так и малые предприятия. Дело в том, что современные решения позволяют получить точную и достоверную информацию о деятельности персонала всех уровней, независимо от количества штата. А также понять, как решаются главные задачи, анализировать отчетность их выполнения, находить ошибки. Главная цель — оптимизировать деятельность, повысить эффективность и, как следствие, рост финансовых показателей. Это становится возможным благодаря:
- прозрачной организации структуры;
- отказу от устаревших методов;
- внедрению инноваций, которые позволят в кратчайшие сроки развить сильные стороны организации и укрепить слабые позиции.
Теперь ответим на вопрос: “Зачем?”. Есть несколько причин:
- Ускорение рутинных процессов. Элементарный пример: ведение электронного документооборота. Снимает риски потерять документ, не обработать его вовремя, забыть передать на подпись.
- Создание клиентской базы. Любая компания предлагает или услуги, или товары. Значит, есть ЦА — потенциальные и существующие клиенты. Важно объединить БД, чтобы в ней одновременно могли работать специалисты, чья задача предлагать и продавать.
- Снижение процента ошибок. Любые операции в рамках процессов выполняют люди, а им свойственно ошибаться. Если свести к минимуму человеческий фактор, возрастет качество труда.
- Экономия сил и средств. Например, работа сотрудников бэк-офиса, бухгалтеров или экономистов может быть максимально упрощена. Зачем тратить время на составление громоздких отчетов вручную, если есть АИС, способные генерировать документы в два клика.
- Поиск и анализ информации. Современные решения благодаря встроенным модулям помогут ответить на ряд важных вопросов. К примеру: сколько товара осталось на складе, сколько необходимо закупить, сколько продано. Что облегчает поиск и работу с данными.
- Оптимизация деятельности и повышение эффективности.
- Создание понятной бизнес-структуры компании. При условии, что все процессы продуманы, регламентированы и максимально автоматизированы, снижается риск искажения общей картины. Всегда можно отследить взаимосвязь операций в рамках процессов.
Статистика подтверждает, что спустя 6 месяцев после внедрения АИС меняются в лучшую сторону основные показатели:
- на 40% увеличивается точность планирования;
- на 50% возрастает эффективность;
- и на 80% экономия времени руководства.
Системы автоматизации
Безусловно, виды и количество процессов зависят от специфики работы компании и сферы деятельности. Но их можно объединить и принимать решения по целым направлениям. Среди них:
- Стратегический менеджмент. Сюда мы относим экономическую и информационную безопасность, экономическую деятельность, юридическое сопровождение.
- Финансы. Это отдельный и очень важный пункт, касающийся налоговой отчетности, распределения ежемесячных вознаграждений, премий, расчетов с клиентами/поставщиками.
- PR и маркетинг. Здесь все, что касается работы над внешним и внутренним брендом: продажи, рекламная деятельность и взаимоотношения с клиентами.
- Производство. Производственная деятельность организации, управление ресурсами, поставками, оборудованием. Логистика.
- Качество. Потребительские характеристики выпускаемой продукции, работа с возражениями и замечаниями клиентов.
- Работа с персоналом. Подбор, обучение, развитие сотрудников. Мотивация, оплата труда.
В любом случае, выбирая продукт или решение, оцените, какова будет экономическая выгода в соотношении с затратами на внедрение.
Разберем вопросы автоматизации самых важных направлений.
Автоматизация систем управления
Система управления организациями меняется вместе с ростом и потребностями компании. Чем крупнее бизнес — тем более актуальным становится вопрос. Для чего:
- повышения рентабельности проектов с помощью оперативного контроля над задачами;
- улучшения корпоративной культуры посредством повышения качества коммуникации между отделами и подразделениями и четким распределением обязанностей;
- сокращения времени на обработку информации извне и распространения ее в рамках компании.
Когда автоматизация охватывает важные процессы, повышается качество решений, принимаемых топ-менеджерами. Здесь на помощь придут ERP-системы.
Автоматизация производства и технологических процессов
Различают три вида:
- Частичная: автоматизация отдельных операций.
- Комплексная: когда ПО отвечает за работу целых цехов, участков или комплексов.
- Полная: высшая ступень, когда все функции управления и контроля доверены автоматическим системам.
Выбор зависит от масштабов производственной базы с учетом специфики. В целом затраты окупаются быстро. По замечаниям специалистов, автоматизация позволяет увеличить производительность более чем в три раза. Однако в России на десять тысяч человек приходится в 20 раз меньше роботов, чем, например, в Китае.
Автоматизация управления взаимоотношениями с клиентами
Неважно, предлагает компания автомобили, детали для них или услуги по доставке запчастей. Необходимо отслеживать все этапы общения и сократить путь от звонка до сделки. Отчеты в ручную, таблички в обычном документе — это прошлый век. Информация должна храниться в общей БД, обновляться и быть актуальной, понятной и емкой для каждого специалиста, который работает с потенциальными и существующими покупателями и потребителями. В этой связи специалисты рекомендуют не забывать о нескольких важных факторах:
- привлечение новых клиентов стоит дороже, чем удержание существующих;
- порядка 50% заказчиков неактивны в базах, поскольку работа в этом направлении ведется неэффективно;
- если удержать 5% постоянных клиентов, прибыль можно увеличить на 80%.
Автоматизировать эту сферу деятельности легко, во многих случаях достаточно внедрить CRM систему, что в разы облегчит работу, позволит объединить данные менеджеров и оперативно реагировать на запросы.
Автоматизация бизнес-процессов
Здесь мы говорим о создании особой информационной системы предприятия, которая открывает возможность осуществлять наиболее эффективное планирование за счет отлаженного взаимодействия отделов и подразделений. Этого можно достичь благодаря:
- контролю количества персонала;
- снижению процента ошибок;
- улучшению дисциплины;
- исключению отвлечений;
- внедрению технологий, позволяющих ускорить операции;
- анализу информации о скорости процессов.
Дело в том, что описание процессов вручную — дело трудоемкое и неблагодарное. Чтобы найти ошибки, необходимо видеть реальную картину. Поэтому IT-решения в помощь. Их стоит использовать в комплексе. Это может быть ПО по управлению проектами в связке с CRM и программами мониторинга рабочего времени. Наиболее эффективной сотни компаний признают CrocoTime.
Система мониторинга и анализа CrocoTime
Это решение идеально подойдет для организаций любой сферы бизнеса, мониторинг осуществляется независимо от того, сколько в штате человек — 10 или 10 тысяч. CrocoTime фиксирует:
- время прихода и ухода,
- опоздания,
- прогулы,
- ранние уходы,
- частые перерывы (положенные по ТК не считаются отклонением).
Кроме того, решение анализирует компьютерную активность, предоставляя наглядную картину дня: процентное соотношение продуктивного времени (использование программ и материалов, необходимых для выполнения обязанностей), непродуктивного (посещение развлекательных порталов, сайтов, соц.сетей) и некомпьютерного (работа не за ПК). Помимо этого, в программе реализована возможность задавать графики труда для целых подразделений или конкретных штатных единиц. Отчеты формируются автоматически, доступ к ним может быть ограничен.