Начнем с того, зачем подсчитывать отработанные сотрудниками часы. Сомневаетесь, что они заняты тем, чем надо? И правильно делаете. Бывает, человек не приступает к своим обязанностям, устал, выгорел, не может сконцентрироваться. Кроме психологически объективных причин, отвлекают другие факторы. Их называют «пожиратели времени» — соцсети, например. Они превращают работу в часы досуга. Ежедневно в России их посещает около 100 миллионов. Избежать двусмысленности положения, когда служащий на месте, но пользы нет, а платить придется, помогает мониторинг занятости.
Принципы и понятие учета рабочего времени
Учитывать занятость сотрудников – прямой долг работодателя, закрепленный в ТК РФ. Если руководитель не будет делать этого, дождется, что привлекут к административной ответственности. Так что должен вестись как минимум табель, где фиксируется трудовое время, начало и завершение рабочего дня, выходные, отпуска, больничные, прогулы т.д.
Тайм-менеджмент отталкивается от базового понятия рабочего времени. Это строго определенный период, когда трудящийся выполняет обязанности по договору. Особенности такого дня, длительность, ненормированность устанавливаются правовыми актами, федеральными законами, статьей 91 ТК РФ.
Каждый управляющий хочет понимать, сколько трудился вверенный ему сектор. Это определяет эффективность отдельных подразделений и команды в целом, облегчает разбор спорных моментов по трудовым отношениям, вопросам оплаты, организует настроенность на результат.
Табель рабочего времени
Табель учета рабочего времени – главный документ, который подтверждает факт задействованности каждого члена коллектива в течение дня: отработал он положенную норму, или сложились иные обстоятельства. Это ежедневно фиксирует администрация либо кадровая служба.
Форма табельного бланка может быть произвольной. Но, чтобы не изобретать велосипед, можно воспользоваться образцом, который разработал Госкомстат России — формы Т-12 и Т-13. Новый экземпляр табеля составляют ежемесячно. Его порядковый номер соответствует очередности месяца, в котором был открыт документ. Независимо от того, как его заполняют — письменно или в электронном виде, после закрытия его распечатывают для подписей.
Основанием для начисления зарплаты служит заполненный табель Т-13. Это основная, наиболее удобная форма. В ней детально прописываются причины неявки, занятость в выходной день, повышение квалификации, отпуска, в том числе студентов, командировки, больничные с листом нетрудоспособности и без него, то есть все моменты трудового процесса.
Форма Т-12 менее популярна, ее приходится оформлять вручную. Каждому служащему присваивают индивидуальный табельный номер, который не повторяется никогда. Отмечают присутствие, выработанные часы, неявку на место, а также поводы для прогула.
Кадровики следят за совпадением количества календарных дней в месяце с суммой рабочих, выходных, праздничных дней по каждому специалисту. Итоги подводят через две недели и в конце месяца.
Минусы ручного учета времени
С развитием автоматизированных систем учета времени минусы ручного стали очевидными:
такая проверка отнимает энергию, время, которые лучше посвятить полезными заданиями, нежели заполнять листы, бланки, журналы. Сложно найти более рутинную деятельность, чем монотонная бумажная;
ошибки в фиксации сроков прихода/ухода подчинённых или, того хуже, возможность подтасовывать сведения. Человеческий фактор договоренностей, безответственного отношения, забывчивости, увы, никто не отменял;
табельная система отражает количественную загрузку, но не качество труда, ни его отлаженность, ни отдачу коллектива корпоративным целям;
невозможность проанализировать профессионализм команды в целом и ее участников в отдельности — вклад, заинтересованность и соучастие каждого.
Учет рабочего времени. Методы и системы
Разработаны методы сохранять драгоценный ресурс — время. Они решают отдельные задачи: от контроля дисциплины, посещаемости, перемещений по территории до анализа деятельности за компьютером. Каждая компания выбирает для себя оптимальный способ контроля:
- видеонаблюдение эффективно для надзора за человеком с момента его появления в офисе, в течение дня, в общении с клиентами. Неудобство в том, что при необходимости придется привлекать еще кого-то, кто будет следить через видеосистему, или долго отсматривать материал в поисках записи нужной ситуации;
- системы контроля и управления доступом (СКУД) наделяют и ограничивают правом находиться на определенном объекте, четко устанавливают период, когда специалист остается на территории предприятия. Нужны пластиковые карты, которые открывают двери;
- биометрические системы привлекают сравнительной новизной, а также контролем через индивидуальные характеристики. Через сетчатку, радужную оболочку глаз, отпечатки пальцев, тембр голоса система распознает человека и пропускает. Правда, может сбиться, не узнать «давнего знакомого», если он, например, не под тем углом палец приложил или изменил наклон головы при идентификации. Всякое случается даже с дорогим высокотехнологичным оборудованием;
- автоматизированные программы учета рабочего времени обозначают действия за ПК, внекомпьютерную занятость, участие в конференциях, совещаниях, во взаимодействии с телефонией — разговоры с клиентами, партнерами, автоматически анализируют день, как эффективный или «пустой». Мониторинг пунктуальности присутствует как само собой разумеющаяся функция.
Автоматизированный учет рабочего времени
Автоматизированные системы учета времени – спасение для работодателя, подушка безопасности для персонала. Первый может выдохнуть спокойно: программа начнет работать с минуты прихода сотрудника, как только он включит ПК и начнет действовать мышью. Так, по крайней мере, функционирует ПП CrocoTime. Кроме того, эта программа:
- автоматически формирует табели учета рабочего времени через объединение с кадровыми системами;
- делит сайты на продуктивные/непродуктивные для конкретного специалиста. Если он аналитик по изучению социальных сетей или менеджер по привлечению заказчиков из различных интернет-сообществ, то Telegram, Вконтакте, т.д. будут для работника необходимыми. А, например, для бухгалтера, напротив, программа расценит социальные сети как отвлекающие обстоятельства;
- делает фотографию рабочего дня, которая покажет, сколько времени посвящено деловым обязанностям, сколько — личным вопросам.
нтеграция с календарем, IP-телефонией, терминалами даст полное представление о востребованности специалиста, продолжительности бизнес-встреч, продуктивности телефонных переговоров.
Полезность ПП CrocoTime также прочувствуют офисные служащие. Не все умеют быть пунктуальным, не все любят, чтобы их контролировали. Есть обратная сторона, когда, например, бухгалтерия не подсчитает сверхзанятость. При таком положении возникнут другие обиды. Программа учета времени CrocoTime «подобьет» все переработки, их суть, необходимость для наемной стороны и для предприятия. От суммы затраченных часов зависит и вознаграждение — зарплата, премии, стимулирующие выплаты.
ПО зафиксирует нарушения рабочего регламента, но в рамках законодательства и корпоративных правил выделяется обеденный перерыв, кофейные паузы, перекуры, общение. Главное, чтобы это не затягивалось сверх меры.
Об установке CrocoTime подчиненных предупреждают, в итоге они сами могут просмотреть личную статистику по дням, сделать выводы.
Скачать программу учета рабочего времени
ПО CrocoTime подходит организациям с персоналом до 10 единиц и свыше 10 тысяч. Разница в количестве значительная. Но это никак не скажется на функционале программы по учету рабочего времени. Её можно установить на любое число компьютеров и пользоваться 14 тестовых дней.
Где искать? На сайте компании “Инфомаксимум”. Демо-версия онлайн даст представление о ресурсах ПП. С ее установкой повышается мотивация, ведь контроль стимулирует быть продуктивнее, безошибочно фиксируются отработанные часы, оплата идет только за дело. Кроме того, программа дает возможность оперативно устранять нарушения. Информация о них сразу поступает на электронную почту руководства.
Алгоритм скачивания простой. Причем в двух вариантах — на русском и английском языках. Нажать кнопку “Начать бесплатно”/ Start free, создать аккаунт, начать работать. Результаты теста впечатляют — отзываются партнеры, которым CrocoTime видится главным помощником.