Любой работодатель хочет получать максимальную отдачу от своих сотрудников в течение рабочего дня. Чем они продуктивнее, тем больше пользы для бизнеса. На самом деле, находясь на стороне начальника, может быть весьма неприятно ловить своих подчиненных на выполнении личных задач в течение дня, будь то планирование встреч, ответы на электронные письма от друзей или планирование выходных. Как понять, чем занимаются сотрудники в рабочее время, быстро, эффективно, без пристальной слежки и потери «лица» – рассказываем в этой статье.
Что такое картина рабочего дня?
Каждая минута рабочего времени сотрудника складывается в общую картину. В нее входит время от прихода на рабочее место до окончания трудового дня. Если детально расписать всё, чем занимался специалист в отведённое для выполнения рабочих задач время, получится узнать, чем же на самом деле занимается работник.
В идеале всё время, которое входит в установленный график работы, должно делиться на выполнение тех или иных профессиональных обязанностей. Естественно, с положенными по Трудовому кодексу перерывами. Однако исследования занятости сотрудников, которые проводятся периодически, раз за разом показывают, что продуктивная деятельность занимает только часть рабочего времени, иногда весьма незначительную. По данным опроса, больше половины сотрудников российских компаний отвлекаются от рабочих задач: 45% – периодически, еще 9% – часто.
В ТОПе поводов отложить рабочие дела:
-
срочные личные вопросы – 34%;
-
разговоры с коллегами – 33%;
-
социальные сети – 31%;
-
голод – 25%;
-
новостные ленты – 20%;
-
кофебрейки – 19%;
-
перекуры – 19%;
-
сбои оргтехники – 18%;
-
пространные раздумья – 16%.
При этом такое непродуктивно проведенное рабочее время заставляет задерживаться на работе и, следовательно, в общепринятых мерках, перерабатывать. Об этом заявляет каждый третий житель России.
Жить в графике, не страдать от переработок как раз и помогает анализ потраченного времени с помощью воссозданной картины рабочего дня. Когда наглядно видно, куда уходят минуты из оговоренных трудовых часов, становится понятны причины задержек на работе и горящих дедлайнов.
Как составить картину рабочего дня сотрудника?
Чтобы составить картину рабочего дня, необходимо фиксировать каждую минуту рабочего времени. На первый взгляд задача маловыполнимая, но существуют 3 варианта сбора информации:
-
Самофотография.
В этом случае за формирование картины рабочего дня ответственен сам сотрудник. Каждый специалист ведёт учет своего времени по указанному работодателем шаблону. Для подтверждения данных начальник может запрашивать скриншоты, документы, фотографии. Такой способ подходит для самых ответственных и мотивированных на повышение собственной продуктивности специалистов. Однако такие отчёты о собственной производительности становятся дополнительной нагрузкой на сотрудников – они должны успевать и рабочие задачи выполнять, и готовить данные о своей работе для руководителя.
-
Привлечение сторонних наблюдателей.
Этот вариант сбора информации выбирают, когда уровень мотивации вызывает сомнения. В компании поручают вести непосредственный мониторинга, например, отделу кадров или заводят специальную штатную единицу – сотрудника, который будет заниматься наблюдением и фиксацией занятости работников. Объективность при таком способе формирования картины рабочего дня однозначно будет выше, однако есть несколько «подводных камней». Во-первых, охватить весь персонал компании физическим наблюдением сложно. Но как вариант можно выделить какую-то фокус-группу среди подчиненных. Тога возникает второй фактор: зная о наблюдении, специалисты могут собраться и выдержать установленную планку продуктивности, а потом – снова вернуться к привычному ритму работы с многочисленными перерывами на кофе и разговоры с коллегами.
-
Автоматическое формирование картины рабочего дня.
Это, пожалуй, наиболее современный, простой и удобный вариант понять, как распределяют свое рабочее время сотрудники. Как правило, это делают специальные IT-инструменты – программы, которые собирают данные о действиях специалистов в режиме реального времени и «складывают» их в общую картину, определяя продуктивное и непродуктивное времяпрепровождение.
Если говорить о рисках при выборе способа формирования картины рабочего дня, то самофотография не гарантирует правдивости данных. Сотрудник может умышленно приукрасить свои заслуги или неумышленно забыть внести в отчет какие-то свои действия. Сторонние наблюдатели, особенно привлеченные со стороны, будут требовать оплаты труда, а значит, увеличения ФОТ. Автоматизированный подход – это единовременное вложение, которое позволит наладить мониторинг на долгий срок, вести его без перерывов и существенно сэкономить человеческие ресурсы.
Автоматическое составление картины рабочего дня
Автоматическое составление картины рабочего дня обладает целым рядом преимуществ:
-
Сбор данных вручную занимает много времени, а в итоге получается картина не в режиме реального времени, поскольку записи вносятся постфактум. Благодаря автоматическому сбору данных ситуация происходит в режиме реального времени, и руководитель может сосредоточиться на использовании данных и повышении производительности.
-
Ручной ввод подвержен ошибкам и человеческому фактору. Только автоматически собираемые данные являются актуальными, точными и непротиворечивыми.
-
Автоматически собранные данные обеспечивают прозрачность работы для руководства.
Автоматический учет рабочего времени по сотрудникам и отделам
Для автоматического составления картины рабочего дня используют специализированные системы, такие как CrocoTime. Эта программа полностью повторяет структуру дня компании и каждого ее сотрудника.
В CrocoTime становятся очевидными границы рабочего дня персонала. Как только специалист включает свой компьютер, агент системы мониторинга начинает отсчет рабочего времени. Завершением рабочего дня считается момент отключения ПК.
В рамках рабочего дня система фиксирует все действия сотрудника за компьютером. Если от клавиатуры или мыши нет отклика в течение 5 минут, программа отмечает простой. При этом учитываются профильные обязанности, не связанные с использованием ПК. Например, звонки по рабочим вопросам входят в рабочее время за счет интеграции с IP-телефонией, а совещания и встречи с клиентами – за счет интеграции с корпоративными календарями.
Система отмечает все использованные сотрудником ресурсы – сайты и приложения, которые открываются на компьютере в течение рабочего времени. Делает это лояльно, фиксируя только заголовки открытых окон, не вдаваясь в подробности переписок и контента. Благодаря настройкам эти ресурсы делятся на продуктивные и непродуктивные, то есть те, что необходимы специалисту для выполнения своих рабочих обязанностей, и те, что тратят время впустую. Обозначить списки ресурсов можно для отделов или конкретных специалистов, опираясь на профессиональную необходимость.
В возможностях системы заложен и тайм-трекер, который помогает определить долю участия каждого сотрудника в отдельных проектах.
Таким образом CrocoTime «рисует» полную картину занятости каждого специалиста – от общего времени присутствия на рабочем месте до детальной занятости в течение дня, позволяя точно вести учет рабочего времени по отделам и специалистам.
Все собранные данные система преобразует в наглядные графики и диаграммы, по сути предоставляет управленцу готовую аналитику, чтобы тот не тратил время на изучение информации. Отчёты формируются с высокой скоростью, позволяя постоянно держать руку на пульсе происходящего в компании. Для самих сотрудников использование CrocoTime экономит время на написание отчетов о своей занятости и проставлении отметок о начале и окончании работы над задачами. Все данные собираются в фоновом режиме, без отвлечений.
Кроме того, в CrocoTime есть различные варианты доступа к статистике. Например, можно настроить возможность просмотра данных для самих специалистов, чтобы те могли видеть свою занятость в течение дня, выделять наиболее отвлекающие факторы и принимать решения и действия по повышению собственной продуктивности.
В особо критических случаях, когда сотрудник откровенно нарушает все границы, система может отсылать сообщения на почту руководителю, что повышает скорость реагирования на отклонения от планов работы по проектам.
Мониторинг ведётся на постоянной основе, что дает максимально объективную картину в компании. У персонала не получится работать в полную силу в течение, например, недели, а потом расслабиться. Рано или поздно это станет очевидно. С другой стороны, регулярный мониторинг повышает дисциплину и уровень ответственности.
Дополнительно программа автоматически формирует табели учета рабочего времени, на основании которых при настроенном обмене с корпоративными учетными системами отдел бухгалтерии сможет быстро и просто рассчитывать заработную плату и премии за повышенную работоспособность.
Система CrocoTime – универсальный инструмент для формирования понимания, чем именно занимаются специалисты на своих рабочих местах. Без внимания не останутся прогулы и опоздания, праздно проведённые часы, долгие перекуры и чаепития с коллегами, очевидными станут причины переработок и наметятся пути, как их избежать.
Систему уже оценили руководители и специалисты больших, средних и крупных предприятий, ведь установить агенты мониторинга можно на 5 тысяч компьютеров, а опробовать CrocoTime можно бесплатно в тестовом режиме, функционал которого не уступает полной версии программы.