Часто ли вы задерживаетесь в офисе по пятницам, потому что не справились с делами за 40 часов? По данным исследования компании Hays 87% сотрудников российских компаний перерабатывают. Причин для этого несколько:
- непродуманная кадровая политика, нехватка специалистов;
- руководство не спешит на помощь, игнорируя профессиональные проблемы команды;
- не отлажены рабочие процессы;
- отвлечения.
О последнем пункте. По статистике менеджеры работают, внимание, не более 4 часов! Основная проблема — внешние факторы. Коллеги, которые часто отвлекают вопросами или посторонними разговорами. Переизбыток телефонных разговоров и совещаний. Работа с входящей документацией и e-mail. Вы знали, что на проверку электронной почты у среднестатистического специалиста уходит до 28% рабочего времени? Если сложить все факторы, получается, что главный ресурс, время, тратится неэффективно. Подавляющее большинство подчиненных знают, как можно избежать плачевных показателей уровня эффективности, соблюдая простые правила:
- не отвлекаться на социальные сети/развлекательные порталы и форумы;
- соблюдение тайм-менеджмента;
- умение делегировать полномочия;
- не отвлекаться на общение с коллегами;
- руководству не вмешиваться в рабочие процессы.
Для того чтобы понимать, сколько компания теряет времени (а по итогу и денег), необходимо проанализировать процессы и на основе этой информации изменить подходы к организации работы.
Как перестать отвлекаться и начать работать?
Этого добиться не сложно, главное правильно подойти к оценке и анализу. Сейчас IT-рынок предлагает много решений, внедрение которых помогает наладить работу и снизить издержки. Если мы говорим о необходимости долгосрочного мониторинга и построения качественно новой системы управления, стоит обратиться к программам учета рабочего времени. В этой статье мы будем говорить о возможностях доступной и простой в управлении системе CrocoTime. И, самое важное, она помогает решить следующие проблемы:
- Поможет оценить работу всей компании/конкретного подразделения/определенного специалиста и сравнить данные. Это позволит выявить ошибки кадровой политики. Зачастую есть отделы, где переизбыток сотрудников, и наоборот. Неравномерное распределение рабочей силы неминуемо ведет к ошибкам. Кто-то в постоянном стрессе из-за переработок, кто-то выдает минимальные показатели эффективности.
- Поможет не отвлекаться. В CrocoTime легко настроить списки полезных/бесполезных программ и сайтов. Агент фиксирует каждое действие. Включение, выключение компьютера, количество времени, проведенного в профильных программах и сайтах, а также отвлечения. Если кто-то игнорирует правила и общается в течение дня в соцсетях, это будет видно в отчетах.
- Поможет планировать день/неделю/месяц. Задать список задач и корректировать его может руководитель всему отделу или компании, либо каждый специалист самостоятельно. Мониторинг покажет, сколько времени ушло на совещания, иногда на планерки и летучки собирают по несущественным поводам всех ведущих специалистов. Иногда достаточно определить руководителя направления, который после ознакомит с принятыми решениями своих коллег. Можно запланировать и частоту проверки электронной почты. Например, утро/вечер.
- Поможет определить нормы работы для каждого сотрудника. Сравнив, кто и сколько тратит времени на выполнение похожих функций, легко определить оптимальный показатель эффективности. Это исключит переработки и выявит неуспевающих. Возможно, людям не хватает компетенций или они не на своем месте.
CrocoTime поможет отладить механику процессов. Но есть и моральные факторы, влияющие на эффективность.
- Научитесь говорить “Нет”. Не стоит согласием отвечать на все просьбы коллег о помощи в решении каких-то вопросов. Вы должны понимать, что вас наняли как специалиста для выполнения определенного перечня обязанностей. Ровно, как и ваших коллег. Не делайте за них работу в ущерб своим показателям.
- Делайте скучную работу в первой половине дня, другие дела оставьте на “десерт”. Это избавит от прокрастинации и со временем исключит из вашей профессиональной жизни привычку — все откладывать на последний день.
- Не стесняйтесь просить помощи. Это очень просто правило, но многие его игнорируют. Помните, что вы пришли приносить пользу компании, а не тешить свое тщеславие. Ваши ошибки дорого обходятся нанимателю и не в плюс вашей профессиональной карме.
- Оставляйте работу на работе и не игнорируйте законные перерывы. Отдых рекомендован не просто так, он жизненно необходим организму. Если работать на износ мозг начнет выстраивает защитные механизмы. А это повышенная утомляемость, невнимательность, обостренные реакции на стресс, проблемы со здоровьем.
Быть эффективным — это не значит много работать, это значит подходить к процессу с умом. Обратите внимание на то, сколько вы успеваете или не успеваете, пересмотрите подходы и не бойтесь автоматизировать процессы.