Давайте начнем с цифр. Сначала немного статистики. Наиболее частым нарушением дисциплины в России являются:
- опоздания — 60%;
- решение личных вопросов за счет ресурсов компании — 5%;
- перекуры, частые перерывы — 3%;
- снижение трудовой активности — 3%;
- прогулы — 2%.
Стоит ли говорить о том, что любое нарушение ведет к экономическим потерям, а эффективность компаний напрямую зависит от того, насколько качественно и своевременно решают поставленные задачи сотрудники и отделы в целом. Незначительные ошибки в рамках процессов можно пропустить раз или два. Потом сработает накопительный эффект, и тогда искать первопричину плохих показателей будет намного сложнее. Поэтому важно осуществлять контроль и управление исполнительской дисциплины на постоянной основе.
Что важно?
Поговорим об основных аспектах соблюдения внутреннего регламента. Что важно?
- Своевременный приход.
- Исключение длительных и частых перерывов, ранних уходов.
- Учет фактически отработанного времени.
- Снижение уровня отвлечений.
Стоит ли говорить, что прежде, чем организовать мониторинг, необходимо провести большую подготовительную работу. Для этого следует отработать ошибки действующего регламента. Разработать свод правил, ознакомить персонал с ним и с системой наказаний. Главное помнить, что регулярные нарушения — показатель снижения уровня лояльности по отношению к работодателю, а значит, надо ставить вопрос о развитии корпоративной культуры с обучением и переобучением персонала и развивать систему мотивации. Для контроля за исполнением установленных правил можно назначить кого-то из штата или нанять специалистов со стороны, ввести журналы прихода/ухода, обязать людей заполнять отчеты. Однако это весьма субъективные подходы, в которых есть риск ошибок за счет влияния межличностных отношений. Помимо, управленцев часто интересует, чем реально заняты сотрудники в течение рабочего дня. Действительно выполняют свои функции или создают видимость бурной деятельности? В этом случае специалисты рекомендуют обратиться к автоматизированным системам.
Исключаем человеческий фактор.
Это в плюс всем участникам процесса. Руководитель получает объективные данные, персонал возможность улучшить показатели личной эффективности за счет планирования, снижения процента отвлечений и нарушений. Буквально через три месяца использования автоматизированного учета, по признанию представителей компаний из разных сфер экономической деятельности, картина меняется. Персонал более ответственно начинает подходить к выполнению своих обязанностей, значительно снижается уровень опозданий и прогулов. Сотни организаций доверяют мониторинг системе CrocoTime, отмечая, что это решение не нарушает законных прав и свобод, защищает личные данные и направлено исключительно на улучшение качества труда. Программа обладает следующими функциями:
- покажет отработанное время за ПК и без него,
- зафиксирует все программы, к которым обращался персонал,
- отсортирует посещаемые сайты на “продуктивные” и “отвлечения”. К первым относятся порталы, рекомендованные руководством в рамках исполнения служебных обязанностей. Ко вторым — социальные сети, развлекательные площадки, онлайн игры, магазины и пр.,
- диаграмма активности поможет понять, как распределялась нагрузка,
- каждый перерыв будет отражен в отчетах,
- индикатор процессов выявит, кто, когда и какие задачи решал,
- функция тайм-трекинга открывает возможность мониторить выполнение больших проектов.
Отчеты можно запросить в любой момент, а доступ ограничить. Это гарантирует, что в них никто не внесет изменений, и управленцы увидят реальную картину происходящего в компании. При этом CrocoTime можно интегрировать со СКУД, IP-телефонией и 1C, что расширит возможности контроля. Это актуально для корпораций с обширной региональной сетью офисов. Руководители при этом должны осознавать необходимость проведения работы с сотрудниками на постоянной основе и не забывать вкладываться в развитие команды.