Учет рабочего времени есть на каждом предприятии не зависимо от формы собственности. Даже если сотрудникам кажется, что их рабочее время никто не учитывает, это не так. Закон обязывает руководителей вести учет рабочего времени в обязательном порядке. Зачем это нужно и как организовать процесс, чтобы он приносил пользу бизнесу – разбираемся в этой статье.
Что такое учетный период рабочего времени?
В общепринятой практике учет рабочего времени ведут на основании определенного количества обязательно отработанных часов за день или неделю. В соответствии с Трудовым кодексом России нормальная продолжительность рабочего времени не может быть больше 40 часов в неделю. Как распределяются эти часы в рамках 7 дней – определяет организация. Например, это может быть 8 часов в день при 5-тидневном графике или, как вариант, 7-мичасовой рабочий день с понедельника по пятницу и 5 рабочих часов в субботу и т.д. То есть в компании должен быть принят один (или несколько – для разных групп работников) режим рабочего времени:
-
нормированный – когда сотрудники работают исключительно в дневное время, а часы равномерно распределены по рабочим дням;
-
ненормированный – когда количество рабочих часов в день может быть произвольным, но в итоге за неделю не должно превышать установленную законом норму;
-
сменный – когда специалисты распределяются на несколько бригад, чтобы в итоге предприятие работало круглосуточно. Продолжительность смены фиксируется локальными документами, сами смены чередуются таким образом, чтобы сотрудники не работали только днем или только ночью;
-
свободный – специалист самостоятельно планирует свою занятость, учет рабочего времени ведется в рамках нормативного периода.
От принятого графика и режима работы предприятия зависит то, каким будет учет рабочего времени.
Каких видов бывает рабочее время?
Для фиксирования количества часов, потраченных на выполнение профессиональных обязанностей, и с учетом установленного трудового режима учет рабочего времени ведут:
-
поденно – фиксируется количество ежедневно отработанных часов;
-
понедельно – общее количество отработанных часов отмечается в конце недели;
-
суммировано – часы суммируются за более длительный период, например, месяц, квартал или даже год, но не более. Но в итоге все равно общее количество часов не должно превышать 40 часов в неделю.
Несмотря на наличие выбора вида учета рабочего времени, строго учитываться должны праздничные дни, обозначенные в производственном календаре, едином для всей страны. А единым требованием остается ведение отчетности по отпускам, больничным, отсутствиям на работе, переработкам.
Что включается в понятие режима рабочего времени?
Режим рабочего времени – это не только количество часов, которые сотрудник должен отработать в стенах компании. Понятие гораздо шире и включает в себя:
-
четко установленные границы рабочего времени – когда сотрудник должен приступить к своим обязанностям, во сколько – закончить работу;
-
перерывы – их время и длительность;
-
сменность – количество за сутки и очередность работы сформированных бригад;
-
чередование рабочих дней и выходных.
Руководитель формирует режим рабочего времени так, чтобы обеспечить собственные процессы трудовыми ресурсами, но при этом должны обязательно учитываться все нормы права и федеральные законы в сфере трудовых отношений.
Основные цели учета рабочего времени
Учет рабочего времени долго воспринимался как формальность: нужно заполнять табели, чтобы рассчитать зарплату, которая и так фиксирована, а контролирующие инстанции не смогли придраться к отчетности. И только в последние несколько лет, когда конкуренция в бизнесе достигла апогея, а кризисы происходят одни за другим, управленцы пришли к пониманию: отслеживание времени – это ключ к эффективности, пониманию реальных затрат и здоровым рабочим процессам. Учет рабочего времени используют, чтобы:
-
повысить эффективность и ответственность сотрудников.
Наличие учета рабочего времени делает сотрудников более сосредоточенными, поскольку они знают, что их время отслеживают. В этот момент все понимают, что часы тикают, и стараются быть максимально продуктивными. Глядя на свою занятость, сотрудники начинают замечать тенденции и закономерности в своем рабочем времени и стремиться свести к минимуму неоплачиваемую работу; -
сделать процессы компании прозрачными.
Мониторинг рабочего времени позволяет всегда быть в курсе рабочего процесса, предоставляя точную информацию о выполняемых работах и их продолжительности. Кроме того, появляется понимание, какие действия постоянно откладываются на второй план, что мешает выполнять задачи быстрее/качественнее; -
увидеть расходование бюджета.
Точный учет рабочего времени способен показать реальную занятость каждого специалиста. Соотнести зарплату и трудовые усилия становится проще, а значит, легче обнаружить неоправданные траты компании; -
выявить потребность в ресурсах.
Затраченное время – ключевая мера необходимых ресурсов. Оно показывает, нужны ли отделу или подразделению дополнительные специалисты или другие ресурсы, и дает представление о том, кто приносит наибольшую пользу команде.
Каким образом проводится учет рабочего времени работника?
Как именно вести учет рабочего времени Трудовой кодекс не указывает, решение остается за руководителем. Мониторинг трудовой дисциплины и соблюдения условий трудового договора можно проводить различными способами – вручную или с использованием технических средств.
Ручные способы учета рабочего времени:
-
журналы. В бумажных книгах сотрудники самостоятельно или же вахтер делают отметки о приходе на работу и времени, когда покидают офис или предприятие;
-
табельщик. Чаще всего ответственным за контроль посещаемости назначается сотрудник отдела кадров, который ежедневно проводит обход отделов компании и отмечает присутствие специалистов на рабочих местах;
-
отчеты о занятости. Специалисты в обозначенном формате сдают данные о том, какие задачи и в какое время выполняли. Периодичность таких докладов устанавливает руководитель.
Самые популярные технические средства, которые используют для организации учета рабочего времени:
-
СКУД, или системы управления и контроля доступа. Это знакомые многим пропускные системы с турникетами, где каждый сотрудник для отметки присутствия на рабочем месте прикладывает пропуск – ключ или карту. Уходя специалист проходит ту же процедуру, чтобы зафиксировать окончание рабочего дня;
-
биометрические терминалы. Работают по тому же принципу, что и СКУД, однако в качестве пропуска используют индивидуальные черты сотрудника – отпечаток пальца, скан радужки глаза или лица целиком и т.д.;
-
видеокамеры. Устанавливают на входах на предприятие и внутри офисов, чтобы отследить все ту же трудовую дисциплину;
-
программные инструменты мониторинга. Это специализированные тайм-трекеры или системы, которые устанавливаются на ПК сотрудников и отслеживают время работы специалистов в течение рабочего дня.
Автоматический учет рабочего времени
Автоматический учет рабочего времени позволяет, во-первых, формировать детальную, точную и не предвзятую картину рабочих процессов в компании, а во-вторых, не тратить на мониторинг дополнительного времени. Для систем учета рабочего времени не нужны отчеты самих сотрудников, инструменты работают без вмешательства персонала и могут сочетать в себе все функции других способов учета рабочего времени. Например, программный комплекс CrocoTime:
-
Поддерживает дисциплину труда в коллективе. Агенты системы, установленные на компьютеры сотрудников, работают тихо, незаметно и самостоятельно, начиная отсчет рабочего времени в момент включения ПК и учитывая все действия специалиста до выключения рабочей станции. Опоздания, слишком долгие перерывы, не соответствующие регламентам компании, уходы пораньше – все отразится в итоговой статистике за день.
-
Показывает, чем именно и как долго занимался сотрудник. Функция «фотография рабочего дня» детально описывает все задачи, над которыми трудился специалист, и отвлечения, которые помешали быть более продуктивным.
-
Фиксирует ресурсы, которыми пользовался работник, и разделяет их на профильные и непрофильные. Каждый сайт, программа, приложение остаются в памяти системы, а время их использования анализируется. В настройках можно задать списки ресурсов, которые будут считаться отвлекающими и не войдут в продуктивно потраченное время.
-
Считает затраты на проект и конкретные задачи. CrocoTime точно отслеживает время, которое тратят сотрудника на работу над своими задачами, может сравнить усилия специалистов с одинаковыми должностными обязанностями, показать, кто справляется быстрее и лучше, а кто – только делает вид, что усердно работает. Демонстрирует распределение нагрузки между специалистами в проекте.
-
Справедливо учитывает некомпьютерную занятость. Система легко интегрируется с онлайн-календарями, IP-телефонией, чтобы совещания, звонки по рабочим вопросам и контакты с клиентами учитывались продуктивно потраченным временем.
-
Формирует табели учета рабочего времени. На основе собранной статистики система сама готовит табели, экономя время кадровой службы.
Кроме того, CrocoTime автоматически преобразует данные в формы удобных отчетов, диаграмм и графиков, чтобы руководитель мог быстро и без труда проанализировать бизнес-процессы компании: увидел, кто или что «тормозит» эффективную работу, где не хватает ресурсов, и имел возможность принимать взвешенные решения на основе фактов. А в критические моменты, когда процессы начинают отклоняться от регламента, может сообщить об этом на электронную почту начальнику.
С другой стороны, система полезна и для персонала. CrocoTime – одна из немногих программ, в настройках которой можно добавить доступ самого сотрудника к его персональной статистике, чтобы специалист видел и мог повлиять на результаты свое й работы и своего гонорара соответственно.
CrocoTime – беспристрастный инструмент, который позволяет вести учет рабочего время не только ради соблюдения требований законодательства, а с пользой для бизнеса.