Без чего невозможен экономический рост, или сколько надо государству вложить денег, чтобы не было бедных – интересные темы, о которых можно долго рассуждать с коллегами или прочитать интервью главы Счетной палаты России Алексея Кудрина. А можно прийти в офис, сразу начать работать, выполнять проекты, добиваться успеха компании. А позже сравнить вклад каждого. Оценить его без долгих раздумий помогает фотография рабочего времени.
Фотография рабочего дня сотрудника
Не рассуждать о жизни, а сотворять её в работе – на это нацелит фотография рабочего дня (ФРД). Или как минимум знание о том, что эта функция включена, повышает активность. ФРД – это не сэлфи себя за столом, а документ, действенный способ сорганизовать коллектив. Изучить, насколько продуктивно его участники распределяют силы по часам, минутам, измерить, задокументировать абсолютно все временные затраты: на конкретные операции, телефонные переговоры и кофе-брейки.
Кроме того, фотография выявляет и дает понимание причины невыполнения заданий, оптимизации бизнес-процессов. Этот метод наблюдений позволяет анализировать деятельность представителей разных профессий: IT-разработчиков, бухгалтеров, инженеров, сварщиков, менеджеров и т.д. Наблюдения фиксируются на бумаге. Цифры дают ясное представление о загруженности персонала на протяжении дня, недели, месяца. Все зависит от сложности ситуации, поставленных задач.
Хронометраж рабочего времени
Хронометраж рабочего времени (ХРВ) – еще один способ проконтролировать временные издержки. Он схож с фотографией дня. Но имеет особенности:
- сотрудник самостоятельно определяет период для ХРВ от суток до месяца;
- проведение фотографии инициирует вышестоящий начальник, это официальная процедура;
- при хронометраже служащий также сам выбирает бумажный, письменный, учет данных или автоматизированный порядок анализа;
- РД организуют ответственные за него лица, подкрепляют приказом, в котором уточняются сроки исследований, определяется объект, заранее оговариваются формы учета, т.е. будут это таблицы или протоколы.
Важное условие ведения хронометража на бумаге, в журнале или в электронной таблице на компьютере – правдивость, достоверность всех сведений. Специалист отмечает суть задачи, время, когда начал и закончил работать. Несмотря на меньшую официальность по сравнению с фотографией, хронометраж остается действенным инструментом выявить:
- почему нет ожидаемо высоких результатов при интенсивной отдаче;
- какие операции трудозатратные, но неэффективные;
- старые задания, разработать нововведения;
- необходимость внедрения изменений.
Реальная занятость сотрудника на протяжении рабочего дня
Ежедневно человек заглядывает в свой телефон до 150 раз. Отвечает на звонки, звонит сам, открывает соцсети, почту и много чем еще занимается посредством мобильного гаджета. Его называют проблемой века, которая съедает время, разрушает личную жизнь, отвлекает от общественной. В той же мере, что и персональный компьютер.
Остаться без связи с внешним миром, без интернета, стало настоящей фобией. В кабинетах IT-специалистов стоит атмосфера тишины, спокойствия, шума клавиш на клавиатуре. Но это вовсе не значит, что все сосредоточились на проекте.
В сутки россияне проводят в сети шесть с половиной часов. Мировой показатель на 20 минут больше. Значительная часть этого времени – рабочая. В реальности, по данным Alexa, сотрудника в течение дня интересует:
- youtube.com, видеоролики, фильмы;
- общение в социальных сетях – Facebook, ВКонтакте, Twitter, Instagram;
- новостная лента;
- игры.
Конечно, работники трудятся. Только объем выполняемого за день от таких отвлечений резко снижается. Увеличивается число ошибок, сроки раз от разу переносятся.
Система автоматического учета рабочего времени
Говоря о фиксации времени на предприятиях, сначала имеют в виду пунктуальность. Поддерживать дисциплину позволяют автоматизированные СУРВ. Далее руководители задумываются о мониторинге эффективности труда, наполненности дня, о динамике развития. Распорядок, регламентированный Трудовым законодательством, просто поддерживать через заполнение табелей, пропускные терминалы, видеонаблюдение при входе. Контролировать бесконтактным способом – по картам или биометрическим данным. Каждый выбирает удобный способ.
Сложнее проконтролировать занятость реальную, не кажущуюся. Решает этот вопрос система автоматического учета рабочего времени. IT-программы подходят для взаимодействия с офисными или удалёнными коллегами. Опять же работодатель выбирает, каким образом отслеживать их действия. Делать это “в лоб”, через веб-камеру и беспрерывную съемку всего дня. Или мониторить только производственные моменты, операции, звонки, говорить коллективу об ответственности, подотчетности. Как показывают отзывы пользователей системы CrocoTime, программа мобилизует команду.
Анализ использования рабочего времени
Проанализировать, как персонал распределяет нагрузку, можно различными методами:
- попросить расписать ход дня;
- получить мнение кадров о продуктивности друг друга, узнать, как они оценивают вклад коллег, подчиненного и начальника;
- привлечь независимых аудиторов;
- проводить фотографию рабочего дня.
Полученные данные открывают работодателю немало интересных фактов, куда утекает время, как оптимизировать бизнес. Откуда у специалистов возникает “сверхурочка”, почему дедлайны переносятся вновь. Например, так:
- все дела сваливают на одного человека, чаще всего опытного, грамотного, безотказного;
- сложное задание поручают человеку с недостаточной квалификацией;
- многочисленные отчеты как часть контроля “убивают” до 30 минут в день;
- много совещаний, обсуждений, которые сокращают период на исполнение проектов.
Объективный анализ трудового периода покажет слабые и сильные стороны стиля руководства.
Повышение эффективности работы персонала
Психологическая особенность – человек выкладывается, показывает высокую производительность при контроле над ним. Не тотальном, не авторитарном. Но при таком, что вызывает чувство ответственности и неудобства попасть впросак из-за своей халатности. Он грамотный, высококвалифицированный, не хватает самодисциплины. Исправляют ситуацию программные продукты.
Мы говорим об онлайн-системе CrocoTime и ее функции “фотография рабочего дня”. Она помогает найти ошибки в управлении, оптимизировать дела в соответствии со спецификой компании, раскрывает причины недостатка времени руководителю и его команде:
- развивает пунктуальность, самоорганизованность, т.е. отмечает начало деятельности с момента включения ПК;
- подробно описывает каждый день – какую задачу, во сколько выполнял коллега;
- показывает востребованность сайтов у персонала, их продуктивность и непродуктивность;
- фиксирует, как долго сотрудник выполняет тот или иной проект;
- отмечает длительность переговоров, совещаний, а также перекуров и перерывов;
- расставляет акценты во временных и финансовых потерях от нецелесообразного использования рабочих часов;
- подсказывает, какие бизнес-процессы стоит оптимизировать.
Эффективность труда с установкой CrocoTime вырастает минимум на 30%. Таково мнение пользователей из практики. Эту систему принимают даже подчиненные. Она не мешает функциям ПК, но главное – не нарушает личного пространства. То есть переписку по электронной почте не вскроет, не будет прослушивать частные телефонные звонки, не сделает скриншота экрана монитора. CrocoTime поддерживает ответственность, что удобно директору. При этом сохраняет свободу труда, без которой сложно работать творчески.