Каждый хотя бы раз в жизни сожалел, что в сутках всего 24 часа. Особенно эта проблема знакома руководителям, чья задача — успеть сделать свою работу и проследить, чтобы со своими обязанностями справлялись сотрудники. На самом деле управлять минутами и часами персонала реально, если использовать метод хронометража, полезный по нескольким причинам:
- Позволяет установить нормы труда;
- Помогает при оптимизации процессов;
- Покажет нарушителей трудовой дисциплины.
Последний пункт актуален в свете статистических данных, которые показывают, что люди не всегда выполняют поставленные перед ними задачи. 46% опрошенных признались, что в среднем 30 минут ежедневно “убивают” на чтение электронных писем и новостей. 26% говорят, что могут и по 4 часа в течение рабочего дня общаться в мессенджерах. Плюсуем к потерям регулярные опоздания, длительные перерывы и перекуры. А кто из топ-менеджеров готов платить за безделье?
Правила
- Перед внедрением метода уведомить работников (желательно под роспись).
- Объяснить людям, кому и зачем это надо.
- Наблюдение не должно быть навязчивым и негативно сказываться на качестве труда.
- Доверить проведение человеку извне, незаинтересованному в результатах. Пусть именно сторонний специалист следит за ходом работы и фиксирует каждый шаг подчиненных.
- Сотрудники не должны вмешиваться в процесс, советовать или пытаться влиять на выводы мониторинга.
Этапы
Чтобы получить максимально точные результаты, необходимо:
Подготовиться:
- выбрать штатные единицы, которые будут наблюдаемой фокус-группой;
- составить список процессов и операций, за которыми будет вестись наблюдение;
- определить временной коридор (срок наблюдения).
Провести наблюдение.
Специалисты в области анализа и управления временем рекомендуют потратить на него от 2 недель. Это поможет получить более полную картину.
Обработать данные.
Это самая утомительная процедура, ради которой все и затевалось. После обработки данных удастся увидеть “узкие места” и найти резервы времени.
Есть одно НО! Если проводить контроль вручную, есть риск допустить ошибки. От них, к сожалению, никто не застрахован. Да и разовая акция по мониторингу, как правило, дает положительный эффект максимум на пару месяцев. Потом люди вновь возвращаются к привычным формам поведения: опоздания, частые перекуры, перерывы, общение в социальных сетях. Чтобы этого избежать, обратитесь к IT-решениям.
Автоматизируем
Сделать это можно с помощью системы CrocoTime, ее активно используют более 300 крупных российских и зарубежных компаний разных форм собственности и сфер экономической деятельности. Эта программа учета поможет избежать негативных последствий использования метода хронометража вручную. CrocoTime автоматически фиксирует каждое действие за ПК, руководству остается только изучить подробные понятные отчеты, которые покажут:
- кто и во сколько фактически приступил в работе (агент начинает работать с момента включения компьютера),
- кто опоздал, часто отвлекался или прогулял,
- какие программы и сайты использовали сотрудники в течении дня,
- кто чаще ошибается при выполнении операций, и кто справляется быстрее остальных,
- какие операции и с какой скоростью были выполнены в рамках процесса.
Отчеты генерируются автоматически, работники не могут вносить правки, а это гарант объективности. Кроме того, данные можно запросить как за день, так и за неделю/месяц/год. Сравнить показатели по штатным единицам/отделам/подразделениям, что значительно упрощает процесс аналитики.
Автоматизировать и управлять — вот задачи, которые решает CrocoTime. Использование системы помогает повысить уровень дисциплины, что положительно сказывается на продуктивности и эффективности как персонала, так и компании в целом.