Удалёнка стала реальностью, о которой в “допандемические” времена никто не мог даже подумать. Но факт остается фактом, а потому вопрос эффективного взаимодействия с удаленными сотрудниками как никогда актуален. В этой статье разберем тему в подробностях. Об организации процесса, плюсах и минусах и инструментах, которые не позволят производительности упасть, – наш сегодняшний материал.
Как организовать работу удаленных сотрудников
Карантинные меры в связи с распространением коронавируса коснулись 4 миллиардов жителей планеты. Компаниям пришлось переходить на дистанционный формат взаимодействия. В России для большинства организаций первая неделя самоизоляции, а вместе с ней и удаленка, стали серьезным испытанием на прочность. Прочность IT-структуры самих компаний и нервов сотрудников. Поскольку организовать удаленку оказалось не так просто банально по причине незнания тонкостей.
Организацию удаленной работы можно разделить на три условные части:
1 – материальная база,
2 – правовая составляющая,
3 – моральная составляющая.
Работать в этих направлениях можно и параллельно.
1 Подготовка материальной базы.
Нагрузка на IT-структуру компании при переходе на удаленку, безусловно, возрастает в разы. Что важно сделать:
- обеспечить сотрудников всем необходимым. Прежде, чем окончательно уйти на дистанционный формат взаимодействия с сотрудниками, проведите опрос, узнайте, всё ли есть у каждого для организации удаленной работы – компьютер или ноутбук, мелкие девайсы (клавиатура, мышка, гарнитура для созвонов, камера для общения по видеосвязи). Уделите внимание даже мебели, вдруг у сотрудника дома не найдется лишнего стола или стула, чтобы устроить себе рабочее место. Узнайте, есть ли доступ к Интернету и должного ли качества соединение. Постарайтесь нивелировать все возможные проблемы в этой части. Сделать это несложно: то, с чем работал сотрудник в офисе, можно спокойно передать в домашнее пользование. Например, именно так поступили в компании Инфомаксимум, когда настало время уйти на самоизоляцию всей страной;
- наладить дистанционные способы взаимодействия. Этот вопрос тоже ложится на IT-службу предприятия. Здесь имеем в виду установку на рабочие машины удаленных сотрудников необходимого софта – программ для организации работы, видеоконференций, созвонов, элементарной электронной почты и т.д. Всего, что должно облегчить коммуникации внутри команды и с клиентами, если это входит в обязанности работника. Для самой IT-службы важно установить программу удаленного администрирования, чтобы осуществлять техподдержку в любое время.
2 Правовая составляющая.
Удаленная работа признана на государственном уровне. Теперь ее регулирует федеральный закон, который вступит в силу с 1 января 2021 года. Это значит, что если раньше, кадровики задавались вопросом, как оформлять удаленщиков с точки зрения Трудового кодекса РФ, а недобросовестные руководители, бывало, использовали отсутствие правовой базы для несправедливого сокращения заработной платы, то теперь все максимально подкреплено законом. Поэтому кадровой службе стоит позаботиться об официальных документах: определить список удаленщиков и оформить их согласно обновленному ТК РФ.
3 Моральная составляющая.
Это один из самых важных аспектов перехода на удаленку. Чем меньше будет недопониманий между сотрудниками и руководством, тем эффективнее будет дистанционная работа.
Что важно сделать: договориться обо всем “на берегу”. Подготовьте регламенты и рекомендации по удаленной работе: пропишите обязательные условия – время работы, время отклика на сообщение и т.д., поделитесь полезными “фишками”, укажите куда и к кому обращаться с вопросами. Постарайтесь заранее снять возможные риски при налаживании коммуникаций.
Плюсы и минусы удаленной работы
Как у любой медали, у удаленки есть положительные и отрицательные стороны. По данным свежего опроса портала SuperJob, в числе плюсов удаленной работы называют:
- экономию на расходах на транспорт и питание – 50% опрошенных;
- инфекционную безопасность – 39%;
- свобода выбора места работы, лишь бы не подводил Интернет – 32%;
- отсутствие излишних разговоров с коллегами, планерок и совещаний – 27%;
- больше свободного времени – 23%.
Среди минусов:
- ненормированный рабочий день – 37%;
- необходимость сочетать рабочие и домашние обязанности – 31%;
- сложности в коммуникации с коллегами по техническим причинам – 28%;
- нехватка живого общения – 27%;
- отвлечения на домочадцев – 26%.
Работодатели в общем видят все те же позитивные и негативные стороны удаленки, добавляя, что в числе трудностей встает вопрос дистанционного контроля.
Нивелировать отрицательные моменты и для персонала на удаленке, и для руководителя позволяют инструменты дистанционного взаимодействия. Главное – выбрать подходящий компании набор.
Инструменты для работы с удаленными сотрудниками
Главная цель при выборе пула инструментов для работы в дистанционном режиме – перекрыть все вопросы, которые могут возникнуть в ходе удаленной работе. Здесь важно учесть несколько основных составляющих:
1 Постановка задач.
Это основополагающий вопрос. Чем детальнее понимают задачу сотрудники, тем больше шансов, что она будет выполнена в срок и без ошибок. Здесь на помощь придут: гугл-календарь, CRM-системы, программы для управления проектами.
2 Коммуникации.
Если в офисе получить ответ на какой-то вопрос можно, быстро обратившись к коллеге или подчиненному, то в условиях, когда все сидят по домам, сделать это гораздо сложнее. Поэтому важно подключить все возможные каналы взаимодействия:
- устраивать планерки по видеосвязи. Для этого можно использовать известные сервисы для видеоконференций;
- решать вопросы онлайн. Здесь можно обратиться к популярным мессенджерам, создать там чаты по проектам, отделам и т.д.
3 Доступ к общей информации.
Здесь стоит обратиться к облачным хранилищам, создать структурированную систему доступа к корпоративным документам.
4 Контроль.
Работа в офисе дисциплинирует сама по себе. Пришел на работу – пора работать. В удаленном формате отследить, все ли заняты непосредственно делом, труднее. Кому-то важно видеть, сколько часов отработал сотрудник из дома, кому-то важен только результат.
Организовать удаленный контроль можно несколькими способами:
- с помощью периодических отчетов даже с использованием элементарного блокнота или регламентов в гугл-таблицах;
- с помощью тайм-трекеров или систем учета рабочего времени.
5 Мотивация.
Работая в четырех стенах, команда часто теряет ощущение причастности к общему делу. Обособленность играет отрицательную роль в вопросе мотивации. Что и с помощью чего можно сделать в этом направлении:
- инструменты видеосвязи помогут чаще встречаться лицом к лицу, чтобы создать ощущение присутствия;
- в мессенджерах рекомендуют создать не только рабочие чаты, но и “болталки” по интересам, на отвлеченные темы, для обсуждения будней и обмена неформальной информацией;
- программы для контроля должны стать инструментом мотивации в силу возможности прозрачного сравнения успехов отдельных участников команды.
Как выстроить систему удаленной работы для удержания ценных сотрудников
Самая большая боль руководителей – уход ценных сотрудников из компании. Это касается и офисного формата, но в удаленном приобретает особую важность. Когда сотрудник понимает, что способен работать без привязки к месту, выполняет задачи аккуратно и в срок, несмотря на отвлекающие факторы дома, он невольно задумывается о возможной смене компании. Поэтому важно создать комфортные условия для эффективной работы.
Повышение эффективности при дистанционной работе
Эффективность дистанционной работы складывается, словно из кирпичиков, зависит от каждого участника команды. Подтолкнуть к повышению качества выполнения задач можно только с помощью лояльного контроля и прозрачной системы мотивации. Такой подход снимает множество вопросов, которые отрицательно сказываются на восприятии удаленной работы отдельным сотрудником и общем результате в конечном итоге:
- “Почему на меня наваливают много задач?” Если организация удаленной работы конкретного специалиста хромает, человек неверно распределяет собственную нагрузку, создается ощущение, что работает он много, и привычный объем задач воспринимается сверхогромным.
- “Почему премируют не меня?” Люди работают за деньги. Материальный достаток – это, с точки зрения психологии, базовая потребность. Поэтому при ощущении выполнения неимоверного количества работы сотрудникам может казаться, что их достижения незаслуженно принижают.
Снять подобные вопросы и показать, что в коллективе ценят вклад каждого помогает непредвзятый мониторинг рабочего дня.
Автоматический мониторинг и анализ рабочего дня
Главное преимущество автоматического отслеживания и анализа рабочего времени – как раз в непредвзятости. Здесь нет варианта подделать результаты, спрятаться от руководителя, скрыть или забыть отметить свою работу. Более того, встроенная аналитика покажет и самому удаленщику, где стоит подтянуться или как перестроить график своей работы, чтобы при наименьших усилиях выдавать наилучший результат по выполнению задачи.
Как это работает, рассмотрим на примере программы CrocoTime.
- Система CrocoTime работает незаметно, не отвлекает от непосредственных обязанностей, не нагружает компьютер или ноутбук. С учетом того, что зачастую удаленщики работают на собственной собственной технике, важный момент состоит в том, что программу можно отключить на время личного использования.
- Статистика охватывает каждую рабочую минуту, учитывает переработки, отмечает интернет-ресурсы и приложения, которые открывает работник. Это позволяет увидеть эффективность расходования рабочих часов и сделать выводы.
- Результаты анализа доступны для просмотра и руководителям, и сотрудникам. Это дает прозрачную картину распределения обязанностей, позволяет сравнить успехи внутри коллектива, снимает вопросы пристрастного распределения премий и бонусов.
- Аналитика показывает руководителю, кто растерял былую хватку, испытывает сложности с переходом на удаленку, возможно, выгорел. Это становится основой для дополнительных созвонов, поиска методов поддержания сотрудников в непростых условиях, перераспределения нагрузки внутри коллектива.
Системы автоматического учета и контроля времени – максимально удобный инструмент, который закрывает множество вопросов со стороны удаленных сотрудников и снимает ряд опасений работодателей.
Стоит отметить, что при выборе подобного программного обеспечения нужно обратить внимание на лояльность. Что это значит? Быть под неусыпным надзором не понравится никому. В условиях удаленки, когда и без того приходится привыкать к новым условиям труда, думать, что за тобой шпионят – дополнительная эмоциональная нагрузка. Поэтому выбирайте программы, которые могут гарантировать коллективу право на тайну личной переписки, не будут записывать телефонные разговоры, делать скриншоты экранов и периодически фотографировать работника на месте через веб-камеру. В этом плане CrocoTime – идеальный вариант.