Почему люди не любят, когда опаздывают другие? Особенно подчиненные, служащие. Ответ лежит на поверхности. Никто не хочет ждать. По объективным причинам. Задерживается производственный процесс, срываются договоренности. Теряется чувство доверия и уважения между сослуживцами.
По соцопросам пунктуальностью отличаются рабочие на конвейере. Труд их мало интеллектуальный, часто низко оплачиваемый. Но на проходной завода они уже как минимум за полчаса до официального начала смены. Суть в ответсвенности – умении приходить вовремя, не распыляясь на разговорчики, лишние в данный момент размышления о жизни, приступать к своим обязанностям.
Вот, пожалуй, чему хорошо у них поучиться тем, кто не за станком стоит, а занят в более высокотехнологичных сферах. Если понятия самодисциплина нет в словаре подчиненного, тогда уже работодатель применит свои методы. Когда работа ждать не будет? Об этом поговорим.
Борьба с опозданиями сотрудников
Периодические опоздания вызывают раздражение, непонимание. Ведь в некоторых обстоятельствах человек постарается успеть при любых условиях, например, на поезд или на самолет. Почему тогда к службе относятся не так?
Как эффективно бороться с опозданиями сотрудников
Призвать к порядку представляется простым делом. Ввести штрафы, вынести предупреждения, выговоры и так вплоть до сокращения. Но! Можно остаться без специалистов, пусть несколько необязательных. Для благополучного исхода лучше разобраться в причинах: субъективных и объективных. Последние определяются расстоянием работы от дома, графиком занятости, транспортом, пробками на дорогах, бытовыми авариями, чрезвычайными происшествиями.
При субъективных мотивах служащий приведет кучу отговорок: от «извините, проспал, больше не повторится» до заболевшего ребенка и в целом отношения к обязанностям. Мало кто в открытую готов высказывать неудовольствие, потому грамотный управленец обратит внимание на:
- безразличие к труду, корпоративным ценностям и нормам;
- неудовлетворенность уровнем заработной платы в соотнесении количества и качества выполненной работы;
- непонимание сотрудником, что он — нужный член сообщества, который решает свои задачи в отдельной области;
- неорганизованность как свойство характера, неумение распределять время.
Дело уже не в правдивости объяснений, а в систематичности. Наладить дисциплину можно несколькими способами, учитывая при этом пункты трудового договора и психологические особенности подчиненных. В запущенных обстоятельствах помогают только жесткие воздействия:
- лишить премии;
- задержать после работы на соотносимое с опозданием время;
- наказать вместе с нерадивым сотрудником его сослуживцев в отделе или случайную группу товарищей;
- назвать публично нарушителей порядка.
Обеспечить стабильную дисциплину можно, создав комфортные условия. Здесь широкое поле для деятельности: организовать служебный транспорт, нормировать задержку до получаса или составить гибкий график работы.
Как мотивировать сотрудника к пунктуальности
Традиционные опоздания рассматриваются как дисциплинарный проступок, за который наказывают. Не лишним будет напомнить сослуживцу его обязательства соблюдать трудовой распорядок и законодательство. Согласно п.5 ст.81 ТК РФ, увольнение может последовать после трех опозданий, предшествующих им замечаний и выговора.
Можно обойтись без тоталитарного контроля. Бывает достаточно призвать человека к совести, вызвать психологический дискомфорт от его поведения, неудобство быть отстающим. Помогут разговоры по душам или более конкретное урегулирование:
- неожиданные звонки в самом начале дня с уточнением конкретных производственных вопросов, информации;
- совещания за 15-30 минут до начала дня;
- исключение от участия в заседании за опоздание даже на 5 минут;
- объяснительные с подробным описанием поводов не явиться вовремя;
- лишение премий на основании трудового договора. Даже больше — в расчетном листе указать сумму, недоплаченную из-за опозданий.
Убедить, что придерживаться принципа пунктуальности заинтересована вся фирма, можно более лояльными способами. Подумать, как сделать так, чтобы люди спешили на службу, чтобы она вызывала если не радость, то хотя бы чувство корпоративного единства. Вариантов создать условия для этого множество:
- разделить время начала работы для сотрудников и клиентов с разницей в час;
- обозначить скользящее время начала дня — от 9 до 10 часов с соответствующим его окончанием;
- разработать индивидуальное расписание для ценных профессионалов. Это воодушевит новеньких быстрее получить опыт, влиться в рабочую обстановку и получить возможность работать в удобные часы;
- составлять сезонные расписания или план работы над проектом. Предоставив больше самостоятельности в распределении времени, менеджер в ответ получит большую ответственность и результат.
Борьба с опозданиями со стороны руководителя
Управленец больше всех озадачен организацией деятельности. Остается понять, насколько в компании взаимосвязаны эффективность сотрудников и время начала дня? Важно дисциплины ради заставить всех ходить по струнке или сообща становиться конкурентоспособными?
Если проект творческий, его выполнение не зависит от постоянного присутствия в офисе, можно дать больше свободы исполнителям. Заострить внимание только на показателях. Если их достигают — все хорошо, если есть провалы — то предложить отработать.
Начальник вправе ввести бонусы за своевременный приход рабочих. Как подскажет фантазия:
- завтраки за счет предприятия. Но строго за полчаса до начала работы. Совместные чаепития с утра помогают настроиться на весь день и сплачивают команду;
- назначать задачи на утренней планерке. Так опоздавшим достается самая сложная или невыгодная работа;
- словесное “во всеуслышание” поощрение на коллективных собраниях;
- премии, почетные грамоты на праздники самым дисциплинированным.
Как фиксировать опоздания сотрудников
Убедительный способ вдохновить сотрудников быть в числе передовых — отмечать время прихода-ухода. Способ действенный. Можно вести бумажный журнал. В таком случае кадровик лично встречает утром и провожает коллег вечером.
Для соблюдения буквы закона составляется акт об опоздании: разовом или постоянном. Для его оформления достаточно задержки от одной минуты до 4 часов. Свыше — это уже прогул.
Документ пригодится, если дело дойдет до увольнения. Но заполнение акта — процедура также хлопотная. Привлекают двух свидетелей. Это сослуживцы, охранник, табельщик. Обстановка накаляется с первого момента пребывания в офисе, портит настроение, возникают обиды, пусть необоснованные. Человеку уже сложно сконцентрироваться на своих обязанностях.
Другой вариант — внедрить систему контроля доступа с магнитными картами. Точное прибытие вносится в базу данных через считывающее устройство. В таком случае личностное отношение минимизируется. Но это дорогая система. Она больше уместна в вузах, школах, на крупных предприятиях.
Автоматизированная система контроля опозданий Crocotime
Содержать специальный штат для поддержания правил распорядка может не каждая компания. Да и в век технологий это нецелесообразно. Эффективнее установить на компьютеры автоматизированную систему контроля сотрудников. Crocotime зафиксирует опоздание, долгое отсутствие на месте, прогулы. Исключен человеческий фактор, уже не придется надеяться, что коллега по-дружески “не заметит” опоздания. Система учитывает достижения точных, исполнительных работников, что больше воодушевляет их на пунктуальность и производительность:
- фиксирует время первой и последней активности за компьютером;
- показывает, кто часто задерживается, кто трудится в полную силу, кому нужна помощь;
- оценивает рабочие процессы, уровень квалификации персонала;
- отмечает периоды отсутствия на месте, чрезмерные перекуры и внеплановые кофе-брейки;
- определяет пользование развлекательными сайтами и полезными мессенджерами;
- есть возможность объединить CrocoTime с кадровыми программами, чтобы табели учета времени заполнялись автоматически.
Система учета рабочего времени составит статистику опозданий как по каждой штатной единице, так и по отделам. В итоге руководитель сможет оценить ущерб компании, устранить недостатки организации. Какие санкции пускать в ход, как наказывать нарушителей дисциплины или действовать от обратного — стимулировать к точности — зависит от стратегии предприятия. Главное, чтобы обоснованные требования были едиными абсолютно для всего персонала.