Это главный вопрос, на который мы постараемся ответить в конце нашей статьи. Контроль сотрудников — острая проблема для предпринимателей, особенно малого и среднего бизнеса. Данное обстоятельство связано с тем, что чаще всего контроль ложится именно на плечи таких предпринимателей, в отличии от боссов в больших корпорациях, где эти функции делегируются топ-менеджменту. Давайте по порядку.
Как управлять подчиненными
Необходимость контроля и управления объясняется просто: их отсутствие, скорее всего, приведет к хаотичности действий, к разрушению должностной иерархии, а при таком “порядке” в организации добиться слаженной работы и какого-либо успеха совершенно невозможно. Еще один фактор — выявление и исправление ошибок. Это умение способствует достижению поставленных целей. Так как же управлять сотрудниками? Для начала определимся с основными методами управления.
Методы управления персоналом
На основе опыта большого числа организаций, можно выделить не просто способы, помогающие организовать работу коллектива, но и применить целые технологии, благодаря которым организация будет действительно эффективна. Предполагается разделение способов стимулирования сотрудников на три группы: экономические, социально-психологические, административные. Умелое использование названных систем стимулирования коллектива позволит руководителю добиться поставленных целей успешнее, чем без их применения.
Экономические методы. Деньги — мощнейший стимул к работе, поэтому грамотный руководитель будет и должен вознаграждать своих лучших сотрудников, а тех, кто не справляется со своими должностными обязанностями, карать. Но стоит отметить, данные методы будут работать только при условии грамотного ведения деятельности фирмы, строгому расчету и четкой системе денежного вознаграждения.
Не секрет, что ни одна фирма не может обойтись без четкой иерархии и дисциплины в коллективе. Грамотный руководитель изначально делает так, чтобы каждый сотрудник понимал, кому он подчиняется. Для этого и существуют административные методы. В их основе лежат принципы единоначалия, ответственности, дисциплины. Они осуществляются путем организационного и распорядительного воздействия на сотрудников. Организационное: воздействие путем установки регламента, инструкций и нормирования. Распорядительное выражается в форме приказов или указаний, которые издаются для укрепления силы управленческих решений. Оба типа воздействия требуют контроля и проверки, которые, в свою очередь, должны быть четко организованы.
Любая организация, которая идет в ногу со временем, не может осуществлять свою деятельность, опираясь только лишь на материальную и дисциплинарную стороны.
Социально-психологические методы не менее важны, так как они затрагивают основные чувства и эмоции людей, направлены на личность, а не на коллектив в целом. Они помогают сотруднику почувствовать свою значимость, найти место в числе персонала.
По-настоящему прогрессивный руководитель будет использовать все вышеперечисленные методы, помогающие сотрудникам выполнять свои рабочие обязательства, добиваться четкой и отлаженной работы каждого отдела и фирмы в целом.
Мы описали методы, которые позволяют наладить работу организации, но они не гарантируют 100% результата. И тогда возникает вопрос: что делать в “плохими сотрудниками”?
“Плохой сотрудник”
Кто он? Под ним понимается человек, который перестал справляться со своими должностными обязанностями, разлагает рабочий коллектив, прокрастинирует, бездельничает. Выявление таких подчиненных — это целая наука, но все же мы постараемся дать краткие рекомендации по их разоблачению.
Чтобы вычислить, какие сотрудники действительно не приносят пользы, нужно пользоваться целым рядом способов, которые необходимо сочетать между собой для получения более точных данных. А именно:
- Анализ задач. Стоит определить измеримые показатели эффективности сотрудника, чтобы возможно было установить степень его полезности.
- Аттестация. Она ориентирована не столько на проверку знаний, сколько прикладных навыков. В сумме с анализом результативности может дать положительные результаты.
- Обратная связь. Если у вас есть перечень доверенных лиц в организации, можно провести с ними небольшое интервью по поводу обстановки в рабочем коллективе и “слабых мест” в организации.
- Выборочные отчеты. Сам сотрудник готовит почасовой отчет о проделанной работе, например, за любой день прошлой недели. Тут важен не сам отчет, а реакция подчиненного.
- Фотография рабочего дня. Если вы чувствуете, что у вас в организации есть недобросовестные сотрудники, то стоит задуматься о введении системы хронометража. Иными словами ФРД, то есть поминутное отображение всех действий сотрудника.
После того, как мы выявили “плохих сотрудников”, стоит определиться с дальнейшими действиями. И тут нужно упомянуть систему наказаний.
Наказание сотрудников
Если предпринимателю удалось выявить одного или несколько сотрудников, которые являются однозначно бесполезными, то не стоит спешить с решением. Однако отпускать ситуацию тоже не стоит. Необходимо поговорить с человеком, предоставить ему результаты проведенного исследования и дать второй шанс. Но наказание неизбежно. Главное определиться со степенью проступка и тяжестью санкций.
В зависимости от методов воздействия на сотрудников, наказания делятся на две группы: нематериальные и материальные.
Нематериальные никак не влияют на финансы подчиненного, а представляются в виде дисциплинарных взысканий: замечания, выговора, увольнения. Отметим, что методы приведены по мере увеличения их жесткости и применяются в соответствии со степенью проступка.
Основой в материальном методе выступает денежный эквивалент, а именно: штрафы, депремирование, сокращение соцпакета и т.д.
Непосредственный выбор того или иного наказания зависит от следующих факторов: законность применения, степень вины и тяжести проступка, наличие и величина причиненного ущерба. В любом случае, последнее слово остается за руководителем, и он несет полную ответственность за принятое решение.
Как управлять коллективом
Мы уже разобрались с методами управления, выяснили, какие сотрудники являются “плохими”, даже определили меры пресечения за ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей. Пришло время дать рекомендации непосредственно по управлению коллективом. Выделим основные пункты и представим в виде небольшой инструкции.
- Прежде всего стоит предопределить задачи и роли для каждого члена коллектива, прописать должностные инструкции и зону ответственности.
- Донести до каждого цели и концепцию организации. Это нужно для того, чтобы каждый чувствовал свою причастность к общему делу.
- Определите четкую и понятную систему отчетности.
Сохраняйте дистанцию между Вами и подчиненными, неформальное общение не поощряется. - Наказывать следует наедине, а поощрять публично.
- Каждый рабочий конфликт должен быть разобран незамедлительно. Всегда существует решение, которое удовлетворит все стороны.
- В любых неудачах сотрудников виноват и руководитель. Поэтому следует оценивать возможности подчиненных и давать посильные задачи.
- Следует интересоваться и личной жизнью работников фирмы, но в меру. Это придаст дополнительный импульс их производительности.
- Поощряйте и провоцируйте профессиональное обучение.
Искореняйте доносы и сплетни. Оценка труда каждого должна быть объективной.
Получился небольшой, но достаточно емкий список, следуя которому управление коллективом может показаться не таким уж и сложным делом. Хочется добавить еще и то, что руководитель, который идет в ногу со временем, не должен отказываться от современных IT-решений, существующих сейчас на рынке.
Как стать хорошим руководителем
По-настоящему хороший руководитель использует все имеющиеся у него возможности. А их сейчас действительно немало. Грамотно подобранные сервисы, системы и ПО могут в значительной мере упростить работу начальника и его сотрудников. CrocoTime — автоматическая система учета рабочего времени — одна из них. Ее основные функции:
- Покажет количество времени отработанного за компьютером и без него.
- Зафиксирует все опоздания сотрудника, так как начинает работать с момента включения ПК.
- Если в течение 5 минут не происходит никаких действий с клавиатурой или мышкой, программа фиксирует это и считает отвлечением.
- Для каждого сотрудника возможно индивидуально определить, какие программы и сайты являются рабочими, а какие — нет.
- Функция тайм-трекинга позволит оценить затраченное на завершение задачи время.
- Для каждого сотрудника возможно установить индивидуальный график.
- В конце заданного периода на почту руководителя приходит подробный и информативный отчет по каждому сотруднику.
Это далеко неполный список функций, однако, исходя из перечисленного, можно понять, что данная программа дает руководителям большие возможности, а именно:
- Планирование. Зная сроки выполнения задач, реально ставить адекватные цели.
- Повышение уровня дисциплины, так как работники будут знать, что каждое опоздание и отвлечение фиксируется.
- Определение норм труда.
- Принятие обоснованных кадровых решений. Трудоголики будут поощрены, нарушители дисциплины — наказаны.
- Оптимизация процессов. Подробный анализ операций покажет слабые и сильные стороны каждого процесса фирмы.
Как можно заметить, система учета рабочего времени может стать реально незаменимым спутником любого руководителя, и актуальна не только для крупных предприятий. Небольшие компании используют подобные решения для повышения эффективности рабочего коллектива и в качестве инструмента мотивации. Для понимания того, насколько вовлечены и продуктивны сотрудники, и используются такие инструменты. Стоит отметить, что положительный эффект от внедрения становится виден уже в первые месяцы. Эффективность возрастает в среднем на 30%, что положительно отражается на финансовых показателях.
И в конце ответим на главный вопрос данной статьи: контролировать всех сотрудников в одиночку возможно, при условии правильного комбинирования всех методов управления, четкого исполнения орг. инструкций и введения современных IT решений.