Низкая производительность персонала — одна из причин, по которой страдает бизнес. Неважно, в какой сфере. Но важно, из-за чего снижаются показатели. Работники пользуются социальными сетями сверх меры. Это устанавливают программы учета рабочего времени. Или нарушают конфиденциальность информации своей родной компании. Или сотрудничают с другой организацией в ущерб основной. Избежать всех неприятных для развития компании ситуаций можно с помощью онлайн-инструментов.
Как программное обеспечение для мониторинга персонала может изменить бизнес?
Банковский рынок, образовательная сфера, торговля продовольственными, промышленными товарами – в любом направлении сильная конкуренция. Успех бизнеса зависит не только от его владельца, но и от наемных директоров, от менеджеров среднего звена, работников, продавцов. От заинтересованности каждого в выполнении своих обязанностей. От непродуктивности исполнителей бизнес несет потери. Причин тому несколько:
- оплачивается малоэффективная деятельность, она занимает до 50% табельных часов;
- плохо отстроенные внутренние процессы – до 35% потерь рабочего времени;
- нецелевое использование потенциала сотрудников, их низкая квалификация – на этом организация теряет около 60% времени;
- дублирование одной операции несколькими работниками – почти 15% ущерба для производительности;
- несоответствия информационных систем и технологической инфраструктуры потребностям бизнеса – величина убытка в человеческих часах, в материальном отношении в каждой организации разнится, но имеет высокое значение.
При усилении конкуренции роль ПО в мониторинге коллектива растет и влияет на успешность компании.
Контроль использования рабочего времени
Разработать новый программный продукт, запустить линию на производстве, подготовить отчет, увеличить продажи – ежедневная, почти рутинная, работа каждого. До финализации задач еще много времени – два месяца, месяц, и вдруг все “горит”, сроки поджимают. Ситуация, знакомая многим, возникает из-за прокрастинации, неумения организовать себя. От низкой ответственности, мнения, что лично от него, сотрудника, развитие бизнеса, получение прибыли не зависит. Он маленький исполнитель. С таким можно и расстаться.
Но можно предупредить такое положение дел. Сразу настраивать коллектив на достижение целей. Ставить их понятно, обозначать зону ответственности и контролировать развитие. Прозрачные процессы мотивируют на работу.
С чего начинать? С дисциплины и пунктуальности. Рабочее время имеет рамки, установленные Трудовым кодексом. Хороший тон, уважение к своей профессии, к самому себе начинается с соблюдение распорядка дня. Со своей стороны работодатель имеет право и обязан контролировать его исполнение:
- явку работников в положенные часы, присутствие на месте в течение трудового периода, возвращение с обеда без задержек;
- соблюдение сроков окончания дня;
- фиксация оплаченного времени, разделение его на фактически отработанное, простои не по вине специалиста, отпуска, больничные и т.д.
Как определить неработающих сотрудников?
Компьютерные игры на рабочем месте засчитываются, как время простоя, как и соцсети для личных увлечений, и частые перекуры. До 30% рабочих часов «сливаются» впустую. Заглядывать из-за плеча в монитор сотрудника, постоянно спрашивать, чем занят — неудобное общение для взрослых людей. Как доверять коллеге в плане его ответственности, ведь все научились делать серьезные, озабоченные лица, развлекаясь в Интернете.
“Неработающий человек в организации” — характеристика звучит даже хуже, чем малоэффективный. Последний хоть что-то делает. Определить, кто тормозит команду, снижает экономические показатели можно несколькими способами, от наблюдения, психологического анализа до IT-решений:
- провести внешний аудит: специалист со стороны объективным взглядом найдет лучших работников, инициативных, полезных и бездельников. При таком методе хороши личные встречи, групповые интервью без конкретизации цели собеседования, анализ документов. Результаты создадут целостную картину, с кем можно развивать бизнес дальше, а кого попросить оставить неинтересную ему работу;
- проанализировать результаты деятельности начинающих и опытных специалистов. Это проще сделать там, где определены ключевые показатели эффективности, где работу можно измерить в наглядном результате, как у программистов, рабочих на заводских линиях; в более творческой сфере подключают иную оценку полезности подчиненного;
- обратная связь (метод «360 градусов») уместна там, где нет цифровых метрик в оценке компетенции сотрудника. Тут его со всех сторон характеризуют коллеги: от подчиненных до директора. И главное, нужно сделать самооценку. Трудно, но продуктивно. Это нужно, чтобы определить слабые стороны человека и не уволить его, но найти способ повысить его квалификацию;
- поручить коллеге, кто не вызывает доверия, составить отчет за день, неделю. Отчет почасовой. Незанятость, малая нагрузка вызовут трудности в его заполнении и оправдания, что все дела сразу не вспомнишь. Выводы делаете дальше сами;
- фотография рабочего дня разложит трудовые часы по полочкам: кто что успел выполнить, кто сколько отвлекался не по делу, кто был результативен и быстр.
Оптимизация рабочего процесса
Итак, определили, насколько равномерно распределяется нагрузка среди подчиненных. Очень часто бывает, что нерационально. Один тащит дела за двоих-троих. Похвально, но это грозит выгоранием активиста и все большей бездеятельностью других его коллег. Многозадачность в итоге:
- замедляет работу, приводит к экономическим потерям, вместо получения прибыли;
- снижает контроль за деятельностью, ее направлениями — кто действительно несет пользу, кто подгоняет отчеты под необходимые факты. И вся, как будто полезная работа, тоже оплачивается;
- затягивает принятие решений;
- не дает выявить ответственного за конкретный проект, и тогда не с кого спросить за ошибки, за качество результата;
- провоцирует несоразмерное потребностям бизнес-компании увеличение штата.
Анализ активности на рабочем месте
Представление о продуктивности персонала дают планерки, ежедневные и еженедельные, система KPI, чек-листы с повторяющимися задачами, СКУД (система контроля и управления доступом), видеонаблюдение, в том числе за постоянным рабочим местом. Но представить общую картину занятости коллектива эти методы не могут. Они однобокие:
- СКУД отметит лишь часы нахождения в стенах офиса, но не наполненность заданиями;
- также видеонаблюдение покажет человека на его месте, но не ответит, сколько он потратил времени на решение вопросов. Кроме этого, создаст психологическое давление от беспрерывного надзора;
- KPI – ключевые показатели эффективности подходят и в сферах продаж и в оценке личностного роста, там, где итог можно интерпретировать количественно. Одновременно можно столкнуться с завышением показателей, удлинением процесса деятельности ради положительной отчетности;
- частые совещания по отчетам тормозят производительность, отнимают время.
Расширяют возможности привычных методов контроля и анализа эффективности персонала IT-решения. В интеграции с простыми способами они дают новые возможности стимулировать коллектив и предупреждать нежелательные обстоятельства провалов.
Повышение эффективности отделов
Перестраивать внутренние процессы компании можно с программой учета рабочего времени CrocoTime. Для этого не придется нанимать дополнительных специалистов, не нужны огромные денежные вливания. Достаточно установить модуль сбора статистики, чтобы с точностью до ста процентов понимать, чем заняты сотрудники за ПК. Объединение с IP-телефонией, системами СКУД, корпоративными календарями, кадровым ПО поможет посмотреть статистику совещаний, регламентировать их длительность и количество.
Система выявит все ошибки, покажет, сколько времени компания использовала непродуктивно, на что уходят рабочие часы подчиненных, кто нарушает дисциплину, а кто не справляется с обязанностями. В итоге CrocoTime определяет общую атмосферу настроенности на работу, на достижение целей:
- помогает оценить временные затраты конкретного сотрудника и отдела на определенные задачи, сравнить их эффективность, профессиональную подготовку. Далее распределить нагрузку в соответствии с компетенциями;
- понимание занятости коллектива поможет собрать оптимальный штат — привлечь новых работников, отправить кого-либо на повышение квалификации или переподготовку, продуктивно использовать трудовые ресурсы для развития бизнеса;
- кто сколько часов реально выполнял должностные обязанности или отвлекался на соцсети с точностью до минуты отметит программа учета рабочего времени. И работодателю не придется оплачивать бессмысленное нахождение подчиненного на месте. Это оптимизирует траты.
Лояльный контроль рабочего времени незаменим в бизнесе. CrocoTime обеспечивает паритет двух сторон — наемных сотрудников и руководителей. Одним он не даст расслабиться без повода и забыть об обязанностях. Другим — претендовать на личную жизнь персонала и относиться как к ресурсу. В результате: только полное понимание общих задач в деле, профессии, получении высоких показателей.