Контролировать офисных сотрудников однозначно проще: можно прийти и проверить, кто чем занят, можно установить камеры видеонаблюдения, обязать системного администратора пристально следить за рабочими компьютерами. На удаленке вопрос контроля встает острее, а вариантов организации не так много. Плюс дом – это все-таки личное пространство, куда вторгаться вроде как не положено. Как на удаленке контролировать своих сотрудников, при этом не нарушать границы и не терять в эффективности – будем разбираться в этой статье.
Проблемы в управлении сотрудниками онлайн
Выстроить работу с удаленным коллективом – задача не из легких. Об этом говорят сами руководители. Компания Hays провела опрос, выяснилось, что часть компаний до сих сознательно отказывается от удаленного формата работы с сотрудниками, поскольку:
- тяжело управлять удаленной командой – 48%;
- боятся, что сотрудники не будут вовлеченными в корпоративную культуру, а значит, будут не столь мотивированы – 39%.
Опасения справедливы. Результаты компаний, которые практиковали дистанционное взаимодействие в период карантина, – тому доказательство.
Низкая эффективность работы на удаленке
Низкая эффективность работы на удаленке – главный страх управленца. Опрос аналитического центра НАФИ доказывает, что страх оправданный:
- 82% работодателей отметили, что эффективность сотрудников снизилась из-за дистанционного формата взаимодействия;
- 41% работников честно признали, что потеряли в эффективности с переходом на удаленку.
Опрос проводили в мае-июне 2020 года, когда на удаленный формат компании только-только начали массово переходить. Возможно, такая ситуация складывалась от отсутствия знаний об организации удаленной работы и опыта. Но последующие данные не сильно отличаются. Компания “Гарант” вернулась к вопросу в августе:
- 39% респондентов подтвердили, что эффективность на удаленке стала снижаться;
- 44% – не заметили изменений;
- только 17% смогли уверенно сказать о повышении эффективности своей работы в дистанционном формате.
Среди причин, которые влияют на снижение эффективности, сотрудники называют:
- стертые границы рабочего дня;
- моральную усталость от изоляции;
- наличие отвлекающих факторов при работе из дома;
- отсутствие полноценной коммуникации с коллегами и руководством.
Способы повышения работоспособности персонала
Положительные примеры компаний, сумевших организовать распределенную команду, доказывают, что работать в дистанционном режиме и не терять в эффективности можно. Для этого нужно:
- Ввести обязательный общий график для всей команды.
По сути нужно перенести привычный распорядок в онлайн – обозначить время начала и окончания рабочего дня, сохранить обеденный перерыв, планерки проводить в формате видеоконференций. Так рабочий день перестанет быть бесконечным, а у сотрудников будет четкое понимание, в какое время обязательно быть на связи, а когда наступает законное время отдыха.
- Четко ставить задачи.
Вариант “делаю то, не знаю что” может привести к срыву дедлайнов и проектов. Ставьте задачи сотрудникам максимально конкретно, чтобы избежать недоразумений. Обратитесь к программам управления проектами, таск-менеджерам, которые помогут всем видеть фронт работ и знать, на каком этапе сейчас находится каждая отдельная задача и проект в целом.
- Сделать рабочие процессы прозрачными.
Кто и чем занят важно знать не только руководителю. Когда сотрудники видят, насколько вовлечены в общее дело их коллеги, вопрос прокрастинации в домашних стенах даже если и не полностью снимается, то сводится к минимуму. Используйте онлайн-календари для синхронизации работы коллектива. Так работники на удаленке смогут видеть общую картину рабочих процессов и планировать свой день, что тоже немаловажно для поддержания дисциплины и мотивации к работе.
- Давать полноценную обратную связь.
Наладить коммуникации на удаленке – одна из главных задач управленца. Когда сотрудники уверены, что выполняют задачи правильно, процесс работы значительно ускоряется. Организуйте в мессенджерах чаты по отделам/проектам/ темам, установите время на ответ, если потребуется. Когда становится ясно, что переписка затягивается, переходите в аудио- или видеоформат общения для ускорения решения вопросов.
- Держите рабочие процессы под контролем.
Да, в формате удаленке это нелегко. Но пустить дела на самотек – первый шаг к краху. Одно только знание, что руководитель в курсе заслуг каждого специалиста, мотивирует в рабочее время заниматься рабочими делами. Стоит помнить и понимать, что контроль – это не только кнут, которым можно сотрудников погонять. Это инструмент, который поможет наладить дистанционное взаимодействие коллектива – увидеть, кто перерабатывает, перераспределить нагрузку, если становится ясно, что один человек взял непосильную ношу, в то время, как другие работают “на лайте”; рассмотреть нестыковки в коммуникациях, которые влияют на скорость и эффективность работы; понять, кто справляется с удаленкой, а кому нужно помочь в адаптации.
Удаленный контроль рабочего процесса сотрудников
Организовать удаленный контроль рабочего процесса можно несколькими способами, на выбор руководителя:
- аудиоконтроль и отклик в обозначенное время. Способ простой, как 2х2. Руководитель может позвонить в любое время в рамках обозначенных часов и поинтересоваться, чем занят сотрудник. Или написать сообщение с требованием сиюминутного отчета, сотрудник обязан откликнуться в обозначенный срок. Вроде все в рамках допустимого (работодатель имеет право знать, чем заняты его подчиненные), но коллектив, как правило, при таком способе живет в постоянном стрессе;
- самофотография рабочего времени и ежедневная отчетность. Здесь на плечи работника ложится дополнительная обязанность: ежедневно отмечать, когда и чем занимался в трудовые часы. Отправляют такие отчеты на e-mail или в специально созданные чаты. Способ неплох, но отнимает время и у сотрудника, и у руководителя. Плюс объективность таких отчетов можно поставить под вопрос;
- автоматический учет рабочего времени. IT-решения прочно вошли в нашу жизнь. И вопрос контроля – не исключение. Специализированный софт, нацеленный на мониторинг рабочего времени, обладает массой преимуществ перед другими способами. Найти подходящую программу, исходя из целей и задач компании, сегодня не составит труда.
Автоматический учет рабочего времени
Автоматический учет рабочего времени – один из самых эффективных способов контролировать сотрудников на удаленке. Всего одна программа решает множество вопросов, связанных в дистанционным форматом работы. Например, в силах системы CrocoTime:
- поддерживать дисциплину. Программа отмечает начало и окончание рабочего дня, соотносит перерывы с прописанными в трудовом договоре. Здесь большое значение имеет формирование табеля учета времени в автоматическом режиме – не нужно тратить силы на заполнение отчетностей;
- мотивировать сотрудников. Функция “фотография рабочего дня” линейно показывает, в какие отрезки времени чем занимался работник: когда был активен, а когда позволил лени захватить себя. Если кажется, что эта функция равна кнуту, то это далеко не так. Программу можно настроить так, что итоговые данные будут доступны и самом объекту наблюдения. Для сотрудника будет полезно узнать и проанализировать собственную занятость и распределение сил в течение дня;
- объективно показать “передовиков”. Данные собираются автоматически и не подвержены влиянию человеческого фактора (подделать их нельзя), а значит, на основе реальной картины можно назначать поощрения, не боясь, что руководителя обвинят в предвзятости;
- продемонстрировать распределение нагрузки внутри коллектива. Автоматический анализ загруженности персонала показывает, кто взял на себя много задач, а кто тихо отсиживается за спинами коллег. Сравнение данных поможет руководителю грамотно распределять задания, чтобы сил и времени у подчиненных хватало, работа шла, как часы;
- найти неэффективные внутренние процессы в компании. Рутинные задачи, на которые уходит много времени, с легкостью обнаружатся при анализе рабочих часов. Убрав их совсем или заменив, можно значительно ускорить работу коллектива.
Мониторинг рабочего стола удаленных сотрудников
В функции автоматических систем учета рабочего времени часто включают мониторинг рабочего стола сотрудников. Как правило, это выражается в возможности подключиться и увидеть, что сейчас открыто на компьютере или ноутбуке. Реализуют эту функцию в разных системах по-разному:
- Периодические скриншоты с сохранением в истории.
- Доступ к видеотрансляции происходящего на мониторе в режиме онлайн.
Эти два способа откровенно плохи. Во-первых, потому что нарушают права человека. А если учесть, что по данным “Лаборатории Касперского”, 85% удаленщиков используют для работы личные технические устройства, то руководителям, готовым прибегнуть к тотальной слежке, неминуемо грозят судебные разбирательства. Во-вторых, рано или поздно о таком недоверии узнает коллектив, и тогда восстановить лояльность сотрудников к компании будет крайне сложно.
В CrocoTime мониторинг рабочего стола организован аккуратно и лояльно:
- нет видеонаблюдению и скриншотам. Программа фиксирует только заголовки активных окон. Этого вполне достаточно, чтобы определить, занимался сотрудник рабочими вопросами или отвлекался;
- нет кейлогерам. Программа не записывает порядок нажатия на клавиши клавиатуры, чтобы в дальнейшем считать содержание переписки. Отклики с периферийных устройств используются с единственной целью – зафиксировать физические простои в работе: если в течение 5 минут сотрудник не трогает клавиатуру или мышь, система отметит отсутствие на месте. При этом в связке с календарями учтет внекомпьютерное время, если оно потрачено с пользой для работы.
Одним словом, CrocoTime – одна из немногих программ, в которой полностью отсутствуют шпионские функции, но при этом есть полный набор инструментов для контроля удаленных сотрудников. Главное, что система работает, не нагружая рабочие машины, не вторгаясь в личное пространство, не отвлекая персонал всплывающими сообщениями и лишними отчетами. Вся информация доступна, готовая аналитика пойдет на пользу и руководителю, и сотрудникам.