Сотрудники не справляются со своими обязанностями – ситуация грустная. Сотрудники не хотят справляться со своими обязанностями – ситуация вдвойне грустнее. Неэффективные сотрудники притягивают даже больше внимания руководства, чем их продуктивные коллеги, заставляют задуматься о том, как с ними быть вне зависимости от причин. Это легко объяснимо: те, кто не выдают нужный результат, попросту тратят время и деньги бизнеса. Как найти среди целого штата сотрудников неэффективных – будем разбираться в этой статье.
Кто такие неэффективные сотрудники
По статистике, почти половина сотрудников российских компаний отвлекаются в течение рабочего времени. В числе самых популярных причин:
- проблемы с детьми и родственниками;
- общение с коллегами;
- растянутый обеденный перерыв;
- перекуры;
- изучение сайтов с вакансиями.
При этом на личные дела 36% опрошенных тратят от получаса до часа, 27% – более часа в день и 9% расходуют на свои проблемы четверть рабочего дня.
Но даже если сотрудник не листает новостную ленту, не распивает чаи, его эффективность остается под вопросом.
Качества и привычки неэффективных работников
Индикаторами неэффективности могут служить очевидные привычки и личные качества сотрудников. Самые яркие из них:
- безответственность. Эта черта позволяет воспринимать срывы дедлайнов как рядовое событие, опоздание на работу как что-то само собой разумеющееся;
- вечное недовольство. Неэффективные сотрудники воспринимают каждое поручение в штыки, для продуктивной работы им всегда чего-то не хватает: в кабинете слишком душно, задача бессмысленная, коллеги слишком шумные… Причин для недовольства вокруг таких работников просто масса;
- завышенная самооценка. Неэффективный сотрудник живет в полной уверенности, что он уже все знает, развиваться и учиться ему нет необходимости. Даже если работник действительно обладает должным уровнем компетенций, такое отношение к себе отражается на работе: он уверен, что без него мир рухнет, и может специально «вставлять палки в колеса», чтобы продемонстрировать свою значимость и «звездность»;
- постоянные оправдания. Сотрудник никогда ни в чем не виноват. Все, что случается, от него не зависит: завершить задачу вовремя помешала погода, несвоевременный ответ коллеги – все, что угодно, только это не его вина.
Методы вычисления неэффективного персонала
Вычислить неэффективных сотрудников, опираясь на личные качества, достаточно просто. Однако есть и те, кто умело делает вид, что занят, изо всех сил старается, работает сверхурочно. Определить таких работников среди персонала гораздо сложнее. Здесь используют различные методы:
- внутренний аудит. В компании появляется сторонний человек, который дает независимую оценку действиям каждого сотрудника;
- KPI. Ключевые показатели эффективности вводят, когда результат можно измерить в количественном выражении. Например, для менеджеров по продажам это будет показателем будет количество завершенных сделок.
Причины невыполнения должностных обязанностей
Причины невыполнения должностных обязанностей могут быть самыми разными. Однако чаще всего выясняется, что это одна из следующих:
- протекция. Трудоустройство по знакомству – раньше популярная практика, от которой управленцы все чаще отказываются. Компетенции родственника/друга могут запросто не дотягивать до нужного уровня, что неизбежно отражается на результатах работы. Психологический момент: сотрудник, который уверен, что за его плечами есть весомый «защитник» попросту считает, что можно и не стараться, за промах ему все равно ничего не грозит;
- «почивание на лаврах». Тот случай, когда опытный специалист считает нормальным перекладывать свои обязанности на плечи других. Просто потому что он дольше работает, больше знает и вообще уже «не тот уровень» задач;
- отсутствие системы поощрений. Когда за поразительное рвение даже не поблагодарят устно, не заметят и промахи. Внимание к результатам со стороны руководства заставляет ответственнее относиться к своим обязанностям;
- выгорание. Эту причину нужно искать в динамике: если раньше специалист не допускал ошибок, относился к работе добросовестно, был инициативен и трудился «с огоньком», а потом все резко изменилось, возможно, он столкнулся с эмоциональным выгоранием. По данным исследования, в 2021 году синдром эмоционального выгорания испытали две трети работающего населения России. Так что проблема не выдуманная.
Решения для вычисления неэффективного персонала
Для вычисления неэффективного персонала в современном мире придумано немало решений. Все они нацелены на то, чтобы понять, чем именно заняты сотрудники, насколько грамотно тратят такой ценный ресурс, как время.
Однако сразу стоит оговориться: те программы, которые снабжены шпионским функционалом, не подходят для выявления неэффективных работников. Как правило, наличие таких людей в команде и без того создает напряженный психологический климат в организации, пускаться в слежку – значит, еще больше накалять обстановку. Плюс добросовестные специалисты не должны страдать от того, что руководство испытывает недоверие к отдельным сотрудникам. Такая организация мониторинга работы может демотивировать тех, кто относится к своим обязанностям ответственно.
Поэтому остановимся на самом продуктивном способе вычисления неэффективных сотрудников.
Внедрение системы учета рабочего времени
Система учета рабочего времени – самый простой способ понять, чем занимается персонал в оговоренные трудовым договором часы. Внедрить систему в компании можно в различных видах:
- простой трекинг задач – это когда сотрудник, приступая к выполнению своих обязанностей, включает счетчик времени, по окончании – выключает;
- листы учета рабочего времени (ЛУРВ) – это одна из популярных форм отчетности, когда персонал в установленном виде отмечает количество задач, выполненных за определенный период, и время, которое потратил на их выполнение.
Эти варианты имеют право на существование, но не лишены недостатков:
- во-первых, проверить подлинность данных не всегда представляется возможным – например, штат может быть достаточно большим;
- во-вторых, поправку на человеческий фактор никто не отменял – сотрудник, который чувствует за собой огрехи, вполне может приукрасить свои заслуги ради поддержания имиджа эффективного работника в глазах руководства;
- в-третьих, устроенный таким образом учет рабочего времени требует от персонала дополнительных затрат времени и сил. А это для неэффективного работника, который и без того ищет любые отговорки и оправдания, станет еще одной причиной невыполненных дедлайнов.
Куда удобнее в вопросе мониторинга занятости сотрудников автоматические системы учета рабочего времени. Как пример, программа CrocoTime, которая:
- включается и выключается вместе с рабочим ПК сотрудника, не заставляя его помнить о том, что нужно сделать отметку о начале работы;
- собирает всю информацию о действиях и бездействиях персонала автоматически, не отвлекая всплывающими окнами;
- создает полную картину распределения рабочего времени в течение дня для каждого сотрудника, опираясь только на факты, без привязки к межличностным отношениям.
Одним словом, показывает все, как есть, не заставляя руководителя беспокоиться о достоверности информации, а персонал может работать в спокойном режиме, поскольку CrocoTime полностью лишена шпионского функционала – работает дипломатично, но объективно.
Введение автоматической фотографии рабочего дня сотрудников
Автоматическая фотография рабочего дня – это одно из преимуществ CrocoTime. По сути это детальное отражение распределения рабочего времени специалистом, где зафиксированы:
- общее количество продуктивно отработанных часов – не просто во сколько пришел сотрудник на работу и во сколько ушел, а как именно провел время в офисе;
- отвлечения – долгие кофе-брейки и частые перекуры не останутся незамеченными;
- нецелевое использование времени за ПК – система «запоминает» заголовки открытых окон, а настройки позволяют разделить используемые приложения и интернет-ресурсы на полезные и те, что тратят время впустую. В итоге становится понятно, как долго сотрудник занимался рабочими вопросами, а сколько часов потратил на собственные интересы.
Итоговая шкала за день покажет в красках эффективность работника: продуктивное время будет окрашено зеленым, желтый и красный цвета заставят задуматься. Причем не только руководителя. CrocoTime – одна из немногих систем учета рабочего времени, где есть возможность открыть доступ к статистике и самому сотруднику. А дальше, если причина снижения эффективности временная, специалист сделает выводы и сможет исправить ситуацию, или, если неэффективность – это пожизненное нежелание выкладываться на работе, руководитель будет иметь достаточные основания для оптимизации штата.
Кроме того, в силах системного мониторинга с помощью CrocoTime показать:
- соотношение загруженности персонала на одинаковых должностях – это может стать показателем того, что пора перераспределить нагрузку и спасти ценных специалистов от возможного выгорания;
- «узкие места» в организации бизнес-процессов в целом – вдруг неэффективность отдельных сотрудников связана, например, с самим устройством коммуникаций внутри команды или изжившими себя этапами взаимодействия.
Целью автоматического учета рабочего времени становится не прицельная «охота» на неэффективных сотрудников, а повышение эффективности работы компании в принципе. CrocoTime – отличный инструмент для достижения этой цели. Лояльная программа показывает реальное положение дел в любой компании, независимо от величины штата. И при таком раскладе действительно неэффективным сотрудникам скрыться не получится.