Снизить издержки, при этом не потеряв в эффективности и производительности – мечта управленцев, которые хотят как минимум быть в финансовом плюсе или вовсе сохранить свой бизнес. Руководители все чаще и тщательнее рассматривают статьи расходов, ищут возможность сэкономить и логично задумываются о разумном подходе к затратам на персонал. Как определить сотрудников, с которыми пора попрощаться без угрызений совести, на какие показатели опираться, и что поможет сгладить непростой процесс – разберемся в той статье.
Увольнение – дело не из приятных. Не важно, с чем связана такая мера, и кто является инициатором – руководитель или подчиненный. Но все же в прошлом году, по данным опроса портала HH.ru, с вынужденным сокращением персонала столкнулись в общей сложности 28% компаний:
- чаще других прощались с сотрудниками небольшие фирмы – 37%;
- крупные игроки бизнеса со штатом более 500 человек – 26%;
- меньше всех коронакризис отразился на составе средних компаний (от 100 до 500 человек) – 21%.
При этом в сложной экономической обстановке, принимая решение расстаться с кем-то из команды, руководители делают акцент на вкладе сотрудника в общее дело. Логика проста и понятна: если человек приносит пользу компании, выполняет свои обязанности аккуратно и в срок, терять такого работника не хочется. Поэтому основополагающим критерием при выборе кандидатов на увольнение становится показатель эффективности.
Как оценить эффективность сотрудников?
Быть эффективным сотрудником и казаться таковым – две полярно разные позиции. Управленцы давно поняли, что присутствие подчиненного на рабочем месте – еще не равно выполнять свои прямые обязанности. Говорить, насколько занят – не значит действительно заниматься работой.
Судя по опросу, 65% офисных сотрудников ежедневно отвлекаются от дел. В числе главных факторов, мешающих сосредоточиться на обязанностях отмечают:
- болтливых коллег – 65%;
- телефонные звонки – 36%;
- мысли о личных проблемах – 25%;
- частые планерки – 19%;
- общение в мессенджерах – 19%;
- соцсети – 13%;
- уличный шум – 7%.
Получается, что отвлечь от работы может что угодно. И если частично факторы не зависят от самого сотрудника, то некоторые – вполне под силу исключить каждому работнику самостоятельно. Например, соцсети. Интернет не зря называют еще и сетью – он затягивает сам по себе, отмечают специалисты.
Знать, чем именно заняты сотрудники – не просто блажь руководства. Реальная картина распределения обязанностей дает понимание направления оптимизации затрат внутри компании. Логика проста: если часть персонала только делает вид, что приносит пользу, в то время как другие работают за себя и за них, зачем тогда такой большой штат?
Как рассчитать загруженность каждого сотрудника?
Этот вопрос всплывает, когда становится ясно: одни прокрастинируют на постоянной основе, у других нет времени на полноценный обед. Чтобы понять, как распределяется нагрузка между коллегами, можно использовать разные методы.
Один из них, пожалуй, самый популярный – собеседование или интервью. Проводить его должен опытный консультант, но чаще ради экономии выбирают топ-менеджера из своих сотрудников. В ходе беседы и тестирования выясняется, как относится работник к своим обязанностям, понимает ли, насколько его работа важна в контексте общего развития бизнеса, чем занимается в рабочее время и как часто отвлекается от работы. Метод достаточно экономный при условии, что в компании взяли курс на сокращение штата, но велики риски расстаться с ценным сотрудником:
- интерпретировать результаты собеседования и теста будет прежде всего человек. Здесь могут сыграть отрицательную роль личные симпатии или, наоборот, неприязнь;
- честность сотрудника при ответе на вопросы тоже можно поставить под сомнение. Вдруг захочется приукрасить свои заслуги или сознательно замаскировать безделье?
Мониторинг рабочего дня
Мониторинг рабочего дня – один из самых распространенных методов оценки загруженности каждого сотрудника. Организовать его можно разными способами:
- традиционный журнал отчетности – это тоже форма мониторинга, когда отмечают приход и уход персонала. Так можно контролировать дисциплину, но понимания, чем наполнен рабочий день сотрудника, этот способ не дает;
- периодические отчеты сотрудников. При таком варианте каждый работник должен с заданной периодичностью сдавать своеобразный рапорт о потраченных часах и минутах рабочего времени. Из плюсов здесь – определенная доля ответственности и понимание, что руководство отслеживает занятость; из минусов – человеческий фактор. Никто не застрахован от того, чтобы забыть отметить какое-то дело, или откровенно приврать, что был занят;
- контрольный надзор. Этот метод реализуют с привлечением дополнительной штатной единицы – человека, который будет отслеживать занятость сотрудников и отмечать все в специальных формах отчетности. Из положительных моментов – снимается нагрузка с самих сотрудников; из негативных – когда за спиной все время стоит “надзиратель”, мало кто чувствует себя комфортно.
Автоматический учет рабочего времени
Гораздо удобнее организовать мониторинг с помощью современных программных решений, которые аккуратно встраиваются в IT-систему компании и снимают большинство отрицательных моментов. Например, ПО от отечественного разработчика CrocoTime:
- после установки на компьютеры сотрудников агент системы работает тихо, не отвлекая от основных задач всплывающими окнами;
- фиксирует отклонения от прописанного в трудовом договоре рабочего графика;
- берет в расчет все действия и бездействия за ПК;
- учитывает внекомпьютерную занятость;
- гибко настраивается в зависимости от графика работы специалистов и особенностей компании;
- дает объективную и полную картину рабочего дня каждого сотрудника или отдела.
Анализ рабочего дня
Готовая аналитика – выгодное преимущество автоматического учета рабочего времени. Если при любом другом варианте мониторинга рабочего дня после сбора информации топ-менеджер или руководитель вынужден читать, сводить, обдумывать и сравнивать полученные данные, то при использовании систем учета достаточно в пару кликов запросить статистику и аналитику в нужный момент или настроить автоматические уведомления с определенной периодичностью.
Удобные визуально оформленные отчеты программы CrocoTime покажут:
- в какие дни работа была наиболее продуктивной, а в какие дни было много отвлечений или некомпьютерного времени;
- кто из сотрудников опаздывает или уходит преждевременно;
- как распределяется нагрузка среди персонала – кто тратит на работу даже время законных перерывов, а кто – отвлекается чаще других на решение личных вопросов;
- какими приложениями и интернет-ресурсами пользуются сотрудники – профильными или непрофильными;
- насколько продуктивной была работа в рамках конкретной задачи – это поможет выявить сотрудников, которым необходимо повышение квалификации или дополнительное обучение;
- неэффективные бизнес-процессы.
Эти данные становятся неоспоримым основанием для принятия управленческих решений. Выявленные прогульщики, прокрастинаторы, малопродуктивные и откровенно бесполезные сотрудники станут первыми в списках на увольнение. При этом, имея на руках конкретную статистику по каждому претенденту, можно не беспокоиться о возникновении спорных вопросов при расторжении трудовых отношений.
Как оптимизировать рабочее время персонала?
В вопросе оптимизации рабочего времени персонала аналитические данные автоматических систем контроля рабочего времени становятся не только доказательствами “неуспеваемости” в работе, они играют и некую “воспитательную” роль. В CrocoTime можно настроить доступ к отчетам таким образом, чтобы и сам сотрудник мог отслеживать свои успехи. Это становится дополнительной мотивацией для персонала: увидел, что в числе отстающих – надо подтянуться.
Оптимизацию зачастую неверно трактуют, используют в качестве синонима слова “сокращение”. Но оптимизация рабочего времени – это скорее про совершенствование использования рабочих часов сотрудниками, правильно организованную загруженность, грамотное распределение обязанностей и баланс между работой и отдыхом в рамках трудового дня.
Оптимизация рабочего времени сводится к пониманию происходящих в компании бизнес-процессов, их участников и составляющих. Поэтому, чтобы добиться максимальной эффективности команды следует начать со следующего:
- расписать в деталях процессы компании;
- создать карту каждого процесса, указав ответственных, время на выполнение и прочие детали, влияющие на результат;
- оценить работу участников, например, с помощью программы CrocoTime;
- сравнить с прописанной моделью;
- найти критические точки, которые тормозят работу, снижая эффективность.
Такой подход к оптимизации приносит наиболее ощутимый результат, без зазрения совести позволяет руководителю планировать необходимые ресурсы – материальные, технические и человеческие, делать бизнес прибыльным, чистым от лишних затрат.
Определить сотрудников, с которыми точно пора прощаться – вопрос не такой уж острый, когда на стороне руководителя исключительно реальные данные о вкладе каждого подчиненного в процветание компании. Оперируя точной информацией, принять такое сложное со всех сторон решение, избежать сложностей в процессе увольнения гораздо проще. Владельцам бизнеса можно сосредоточиться на глобальных задачах, а ленивых, малопродуктивных и постоянно прокрастинирующих сотрудников найдет и покажет программа CrocoTime.