Давайте ответим, в самом начале статьи, на главный вопрос: “Для чего оптимизировать бизнес-процессы?”. Цель оптимизации — повышение прибыли за счет усовершенствования, ускорения и исключения самых затратных процессов. Мы поговорим о том, как организовать работу в этом направлении и какие инструменты использовать.
Кому нужна оптимизация процессов?
В общем смысле — организациям, чья цель оставаться в лидерах или, по крайней мере, не отставать от них. В идеале к лучшему должны стремиться и сотрудники. Все вместе и каждый по отдельности. Если у ваших подчиненных нет стремления к саморазвитию и достижению лучших показателей эффективности, стоит задуматься. А теперь список проблем, которые подталкивают руководителей компаний перейти от мысли о необходимости оптимизации к действию:
- Невозможно контролировать определенные направления деятельности. Следить за отчетами — одно. Понимать, кто делает вклад, чтобы отчеты были радужными — другое. По результатам исследования организации теряют более 3.000 долларов в год на оплату перекуров одного подчиненного. Представьте, какие потери несут компании, если посчитать всех несознательных сотрудников?
- Бюрократия на предприятии, низкая скорость обмена документами внутри компании. Специалисты подсчитали, что в среднем 20% рабочего времени у офисных сотрудников уходит на поиск документов, столько же — на согласование, еще 10% на документооборот между отделами/подразделениями. И на десерт: еще 10% на подготовку отчетов по документообороту. Подсчитали сколько полезного времени тратится бесполезно?
- Затягивание принятия решений.
- Нерациональное распределение нагрузки между подчиненными, что ведет к снижению продуктивности. Бывают ситуации, когда один сотрудник выполняет работу за себя и коллегу. Многозадачность — враг эффективности. По этому поводу было проведено исследование, его результаты показали, что, отвлекаясь от выполнения основных задач, сотрудники работают в минус и экономика, например США, теряет в год порядка 700 миллиардов долларов.
- Раздутый штат руководящего состава. Много советчиков, но за ошибки некого призвать к ответственности.
Эти проблемы становятся актуальными, когда компания активно развивается, расширяя сферу деятельности, оставляя управление процессами на первоначальном уровне.
Ошибки допускаемые при оптимизации бизнес-процессов
Многие руководители компаний, планируя перемены, ориентируются на свой личный опыт, пытаясь интуитивно выявить ошибки управления. Такой подход может свести работу к нулю, потому что:
- Уделяется внимание звену, а не цепочке. Приведем простой пример: поставщиком сорван план доставки продукции. Руководитель решает изменить логистику доставки грузов, не пытаясь выяснить, кто и на каком этапе ошибся. То есть цепочка действий не меняется, меняется звено. Эффект, как вы понимаете, нулевой.
- Желание сэкономить бюджет. Это, увы, распространенная ошибка. Пытаясь сделать лучше, не обращая внимания на IT-продукты, руководители прибегают к решению сделать все, опираясь на теорию. Книги и тренинги — это знания. Технологии — это инструмент для реализации знаний.
- Самомнение руководства. Зачастую управленцы уверены в своих знаниях и умениях, в каком-то смысле они правы. Можно иметь поверхностное представление о предмете. Вы же не ходите лечить зубы к парикмахеру. И в вопросе оптимизации рабочих процессов стоит обратиться за помощью к специалистам и специальным технологиям, которые смогут рассказать и показать, какие аналитические решения были взяты за основу изменений.
- Отсутствие контроля. Зачастую начальник отдела, который самостоятельно собрал команду, не считает нужным понимать, кто и что делает из его, буквально доверенных, людей в течение дня. Помните, что человеческий фактор может сыграть с вами злую шутку. На работе у каждого своя роль. Если ваша задача контролировать подчиненных, будьте добры не отлынивать.
Не стоит думать, что есть универсальное решение. Для каждой организации должен быть разработан индивидуальный план оптимизации бизнес-процессов. Не совершайте типичных ошибок и доверьте процесс анализа и поиска решения профессионалам.
CrocoTime и оптимизация бизнес-процессов
Программа учета рабочего времени CrocoTime поможет оценить и перестроить процессы внутри компании без многомиллионных вложений и найма дополнительных специалистов:
- Чтобы подключиться к системе, потребуется установка модуля сбора статистики. Он, в свою очередь, в режиме реального времени передает точную информацию о том, чем заняты сотрудники работающие на ПК. Алгоритмы ПО покажут 100% достоверный результат с точностью до минуты.
- Система выявит все ошибки, покажет, сколько времени компания использовала непродуктивно, на что уходят рабочие часы подчиненных, кто нарушает дисциплину, а кто не справляется с обязанностями.
- CrocoTime можно интегрировать с системами СКУД, IP-телефонией, кадровым ПО и корпоративными календарями — это поможет оценить статистику совещаний и регламентировать их количество и продолжительность.
Не забудьте обратить особое внимание на электронный документооборот. Он исключит время работы с бумажными носителями и поможет стать на шаг ближе к эффективности. Представьте, что больше не надо распечатывать распоряжения, бежать в соседний отдел за подписью и тратить время на то, чтобы ознакомить с документом все службы и отделы. Электронный документооборот позволит отслеживать выполнение задач с момента создания документа, ограничит или расширит доступ к документации, что приведет к возрастанию исполнительности.
Результаты, которых поможет достигнуть CrocoTime:
1. Перераспределение обязанностей. После оценки затрат времени на выполнение задач конкретными сотрудниками появится возможность оценить профессиональную подготовку кадров и перераспределить нагрузку в соответствии с компетенциями.
2. Составить продуманного штатного расписания. После оценки загруженности персонала станет понятно — требуется ли нанимать новый персонал. Возможно, стоит задуматься о переквалификации кадров и распределении их по имеющимся свободным вакансиям. Это позволит эффективно использовать трудовые ресурсы.
3. Оптимизация затрат. Если руководство будет понимать, кто и сколько работает — удастся сократить расходы ФОТ. Платить только за отработанное время — легко. Программа учета рабочего времени с точностью до минуты фиксирует, кто и сколько времени реально выполнял профессиональные обязанности, а кто общался в социальных сетях и проводил время на развлекательных порталах.
При оптимизации процессов не стоит забывать о моральной стороне вопроса. Помните, что люди — не просто ресурс. При правильных подходах к управлению персоналом можно достичь высоких показателей. Главное разумно использовать доступные инструменты.