Как повысить эффективность сотрудников?

О повышении эффективности сейчас не говорит только совсем ленивый. Тема назрела, и даже сами сотрудники осознали, что трудиться с наименьшими трудовыми и временными затратами гораздо приятнее, чем тратить ценные собственные ресурсы впустую. А для управленцев задача по повышению эффективности давно стала приоритетной и ключевой, ведь если персонал трудится вполсилы, это негативно отражается на успехе компании в целом. О методах увеличения эффективности и инструментах в помощь – эта статья.

Методы увеличения эффективности труда

Эффективность труда – это показатель максимально качественного выполнения задачи за минимальный срок и без избыточного расходования необходимых ресурсов. Один из главных способов увеличения эффективности – это грамотное распределение обязанностей между сотрудниками. Если сама обстановка помогает раскрыть таланты подчиненных, то и эффективность работы будет на высоте. А если применить дополнительные мотивационные приемы, то уровень эффективности можно поднять в разы. Однозначно, это в силах руководителя. Так что же делать:

четко ставить задачи перед подчиненными. Это залог качественного выполнения. Когда ясно, что именно нужно сделать, сотрудник имеет возможность найти оптимальные пути реализации;
распределять задачи с учетом опыта и квалификации специалистов. Безусловно, сотрудник, не обладающий нужными знаниями и компетенциями, будет выполнять задачу дольше, а результат в итоге будет мало предсказуем;
доверять и давать возможность брать ответственность. Опираясь только на квалификацию, руководитель рискует без остановки нагружать высококвалифицированных специалистов, подталкивая их тем самым к выгоранию. Кроме того, таким образом другие сотрудники лишаются возможности проявить себя. Поэтому, если кто-то из персонала готов взять на себя ответственность и принять задачу, которую раньше не решал, стоит довериться. Но держать руку на пульсе и контролировать ход выполнения. Так современные компании растят кадры внутри себя;
контролировать выполнение задач. К этому мы пришли из предыдущего пункта. Доверяй, но проверяй – отличный способ повысить эффективность работы. Во-первых, это увеличивает степень дисциплины и персональной ответственности самих сотрудников, во-вторых, гарантирует, что на финальном этапе проекта начальника не будет поджидать неприятный сюрприз в виде просроченных дедлайнов или кардинально иного результата работы;
наладить коммуникации с персоналом. Начальник-зверь, к которому страшно обратиться с уточняющими вопросами – путь к провалу. Адекватные взаимоотношения «руководитель – подчиненный» помогают работать в синергии, находить в конструктивном диалоге лучшие решения и идеи. В конце концов, все плывут в одной лодке;
поощрять и хвалить за успехи. Человек – существо социальное, ему нужно знать, насколько верно он выполняет задачи и насколько ценен его вклад в общее дело. Премии, общественное признание – материальные и нематериальные способы работают одинаково хорошо в деле повышения эффективности работы персонала.

Эти методы с легкостью внедряют небольшие компании, где все друг друга знают в лицо и по именам. Организация крупным требуются дополнительные инструменты, чтобы работать над увеличением эффективности.

Системы автоматизированного учета рабочего времени

Эффективность каждого сотрудника начинается с банальных вещей – соблюдение трудового распорядка, заинтересованности в результате, целенаправленного использования рабочего времени для решения рабочих вопросов. Как протекают внутренние процессы в компании и насколько они соответствуют установленным регламентам и ожиданиям руководства, демонстрируют системы автоматизированного учета рабочего времени:

стандартные пропускные системы, когда для входа нужно приложить к терминалу именную карту сотрудника, фиксируют время начала и окончания рабочего времени, пропуски рабочих дней;
биометрические терминалы используют в качестве пропуска личные черты специалиста, чтобы не допустить отметок за припозднившегося или прогулявшего работу коллегу. Функционал может сводиться к фиксации границ рабочего дня или дополнительного контроля перемещений внутри офиса, когда для входа в отдельные помещения нужно также предъявить отпечаток пальца, отсканировать радужку глаза и т.п.;
СКУД – системы контроля и управления доступом – также помогают отметить, во сколько сотрудник пришел на работу и во сколько покинул стены компании. Дополнительно в зависимости от должностных обязанностей устанавливаются ограничения на доступ в отдельные кабинеты для разных сотрудников.

Эти системы хороши, но дают весьма абстрактное понимание рабочего времени персонала. Увидеть, чем заняты сотрудники в течение дня, что именно делают, увлеченно глядя в монитор своего ПК, позволяет другая категория систем учета рабочего времени – программные инструменты, которые устанавливают на рабочие компьютеры специалистов. Они демонстрируют:

количество отвлечений за день, которые приводят к потере ценного рабочего времени;
насколько вовлечен каждый специалист в общее дело, какой вклад вносит в работу над проектом или задачей;
«узкие места», которые вне зависимости от желания сотрудника мешают выполнять обязанности на должном уровне;
распределение нагрузки в коллективе;
специалистов, которые наверняка достойны поощрения.

Системы автоматизированного учета рабочего времени рисуют полную и объективную картину работы в компании за счет того, что статистика собирается без участия человека. Повлиять на результаты не может ни подчиненный, ни начальник. Бизнес-процессы становятся прозрачными, а значит, понять, что именно приводит к потере эффективности, не составит труда.

Как оградить себя от нелояльных сотрудников

Лояльность сотрудника к компании – дело немаловажное. Специалист, который разделяет взгляды, миссию компании и нацелен на долгосрочное сотрудничество, способен выполнять свои обязанности в разы лучше и эффективнее. А вот из нелояльных сотрудников получаются отличные бунтари и лентяи, которые подвергают критике любое распоряжение руководства и способны заразить подобными настроениями коллег вокруг. Такие «токсичные» сотрудники не просто вносят раздрай в коллектив, по оценкам экспертов, низкая вовлеченность персонала способна нанести компании материальный ущерб. Поэтому важно оградить себя от нелояльных сотрудников. Каким образом:

еще на этапе собеседований и приема на работу максимально четко прописать круг должностных обязанностей;
открыто рассказать о миссии и целях компании, объяснить, какие качества ценят в сотрудниках, а что совершенно неприемлемо в кругу коллег;
познакомить сотрудника с корпоративным этикетом;
проявлять заботу о персонале в материальном и нематериальном плане;
подчеркивать важность тех, кто предан общему делу;
формировать коллектив с помощью неформальных мероприятий, где коллеги, да и сам руководитель, смогут многое узнать друг о друге и по-настоящему сродниться.

Эти нехитрые действия со стороны руководящего состава предприятия помогут распознать нелояльного сотрудника задолго до того, как он успеет нанести ущерб компании, и повысить лояльность в целом.

Инструменты для эффективной работы сотрудников

Чтобы персонал работал эффективно, у него не должно быть отвлекающих и откровенно мешающих факторов. Сами работники отечественных компаний в числе таких факторов называют и соцсети, и устаревшую технику, и помощь по первому зову коллегам. Поэтому, во-первых, нужно создать комфортные условия для работы и обеспечить сотрудников всем необходимым для выполнения их обязанностей. Это касается и создания рабочих мест, отвечающих современным требованиям, и поддержания технического оснащения в рабочем состоянии, и своевременного обновления инфраструктуры предприятия. Только на этой базе можно внедрять инструменты для эффективной работы сотрудников. Базовый набор, как правило, выглядит следующим образом:

корпоративный календарь помогает планировать общие мероприятия, встречи, совещания, распределять переговорные залы и т.д. Одним словом, синхронизирует работу внутри компании;
единая база знаний позволяет накапливать опыт и иметь возможность обращаться к нему в любой момент;
инструменты для совместной работы организуют процесс взаимодействия сотрудников во время работы над единым проектом, позволяют видеть ответственных за задачи, отслеживать процесс их выполнения;
программы учета рабочего времени показывают реальные затраты каждого сотрудника и помогают планировать ресурсы и рассчитывать себестоимость работ.

И главное – независимо от сферы деятельности, важно использовать различные инструменты автоматизации рабочих процессов для ускорения и экономии затрат.

Как рассчитать эффективность сотрудника

Разумная экономия и снижение издержек – два «кита» повышения эффективности работы компании в целом. Любой руководитель, который нацелен на успех, оценивает, насколько необходим ему тот или иной специалист, какую пользу он приносит предприятию. Здесь вопрос неминуемо сводится к расчету эффективности каждого сотрудника.

На первый взгляд, рассчитать эффективность специалиста, сложно. Существует множество подходов к оценке эффективности персонала. Но по сути эффективность – это прибыль от проекта, разделенная на затраты на содержание сотрудника. Под содержанием понимается не только заработная плата, но и различные компенсации, например. Расчеты осложняются тем, что в прибыль закладываются не только затраты на специалиста, но и, например, расходы на материалы, продвижение и т.д. Поэтому, чтобы определить эффективность конкретного сотрудника, нужно вычесть затраты, никак не связанные с его непосредственной работой, и только затем разделить полученный результат на затраты на содержание сотрудника. Формула получается такой:

Э = (П – Р) / З, где:

Э – это эффективность конкретного сотрудника,

П – полученная от реализации проекта прибыль,

Р – расходы, не связанные с сотрудником,

З – затраты на содержание того самого сотрудника.

А как быть, если над проектом трудилась целая команда? Как оценить вклад каждого, кто поучаствовал? Для объективной оценки нужно провести полноценный анализ рабочих процессов.

Анализ эффективности работы

Получить полный срез работы персонала компании помогают программные инструменты. Например, система мониторинга рабочего времени CrocoTime обладает широкими возможностями для анализа эффективности работы компании. При этом информация собирается автоматически, что позволяет оперировать объективными данными. CrocoTime показывает:

точное количество отработанных ежедневно часов каждым сотрудником. Переработки фиксируются наравне с «недостачами» рабочего времени, справедливо учитываются минуты, проведенные за компьютером и без него, за счет интеграции с корпоративными календарями, IP-телефонией;
затраты конкретного работника на выполнение конкретной задачи;
сравнение трудозатрат равноценных специалистов в работе над одинаковыми задачами;
инструменты, которые использует сотрудник для выполнения задач и их влияние на скорость получения результата;
интернет-ресурсы и приложения, которые посещает специалист в течение рабочего времени, что может свидетельствовать о лояльности и заинтересованности;
распределение нагрузки в коллективе – кто работает больше других, а у кого есть резервы времени.

Программа CrocoTime – верный помощник в оценке и повышении эффективности отдельных сотрудников и всей компании. Использование системы мониторинга может напугать лишь тех, кому есть что скрывать. Высококвалифицированные специалисты, преданные общему делу, расценивают программу как способ самоанализа и самомотивации.