Как работает программа по контролю работы персонала?

Наблюдать за коллегами, за их действиями в течение дня – занятие неблагодарное. Пусть контроль занятости сотрудников подтверждается ТК РФ, явный надзор раздражает, снижает продуктивность. Проблему решают программы учета времени. Все, чем человек загружает себя на работе, они отслеживают быстро. Менеджер получает отчеты. Очень эффективно.

Программа контроля за работой сотрудников на компьютере

Без интернета не обходится ни одна сфера деятельности и развлечений. Отрицательная сторона — работа становится местом, где продолжают развлекаться в соцсетях, листать ленту новостей. Компании несут убытки от равнодушия сотрудников к своим прямым обязанностям, от переноса дел на следующий и следующий день.

Бороться с соцсетями бесполезно. Проще мониторить, кто в каких целях использует компьютеры. Устанавливают, например, веб-камеры, которые снимают работника весь день. Но грамотный руководитель выберет более дипломатичную систему контроля. Такую, что при установке на ПК не будет замедлять его функции, мешать работать. Зная о ПП, сотрудник остаётся в состоянии «здесь и сейчас», то есть мобилизуется, сосредотачивается на конкретных задачах, избегает ненужных отвлечений.

Фотография рабочего времени

Она поможет определить роль каждого сотрудника в общем деле, зафиксирует временные затраты на задания: отчеты, деловые переговоры или общение с коллегами за чашкой чая.

Найти бесполезно используемые минуты, часы, сократить расходы на оплату труда — эту задачу ставит большинство организаций. Возложить обязанности двоих на одного специалиста или увеличить нормы выработки без доплаты — тоже частая практика.

Однако фотография рабочего времени даст полную объективную картину, стоит ли нагружать подчиненного новыми и новыми задачами или, напротив, распределить нагрузку. Фотография рабочего времени решает ряд задач:

формировать оптимальный штат, создавать должностные инструкции, план деятельности;
анализировать необходимый объем работ для отдельного специалиста;
установить структуру трудового времени;
выявить причины невыполнения плана, срыва сроков;
сравнить продуктивность рабочих с похожими операциями;
разработать точные нормативы времени для конкретной процедуры.

На основе информации, полученной в результате анализа, составляется отчет для руководителя. И уже его право придумать, как изменить положение.

Эффективность использования программ по контролю персонала

Исследования говорят, собственников бизнеса волнуют многие риски. Среди основных:

утечка конфиденциальной информации;
нецелевое использование рабочего времени;
мошенничество сотрудников.

Все эти факторы приводят к экономическим и моральным потерям. Дело вряд ли будет развиваться, если топ-менеджер не знает, чем заняты его подчиненные. Контроль персонала в таких ситуациях — необходимая мера.

Компании выбирают системы мониторинга эффективности сотрудников. Это тот случай, когда исключается человеческий фактор наблюдений и словесных подстегиваний к работе, сохраняются добрые отношения в коллективе. Степень занятости, грамотность персонала, его загруженность оценивают программные продукты. Например, CrocoTime:

составляет автоматические табели, фиксирует нарушение трудового регламента;
учитывает время из разных источников через интеграцию с IP-телефонией, календарями, POS-терминалами/турникетами;
отслеживает сайты, которые в течение дня посещает работник, разделяет их на продуктивные и непродуктивные;
показывает, как быстро работник выполняет задачу;
сравнивает продуктивность одного коллеги с другим в равноценных условиях.

Анализ рабочего времени персонала

Россия в шестёрке самых работающих стран мира. Это данные Организации экономического сотрудничества и развития. Параллельно отмечаем цифры от Минэкономразвития: производительность труда в стране составляет менее 50%. Явное противоречие приводит к мысли: трудовые минуты и часы просто “сливают”. Что превращает специалистов в “офисный планктон”, так это игнорирование прямых обязанностей, видимость занятости за персональным компьютером. Большую часть дня:

около 50% работников читают личную почту, новости;
более 30% переписываются в мессенджерах;
более 40% не могут выйти из соцсетей.

Получить независимый анализ, чем заняты коллеги в компании, можно несколькими способами:

привлечь внешний аудит;
предложить составить выборочный отчет о ходе дня;
наладить обратную связь со штатом, когда каждый оценит продуктивность и вклад в общий проект коллеги, подчиненного, начальника;
сделать фотографию рабочего дня.

Инструменты контроля персонала

Один из главных алгоритмов управления бизнесом — мониторинг деятельности коллектива. Это касается разных направлений. Производство, продажи в магазинах и продвижение товара в соцсетях, оказание услуг и разработка рекламных кампаний. Все сферы требуют организации, проверки. Ввести безболезненно системы по учету рабочего времени позволяют эффективные инструменты:

общаться, обсуждать с персоналом этапы проекта, развитие продаж, успехи и неудачи — все это исключает просчеты, промахи, позволяет вовремя исправить ошибки исполнителей;
наблюдать за кадрами при прямом контакте, когда администратор в центре событий, например, при переговорах работника с клиентами, при обслуживании покупателей в магазине;
отслеживать итоги труда, оценивать их — этот инструмент удобен при производстве конкретных товаров;
нацеливать подчиненных на отчеты в письменной форме, они налаживают дисциплину, ответственность и дают понимание о развитии работы на промежуточных и завершающей стадиях;
проводить совещания, групповой контроль — если не увлекаться ими, то этот способ помогает скоординировать действия в группе, распределять задачи, решать спорные моменты.

Напряженности атмосферы из-за контроля можно избежать. Если сразу объяснить не только меры наказания за опоздания, нецелесообразное использование интернета, но и выгоды, которые получат сотрудники от введения системы учета рабочего времени.

Онлайн мониторинг сотрудника за компьютером

Как бы ни хотел работник уйти с головой в свой компьютер и никому не показывать, что его там интересует, это вряд ли удастся. Разработаны программы, которые раскроют все действия за ПК. Причем с легкостью сделают это незаметно для сотрудника.

Иной путь выбирает “Инфомаксимум” со своей программой CrocoTime. Ее полезность понимает заинтересованный в контроле руководитель и персонал. Одна из лояльных функций ПП — учитывает все время работы над заданиями, в том числе сверхурочное. Это уже “грозит” повышением зарплаты. Другие функции системы контроля онлайн:

агент CrocoTime запускается автоматически при включении ПК и обозначает период, как стартовый. Выключение компьютера отмечается как окончание дня;
мониторит нажатия на клавиши и клики мыши; отсутствие сигнала с периферийных устройств ввода более пяти минут система фиксирует, как перерыв. Так можно подсчитать количество и длительность незапланированных отвлечений;
анализирует трафик; в конце дня понятно, какие сайты посещал сотрудник — продуктивные или непродуктивные;
полную картину по спросу программ у специалиста представит фотография рабочего дня, это касается и офиса, и удаленных контактов;
фиксирует активные окна программ и приложений.

CrocoTime, как постоянный спутник в рутинных заданиях, позволяет не прятать намерения руководителя в контроле. Напротив — раскрыть карты, как всем коллективом добиться больших целей, следовать избранной миссии корпорации или маленькой компании. Личную информацию, пароли, переписку никто не вскроет. Но CrocoTime подтолкнет повысить личную эффективность, самоорганизацию. Когда ты сам отслеживаешь свои задачи, и тебе не нужен надсмотрщик.