Как работодатели контролируют удаленных сотрудников?

Пандемия изменила мир. И рабочие пространства. В 2020 из офисных в удаленных превратились сотрудники почти 90% компаний всего земного шара. И как признаются руководители, это было настоящим вызовом: многим пришлось решать вопросы организации удаленной работы, начиная от обеспечения сотрудников техникой и налаживанием коммуникаций до продумывания информационной безопасности и контроля удаленщиков. К каким выводам пришли работодатели, как справлялись с главными сложностями в управлении персоналом – об опыте и эффективных методах организации контроля на удаленке наша статья.

Организация рабочего процесса при удаленном формате

Переход на удаленных формат работы весной 2020 проходил под давлением обстоятельств. Бизнес встал перед выбором: либо удалёнка, либо никак. Выбор очевиден, но к срочной организации удаленного формата работы оказались не готовы больше половины отечественных фирм и компаний ближнего зарубежья. Главными проблемами руководители называли:

высокую нагрузку на IT-персонал – 52% опрошенных;
нехватку техники – 35%;
новые риски в сфере информационной безопасности – 29% респондентов;
низкую пропускную способность каналов связи – 26%;
недостаточные серверные мощности – 15%;
нехватку лицензий на программное обеспечение – 9%.

Все эти проблемы – технические. Решить их многим удавалось в достаточно короткие сроки. А когда «железо» отладили, руководители столкнулись с другими сложностями, на устранение которых потребовалось больше сил и времени. Главным вопросом стало эффективное управление удаленным персоналом.

Сложности при управлении персоналом онлайн

Управлять командой, когда она в поле зрения – не такая уж сложная задача. Руководители поняли это, когда компании ушли на вынужденную удалёнку. Организовать четкую работу на дистанционке оказалось непросто. Особенно тем, у кого внутренние процессы не были отлажены раньше. Сами компании признались, что наибольшие трудности вызвали:

организация труда удаленщиков – 54%;
порядок взаимодействия работника и работодателя – почти 50%;
установление рабочего режима – без малого 30%.

Проблемными стали все стадии управления персоналом:

постановка задач.

Сложность: привычные планерки и корректировки в течение дня стали невозможными. Если раньше руководитель мог собрать команду в офисе или в течение дня вызвать и поговорить с кем-то из сотрудников персонально, то теперь скорость взаимодействия стала зависеть от реакции в установленных для удаленной работы каналах связи.

Решение: все рабочие коммуникации перенеслись в онлайн. И это не значит, что встречи лицом к лицу стали невозможными. В 2020 количество ежедневных сессий в популярном сервисе для видеоконференций Zoom увеличилось на 3 000%, и это без учета других существующих платформ для видеосвязи. Быстрые задачи и корректировки стали ставить в чатах корпоративных мессенджеров. Чтобы сотрудники держали внутреннюю дисциплину, прописывали регламенты ответа на рабочие сообщения;

управление.

Сложность: когда сотрудники разрознены, зафиксировать данные поручения оказалось непросто. В корпоративных чатах сообщения терялись в потоке информации и обсуждений. Решение: на выручку пришли программы управления проектами, рабочие календари, где наглядно видно, кто что и к какому сроку должен сделать;

контроль.

Сложность: отслеживать деятельность сотрудников стало фактически нереально. Это в офисе все так или иначе в поле зрения: видно, кто пришел вовремя, кто опоздал, кто работает, кто пьет чаи и устраивает частые перекуры. На удаленке у сотрудников исчезло ощущение подконтрольности, и многие этим пользовались, что безусловно сказывалось на эффективности.

Решение: современные IT-технологии нашлись и здесь. Системы мониторинга рабочего времени помогали наладить дисциплину и повысить эффективность не столько «драконовскими» методами, сколько лояльными и человечными.

Как повысить эффективность сотрудников при удаленном режиме работы

Исследование специалистов «Высшей школы экономики» показывает: примерно половина респондентов заявила о падении собственной эффективности при переходе на удалёнку; 40% посчитали, что в эффективности остались на прежнем уровне, и только 10% сказали о повышении. При этом каждый пятый сотрудник отечественной компании, перешедшей на удаленку, стал работать больше в среднем на 2,5 часа.

Главными болями тех, кто оказался заперт дома, но при этом обязан работать, согласно опросу, стали:

неумение организовать себя и прокрастинация – 53%;
отсутствие общения – 36%;
саморазвитие и самообучение – 26%;
проблемы в общении с клиентами, коллегами, руководством – почти 22%;
отсутствие понимания удалёнки со стороны родственников – почти 15%;
невозможность организовать удобное рабочее место – чуть больше 13%.

Все это – и есть причины снижения эффективности. И многие из них способен решить именно руководитель компании. Как:

Начать с простого – помочь в организации рабочего пространства. Обеспечить не только необходимой техникой, но и всем, что требуется для комфорта. Отдать «родное» для сотрудника кресло из офиса – хороший выход.
Наладить каналы связи. И это касается не только рабочих моментов. Чаты в мессенджерах по интересам, обычные болталки, где сотрудники могут поделиться веселыми видео и мемами, корпоративные онлайн-мероприятия, пусть это будет, например, турнир по популярной в Сети игре, – отлично помогают снять чувство одиночества и изоляции от коллектива.
Поддерживать развитие персонала. В привычной реальности это один из методов управления персоналом. По сути на удалёнке ничего в этом вопросе не меняется. Подборка бесплатных вебинаров, которые будут полезны сотрудникам, курсы в зависимости от бюджета компании станут помощниками в повышении эффективности.
Организовать мониторинг работы персонала. Знание о том, что все-таки, несмотря на особые условия дистанционного взаимодействия, руководитель знает, кто и чем занят, уже отчасти мотивирует как минимум соблюдать рабочий график и бороться с прокрастинацией.

Автоматический мониторинг удаленных сотрудников

Автоматический мониторинг удаленных сотрудников стал настоящим спасением для руководителей. Достаточно решиться и установить софт на рабочие компьютеры сотрудников, чтобы оставить время для решения более важных задач, нежели слежка за персоналом. Например, одна из подобных систем – CrocoTime – устанавливается за 5 минут, а возможности дает огромные:

показывает, во сколько сотрудник на удалёнке начинает работать и во сколько заканчивает. Это позволяет видеть не только сколько времени реально отработал удалёнщик, но и корректировать график;
анализирует рабочие процессы компании. Система полностью повторяет структуру фирмы, а это дает информацию об эффективности не только персонала, но и самих рабочих процессов – где тратится много времени на рутинные операции, где цепочка действий или взаимодействий сотрудников слишком запутана и усложнена;
формирует табели учета. За счет интеграции с кадровыми системами объективные данные могут сразу вноситься в табели;
фиксирует распределение задач в течение дня сотрудника, чем помогает не только руководителю отслеживать эффективность, но и самим удалёнщикам быть в тонусе. Для этого в CrocoTime есть сразу несколько полезных функций. Читайте дальше.

Самофотография рабочего дня

Самофотография – метод достаточно простой и эффективный. Сотрудник в деталях фиксирует всё, чем занимается в течение рабочего времени, – отмечает, над какими задачами трудился, сколько отдыхал, в подтверждение прикрепляет к отчету скриншоты, фотографии или видеозаписи. А руководитель может сделать выводы о занятости персонала.

У такого метода есть очевидные плюсы: он дисциплинирует, помогает видеть ритм и эффективность работы, скорректировать нормативное время выполнения задач, разработать стратегию повышения эффективности работы на удалёнке.

В то же время есть два существенных минуса:

самофотография отнимает много времени у сотрудников, отвлекает от непосредственной работы;
руководитель не может быть на 100% уверен в объективности таких данных. Метод подходит исключительно для высокомотивированного и ответственного персонала.

Программная альтернатива методу самофотографии – автоматическая фотография рабочего дня. В системе CrocoTime данные о занятости удалённых сотрудников собираются в тихом режиме, не отвлекая персонал от работы. Сформированная картина в наглядном виде показывает:

структуру дня сотрудника – начало и окончание работы, перерывы, время вне компьютера;
какими приложениями и программами пользовался удалёнщик;
сколько времени тратил на работу, а сколько бесцельно «залипал» в соцсетях или на видеохостингах;
в какое время сотрудник максимально продуктивен;
сколько перерабатывает.

Тайм-трекинг для эффективной работы удаленного персонала

Тайм-трекинг – известный инструмент для тех, кто работал на удалёнке и до массового перехода на дистанционный режим. Фрилансеры, как никто другой, знают, насколько важно представлять временные затраты на конкретные проекты и задачи. Офисные сотрудники об этом задумываются реже, руководители – все чаще.

В условиях удалёнки фокус в контроле несколько смещается: быть в работе с 8:00 до 17:00 – не главное, главное – результаты работы в обозначенное время.

Тайм-трекинг реализуется в двух вариантах:

ручном – когда сотрудник самостоятельно отмечает начало и окончание работы над конкретным проектом или задачей;
автоматическом – когда специализированное ПО само делает отметки.

Очевидно, что первый вариант более затратен по времени. Кроме того, есть риск, что сотрудник просто забудет нажать на кнопку «старт» перед началом работы, что сделает из удалёнщика бездельника, или отключить трекер в конце, что будет граничить с приписыванием себе лишних заслуг.

Более объективную картину дает автоматический тайм-трекинг. Такая функция в системе CrocoTime поможет:

подсчитать общие затраты на реализацию проекта, а значит, определить стоимость работ для заказчика;
детально проанализировать затраты на составление проекта, чтобы в дальнейшем ускорить затяжные моменты;
оценить вклад каждого сотрудника в совместной деятельности, что поможет понять, например, кого вознаградить по итогам работы или кто способен реализовать подобный проект в будущем максимально быстро и эффективно.

Системный подход к мониторингу удаленного персонала, когда под контролем и индивидуальные показатели каждого сотрудника, и порядок и скорость проектной работы – самый верный вариант организации удаленной работы.

По данным аналитиков, к 2025 году примерно 70% персонала будут работать дистанционно как минимум 5 дней в месяц. Опрос Gartner показывает, что 74% директоров компаний не против перевести по меньшей мере 5% своих работников на постоянную удалёнку. Да и сами сотрудники готовы продолжить трудиться, не выезжая в офис, и после пандемии. Удалённый режим работы прочно входит в жизнь, а значит, учиться контролировать удалёнщиков все-таки придется. Освоить простые приемы мониторинга поможет программа CrocoTime, оценить которую можно бесплатно, а продолжить использование с минимальными затратами.